Hogyan, hogy tisztítsák meg az ügyek, és mindent tud lépést tartani: Teljes útmutató GTD rendszer

Mire jó GTD rendszer?

termelékenység szolgáltatások A probléma az, hogy mindenki helymeghatározás magát egy hely, ahol meg lehet oldani minden problémát, információt tároljon, kommunikálni. A legtöbb szolgáltatást kínál, hogy a prioritások és megfelelően járnak el velük.

De kevesen tud koncentrálni elvégzése fontos feladatokat, és nem figyel, miközben a kis dolgokat: sürgős feladat, a vágy, a kollégák, barátok vagy ismerősök. Ha a feladat válik sok, nehéz megérteni. Ezért a gyakorlatban meg kell használni több szolgáltatást ügykezelés. Ha kapok egy csomó esetben kezdjük összezavarodik az ezeket a szolgáltatásokat, és felsorolja, és végül megszűnik használni őket.

Módszerek Getting Things Done (GTD), amely univerzális tervet, amelyben építeni egy rendszert, amelyben meg lehet oldani minden problémát. Ön képes lesz arra, hogy pihenjen, és ne aggódj, mert akkor biztos, hogy ne felejtsük el semmit. A megfelelő pillanatban, a rendszer javasol, mit kell tenni és mit kell összpontosítani.

instagram viewer

Akkor miért olyan sok improduktív munka?

Az emberek kezdenek dolgozni terméketlen, amikor a projektek és feladatok sokra megy. Úgy találják, hogy nehéz megtartani a fejemben, nem beszélve a prioritások. Tehát vagy nem csinál semmit, vagy tenni, ami a legegyszerűbb és dolgom halogat. Van egy másik probléma: ha a sürgős feladatokat kell megoldani tegnap.

Ezen túlmenően, a személy kezd elfárad gyorsan válik ingerlékeny. Ő állandóan fut, mint egy mókus kerék rutin, és nagyon fontos, a monetáris és a stratégiai projektek továbbra is a pálya szélén.

Ebben a helyzetben fogja kezelni a rendszer egyre dolgokat, David Allen leírt könyv, Amely megjelent 2001-ben lett a nemzetközi bestseller.

Mesélj az alapfogalmak a GTD, akiknek tudniuk kell

rutin - ezek azok a dolgok, gondolatok és aggodalmak, hogy zavarja, elvonja és energiapazarló. Bár rutin nem át a problémát, lehetetlen ellenőrizni. Gondolkodás ugyanaz a probléma egy párszor - ez egy hatékony felhasználása kreatív energia, ami előidézi a frusztráció és a stressz.

A cél a GTD - szabad a fejét a rutin, és távolítsa el a belső feszültséget.

Működési emberi emlékezet - Az agy területén, ahol egy rövid távú memóriát. Ez az, ahol általában összeadjuk a jelenlegi befejezetlen ügy, mivel a többi ember ígéretek és más gondolatok aggaszt bennünket. Sajnos, van összegét a rutin, meg lehet tartani az agy működését. Ha a memória megtelik, akkor megzavart kis dolgokat, és felejtsd el a céljaikat, ami a stressz.

Eszközök adatgyűjtés - arról, hogy amennyiben az információ kerül, és hol rögzíteni, hogy mit kell tenni. Például:

• szervezők;
• notebook;
• e-mail;
• naptár;
• felvevőt.

Kosár „Beérkezett üzenetek” - Egyetlen tár rutin, amit viszont az ügyek és feladatok. Az egyik legfontosabb szabály egy kosár „Bejövő” - az ő rendszeres tisztítás.

egyszerű műveletet - egylépéses intézkedések, amelyeket szükség, hogy végre kevesebb, mint két perc alatt. A gyakorlatban ez sokkal kényelmesebb, hogy ezeket a dolgokat, öt perc alatt.

program - olyan feladat, ahol végrehajtás igényel, mint egy lépésben. Meg kell hagyni egy emlékeztető a projekt és írja le az első lépéseket annak végrehajtását. Ennek eredményeként, a projekt válik egy egyszerű művelet végezhető a következő öt percben, és kap a végeredményt.

A projekt egy linket a kártya vagy a fájl, amely leírja a részleteket: felelős, határidők, kategória (például „marketing”, „Jogi rész”, „fejlődés”), hivatkozások a kisebb kártyák feladatokat. Egy ilyen szerkezet kényelmes megszervezni Trello.

