Hogyan Turn «Google Táblázatok” tökéletes GTD-rendszer

2001-ben megjelenik egy könyv a polcokon "Hogyan ügyek érdekében: a művészet stresszmentes termelékenység„Szerzője David Allen (David Allen). Az ő szakértő termelékenység és időgazdálkodás megmutatta, hogy milyen fontos az, hogy egy jól bevált rendszer személyi, üzleti és egyéb célra.

Allen rendszert vezetett be az úgynevezett GTD, Ami hozzájárult a nagyszámú embert hozni annak érdekében, hogy ügyeiket. Mint egyfajta shell lehet használni a különböző szolgáltatások, mint a Wunderlist, Todoist Trello és Evernote, de gyakran túl bonyolultak vagy nem eléggé működőképes. Ezek a szolgáltatások egyáltalán nem nyilvánvaló, de méltó alternatívája - «Google Táblázatok.”

Előnyök más alkalmazások felett

1. Jó megjelenítés = jobb megértése

Disorder, fizikai vagy digitális - az igazi probléma a fiziológiai következményei. Az egyik legfontosabb - elveszti hatékonyságát. Ha megnézzük a projektek listáját, amely foglalnak sok helyet a szöveges és mindenféle beruházások, az agy megkezdi a pánik. Emiatt, akkor kevésbé lesz eredményes.

«Google Táblázatok”, viszont - egy sor sorok és oszlopok. Még ha a szemed előtt 35 projekt, mindegyik egyszerű elemekből a táblázat: az ismerős, kompakt és ugyanakkor rengeteg információt.

2. Könnyen be és szerkeszt

Jó termelékenység rendszer - az egyik, hogy könnyen be információkat. Semmi ne zavarja a kiegészítéssel, projektek és feladatok, valamint a változás.

Hozzáadni valamit az asztalra, elég kattintson a cellára, és írja be a szöveget. Nincsenek kullancsok, lehetőségek és gombok - egyszerűen írja be a szöveget minden, ami szükséges.

Ha szükséges, valahol, hogy adjunk egy oszlopot, egyesítés sejteket, és így tovább - a különböző lehetőségeket.

3. rugalmasság

Bármilyen termelékenysége a rendszer rugalmasnak kell lennie ahhoz. Meg kell kényelmes rendezése és szűrése tartalom alapján változó prioritások. «Google Táblázatok” segítségével létre szűrőket különböző kritériumok alapján.

Vannak emberek, akik betartják GTD és egyéb rendszereket használnak az egyes feladatok keretében. Mindegyikük csatolt címkén, mint a „@ telefon” vagy „@ számítógép”, megnézheti Csak azokat az eseteket, amelyek megvalósítható, hogy hol van, és azokat az eszközöket, amelyek tőled alatt kezét.

A «Google Táblázatok” nagyon könnyen karbantartható egyéni szűrőket több feltétel. Ön szabadon hívni ezeket a szűrőket, amennyit akar, amely felgyorsítja a keresést őket.

4. Az egyszerűség és a szélessége képesség

Az egyik fő előnye az asztal - az egyszerűség. És mivel könnyen kezelhető, de kiváló lehetőséget biztosít. Ezek úgy vannak elhelyezve a könnyű és kommunikálni más információt.

Hozhat létre egy cella szöveges, és írhat egy olyan képlet, amely több darab adatokat a funkciót. Ön dönti el, hogyan kell kötni az adatokat.

5. Cross-platform

Minden a fenti esetek bármelyike ​​program létrehozására táblázatok: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, az Apple számok, és így tovább. Az összes - ugyanazokat az alapelveket a sorok, oszlopok és képletek. De «Google Táblázatok” működik teljesen a felhő, gyors és megbízható.

Ön szabadon működni minden operációs rendszer, bármely eszközről. Elég, ha van internet kapcsolat és egy böngésző telepítve.

Példák a felhasználásra

A GTD-dokumentum tartalmaz lapszámot. Képzeljük el, hogy van hét.

1. projektek. Allen határozza meg a projekt, mint a feladat, amely több mint két lépést, és végrehajtását, amely előírja, legfeljebb 12 hónapig. A listán, akkor lehet, hogy semmit - még a projekt lehet cserélni motorolaj.
2. közelgő üzleti. A listát a dolog, amit tehetünk most. Megadhatja a hozzávetőleges időpontját, és a kiemelt végrehajtását.
3. várakozás. Miket teljesítményt várnak el az emberek. add kapcsolódó projektek és rekord, ha szükséges, az utolsó alkalommal, amikor beszéltem ezeket az embereket.
4. napirend. A munkálatok, amelyeket meg kell vitatni a rendes ülésein. Például, ha beszél, hogy egy kolléga heti szemtől szembe, akkor töltse ki, hogy itt akar tárgyalni vele. Az is lehetséges, hogy adjunk egy oszlopot kapcsolódó projekteket.
5. inkubátor. Sorolja fel a dolgokat szeretne csinálni egyszer, de még nem tudom pontosan, hogy mikor.
6. heti áttekintés. A lista a feladatok, amit végre ha Summarize héten. Ez lehet, hogy ellenőrizze a meglévő projektek és az új, lezáró „farok”, és így tovább.
7. befejezett projektek. Faragni befejezett projekt, és helyezze azt a listában, és jelet, amikor befejezte. Ha a projekt csak kellett megszabadulni, azt is meg kell jegyezni.