Context lista - egy listát azokról a dolgokról kényelmes elvégzésére bizonyos feltételek mellett. Például a hivatkozási listán „Shopping” az elemek listáját és termékek, meg kell vásárolni a boltban. A „felhívja” lehet egy listát a hívások, hogy meg kell csinálni, ha szabad.

Kényelmes egyedi összefüggésben listákat az embereket, akikkel dolgozni és kommunikálni. Amikor találkozott egy adott személy, akkor gyorsan nyissuk meg, és dönt a szükséges kérdéseket.

Hogyan használja a naptár?

az naptár szükséges, hogy adja meg:

• a kereseteket végre egy bizonyos ideig (találkozók, üzleti találkozók, szemináriumok);
• műveleteket kell végezni egy bizonyos napon (a projekt befejezéséhez a helyeket, hogy vegyenek részt a konferencián);
• információt konkrét dátumok (évfordulók, születésnapok, ünnepek).

ÉN használ «Google Calendar”, ami azt hozza mindezeket a dolgokat. Ez a szolgáltatás hasznos, mivel:

• Ez elérhető például egy telefon és egy számítógép;
• egy képernyőn, akkor megjelenítheti több naptár;
• vannak emlékeztetőket az okostelefonon.

Ha van valami hozta a naptárba, vagy nem követi, vagy utalja át egy másik időpontra., Nem kell telezsúfol a naptár-do listát, hogy a rendszeresen szállítják minden nap. Az ilyen listák, vannak megoldások.

Ha rendszeresen szüksége van egy bizonyos idő, hogy hívja az ügyfelek, szállítók vagy a vállalkozók, akkor jobb, hogy egy CRM-rendszer.

Mit jelent meg kellene kezdeni?

Felsorolja a kiemelt intézkedések

Hozzon létre egy jelentést a héten, tanulmányozza a verseny helyszínére, törölje a „Bejövő” mappában a postafiók, létre feladatmeghatározás a tervezők - mindezen intézkedéseket, hogy több mint két percet, de nem lehet senkit átruházhatja. Ilyen esetekben be kell jegyezni a kiemelt intézkedések listáját, és hajtsa végre a nap folyamán.

Kezelésére vonatkozó szabályok, így jelent meg:

• Listák nem kell sok, csak két vagy három. Például a "Personal", "munka", "Family". Ha van egy feladatlistát a nap, hogy egy emlékeztetőt a naptárban.
• A feladat ebben a listában könnyen elvégezhető címke összefüggésben: „Úton”, „a számítógép”, „Read”, „Vásárlás”, „Promises”. A feladatok egy vagy több címkét. Például, a probléma a „séta a kutya” fog utalni a projekt „magán” és egy címkét „Promises”.
• Mielőtt hozzátéve, hogy a feladatok listáját, gondold át, hogy meg kell csinálni egyáltalán. Ha a válasz „igen”, úgy dönt, függetlenül attól, hogy személyesen végezze el ezt az üzletet. Végtére is, akkor küldjön egy hangüzenetet alárendelt és küldött neki. Mert rendelt feladatokat az Ön számára, akkor jelölje be a „követtek el.” Ez lesz az üzleti, mint a listán a „munka” és a „Personal”.
• Tallózólistákba rendszeresen. Ehhez, amikor volt egy tartalék perc. Mozgás fel a dolgokat, amelyeket meg kell tenni az első.
• Tisztítsuk meg a listákat legalább egyszer egy hónapban.

List "Someday"

Ebben a listában olyan dolgok, amelyek nem igényelnek lépéseket. Ez lehet:

• könyvek, nyilvántartások, video képzés, akik szeretnének vásárolni;
• hasznos szakértelemKi akar tanulni;
• helyezi szeretnék látogatás
• dolog, hogy szeretnék vásárolni.

Ebben a listában érdemes rendszeresen nézni, figyelembe nyilvántartások és kapcsolja őket célokat, amelyen munkát kell végezni.

Hogyan kell tárolni a referencia információt, ami hasznos lehet a jövőben?

Ez az információ nem igényel intézkedést. A fő szempontok tárolására ezeket az adatokat:

• Könnyen keresni címeket, címkéket és egy rövid leírást.
• Könnyű forgalomba információk a tárolóban.
• Intuitív tárolási struktúra információt. Amikor új adatokat, meg kell, hogy gyorsan válasszon egy kategóriát és alkategóriát, hová tegye őket.
• tárolás bárhonnan, bármilyen eszközről.

Van kötelező rituálék GTD?

Igen, több.

Minden információt összegyűjtöttek a kosárba „Beérkezett üzenetek”

Eszközök gyűjteni egy csomó információt. De ez állományban a hely, ahol, és továbbra is munkát.

Lomtár ürítése „Beérkezett üzenetek”

Egyszer vagy kétszer egy héten lesz, hogy vizsgálja felül a listán a „Bejövő”, és egyfajta felhalmozott mappa vagy címkéket. Ez a szertartás már szokássá vált, amely képződik intuitív algoritmus intézkedések és azok szisztematikus ismétlése.

Meg kell egy egyszerű, lépésről lépésre terv, hogyan tölti a heti takarítás a ügyek rendszerben. Get naptár, amely jel a nap, amikor azt ismerniük kell. Rendeljen magának egy nyereményt, ha például legalább 20, akkor 30 napon belül törölje a mappát „Beérkezett üzenetek” megsemmisítettként nap a naptárban.

Felülvizsgálata kiemelt intézkedések listáját, és a listán a „Someday”, rangsorolása

A lista felülvizsgálatának fontos kiemelni és reálisan számolni az erőket. Erre azért van szükség, hogy ne töltse be magát lehetetlenül magas célokat és nem szenvednek megvalósítása érdekében a hatékonyság.

Megsemmisítése extra kosarak

Gyakran kommunikáció során a kollégákkal és a partnerek, új postaládák, dokumentumokat, listákat.

Az Ön feladata -, amennyire csak lehetséges, hogy automatizálják az összes adatot özönlöttek a „Beérkezett üzenetek” mappában.

Ez lehet egy postafiókot, és az elektronikus tervező. Automatizálására és ajánló információs szolgáltatások illeszkednek IFTTT és Zapier. Kosarak információgyűjtés kicsinek kell lennie.

Hogyan működik egy kosár „Bejövő”, és egyfajta felhalmozott ő esetében?

Először távolítsa el a problémát, üzlet, vagy információt a mappát „Beérkezett üzenetek”, és válaszoljon a kérdésre: „Mi ez? Tényleg szükség van tenni valamit? "

Ha nincs szüksége másra, akkor két lehetősége van. Ha ez szemét, hogy már nem hasznos az Ön számára a borjú. Ha ez hasznos információ, tedd az archívumban. Meg kell strukturálni kategóriák és címkék segítségével könnyen megtalálja a szükséges.

Ha a szükséges információt valamit csinálni, három lehetőség van:

1. Run szükséges. Ha a művelet a fontos, és nem több, mint 2-5 perc.

2. Átruházhatja valakit. Ha a cselekmény több mint két perccel, gondold át, hogy lehetőség van a díj valakit.

Ha valaki delegiruesh regisztrálni kell:

• a végeredmény;
• munkaterv (utat a célhoz);
• befejezésének határidejét feladatokat;
• ellenőrzés időpontja és eredménye, hogy készen áll, hogy (közbenső vagy végleges).

3. Elhalasztja a jövőben. Ebben az esetben adja meg:

• kívánt eredményt;
• után röviddel a kívánt műveletet elvégezni. Ne feledje: lehetetlen elvégezni a projekt egészét, csak konkrét egyszerű lépéseket, amelyek közelebb hozzák a végeredmény;
• határidőt. Ha nincs pontos dátum, tároljuk a fellépés a listán a „Someday”.

Küldhet üzenetet saját magadnak, hogy őket a kijelölt nap. Erre alkalmas a «Google Calendar,” egy emlékeztetőt, hogy a kívánt dátumot, és kérelem utáni bumerángMelyik küld egy e-mailt egy bizonyos időben.

Hogyan tervezzük a munkát?

Minden munkát lehet osztani három lépésből áll:

1. Művészet előre megtervezett. Ez lehet például a stratégiailag fontos dolog, amit közelebb a cél, és a rutin, hogy egyszerűen meg kell tenni.
2. Ide munka, mint ő váratlan megjelenése. Ez az, amikor a nap folyamán érkezik feladatok kollégáktól, felügyeletek, leveleket az ügyfelek.
3. Tervezés a jövőbeli munkára: kidolgozása és felülvizsgálata listák prioritásokat. Ez a tétel nem visz túl sok időt, így nem vesznek részt a tervezés tervezés.