projektek

Az oszlopok száma ezen a lapon lehet különböző, de van két fő, amelyre az egész rendszer nyugszik: „Projekt azonosító” és a „Közelgő ügyek.”

Projekt azonosító - az egyedi szám. Hozzárendelése azonosítók túlnyúlik «Google Táblázatok„. Tudják tartani az összes szervezeti rendszer. Például ha a fájlok tárolására és jegyzetek kapcsolatos projektek a többi szolgáltatás, akkor ugyanazt a számot bennük. Ez jelentősen felgyorsítja a keresést fájlokat és adatokat, és lehetővé teszi, hogy ne tartsa sok dolgot szem előtt tartva.

Az oszlop „A közelgő esetek” nyomon követhető a három szempont az egyes projektek:

• hány esetben adunk a lap „Közelgő ügyek”;
• hány kapcsolódó tételek a projekt, hogy „Waiting” fülre;
• elemként kapcsolódik a projekt található a lapon a „menetrend”.

képlet - Egy egyszerű függvény száma, amely ellenőrzi a következő három lap, valamint tájékoztatást ad arról, hogy hány kapcsolódó tevékenységek a projekt azonosítót. Ez az oszlop lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja a projektek nélkül végzett feladatok. A sorozat „0 | 0 | 0 „azt jelzi, hogy szükség van, hogy vagy add intézkedéseket a projekt vagy elhalasztja azt.

„Waiting” és a „menetrend”

Ezeken az oldalakon utal a személy nevét, hogy meg kell tőle, és amikor kérte, az alkalmazható bármilyen projekt. Ha rendszeresen találkozik azzal a személlyel, akkor elküldjük a „menetrend”. Amikor látod őt csak alkalmanként, majd adja hozzá a „Waiting”.

inkubátor

Egy interjúban, Allen azt mondta, hogy ha a projekt egy hétig nem mozdult egy szemernyi, akkor elküldi az „inkubátor”. Az ötlet egyszerű: ha nem csinál egy projekt rendszeresen, akkor távolítsa el azt a listát, amely folyamatosan az elme. Mivel ez a projekt is van a rendetlenség, és ennek következtében, van egy pszichológiai akadályt végrehajtásának fontos esetekben.

Minden héten betekintést az „inkubátor” és megváltoztathatja a helyzetét a projekt „aktív” vagy ne nyúljon hozzá, vagy teljesen eltávolítani.

heti áttekintés

Ez a lap segít biztosítani, hogy a teendők javítják a személyes és az üzleti életben. Így meg kell, hogy folyamatosan vizsgálják felül ezeket a listákat, és tartsa őket a jelenlegi.

„Heti Review” állhat kérdésekre, és ötleteket reflexió. Tény, hogy ez a lista egyedülálló kiváltó, hogy emlékeztessen, hogy szükség van a projekt. Továbbá, ez segít ellenőrizni, hogy még mindig a célok eléréséhez a célra.

befejezett projektek

Ha meg kell felidézni a projekt eredménye, hogy segítse a lapot. És akkor is, ha tudom, mi a projekt befejezését - például akkor dobta -, hogy néha hasznos, hogy megtudja, ha ezt a döntést.

«Google Táblázatok” hasznos funkciók

jegyzetek

Ezeket fel lehet használni több szempontból is. Egyikük -, hogy írjuk le az összes lehetséges közelgő esetekben egy adott projekthez. Akkor másolja őket közvetlenül a listán a „Közelgő ügyek”, hozzátéve, a kívánt teljesítési határidő.

Megjegyzések szintén hasznosak rendeltetésük. Megjegyzések hozzáadása a helyzetét a projekt, hogy megünnepeljük fontos mérföldköveket, és adjunk hozzá hasznos információkat.

Jegyzet hozzáadásához kattintson jobb gombbal a cellára, és válassza ki a „Jegyzet beszúrása”.

Comments

A hozzászólások, ellentétben a jegyzetek automatikusan formázva hivatkozásokra néha hasznos lehet. Hozzászólások száma jelenik meg a lap alján lévő fülekkel. Amellett, hogy a megjegyzéseket, akkor tud együttműködni a többi felhasználóval. Hozzáteszik hasonló megjegyzéseket.