A gyakorlatban Belső tervezés és célkitűzések (emlékérmét könyv) le van írva a könyvben David Allen.

Mert emlékérmét könyv szüksége 43 mappák: 31 jelölt számokat 1-től 31-ig, 12 hónapig a nevét. Napi mappák kerülnek az első, kezdve holnap dátumot. Egy mappa száma 31 a mappát a következő hónapban, majd azt a mappát, a többi hónapban.

A mappa tartalma a következő nap minden nap át a kosarat, majd a mappa kerül az utolsó napi mappák (ahogy azt átadják a jövő hónapban). Ha elengedi a mappa 31 az aktuális hónapban, akkor egy mappát a hónap nevét, majd a mappa a napokban az új hónap. Hasonlóképpen, egy mappát az aktuális hónap át a következő évre, amikor telt el.

Egy adott mappa szükséges dokumentumok tárolására, amelyek különleges intézkedések (az űrlapot kell kitölteni, egy levelet kell küldeni).
A rendszert a munka, meg kell naponta frissül. Ha elfelejtette frissíteni a helyét a nap holnap, akkor nem bízik a rendszerben. Ők lesznek a hiányzó fontos információkat, ami szükséges, hogy megértsük más módon.

Ha elmegy egy pár nappal indulás előtt, akkor ellenőrizni kell a mappát a napokon, amelyeken lesz jelen.

---

Hogyan szervezzük meg a gyakorlatban, tekintettel a modern tervezési rendszerek:

1. Ahelyett, hogy egy emlékkép könyvet használja szervező listáit esetben minden nap, és azokat a feladatait a nap. Találkozók és az eljárás kapcsolódik a szükséges időt, hogy írjon az első helyen, és emlékeztetőt a rendszerbe róluk előre.
2. Hozzon létre egy fájlt, amely tartalmazza az esetek egy hónapban. Ez egy lista, hogy mit akarnak tenni ez idő alatt. Akkor add hozzá az ügy az egész hónapban. Felülvizsgálata feladatok előfordul, ha egy héten. A tervezés során a legfontosabb dolog, hogy scatter hetekig, hogy megértsék a prioritásokat. Az akkor elvégzi az első helyen, egyébként minden alkalommal megy a kis- és sürgős ügyek.
3. Hozzon létre egy fájlt a tervek erre az évre. Meg kell vizsgálni, amint egy hónapban. Esetben ez a fájl át a terveket a hónapban.
4. Tervek erre az évre, amely a hosszú távú célokat 3-5 évre. Ezek az esetek jobb regisztrálni vagy a végén az év, illetve az ünnep ideje, amikor a fej be van töltve a napi feladatokat.

Ez a négy pont, David Allen felhívja a nemzeti tervezési rendszer. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy elmozdulni fontos célokat az Ön számára, és nem vesztegeti az idejét a rutin.

Van egy univerzális tervet, amellyel meg lehet tervezni bármely projekt?

Igen, természetesen. David Allen nevezi a modell a természetes tervezés. Ez több lépésből áll.

1. lépés. A cél és a kép tökéletes eredmény

Határozzuk cél vagy a tökéletes végeredmény, képzeljük el, hogy már elérte azt.

Leírni az összes sikerkritériumait (pénz, az emberek, az elismerés). Minél többet írsz ki a végeredmény, annál erősebb a motiváció, különösen olyan időkben, amikor szükség van meghatározott tevékenységek elvégzésére, amíg nem.

2. lépés. elvek

Ismertesse azokat az elveket, akkor ragaszkodni fog a célok. Például: „Én szabad kezet ad, ha mások... (maradjon a költségvetés, hogy megfeleljen egy adott kifejezés projekt).” Kérdezd meg magadtól: „Milyen intézkedések akadályozhatják tevékenységem? Hogyan előzhető meg őket? "

Az elveket egyértelműség és egy megbízható útmutató a folyamatot.

3. lépés. brainstorming

Brainstorm, amelynek során rögzíteni mindenféle ötletek jöhetnek szóba.

Alapelvek a brainstorming:

• ne ítélj;
• nem vitatott;
• Nem becsüljük;
• Nem kritizálni;
• Gondolj a mennyiség, hanem a minőség;
• mozgassa az elemzés és a szervezet a második terv.

4. lépés. A projektterv listaként

Szervezze brainstorming eredményeket felsorolja azokat az eseteket. Kezdenünk a tervezést a végére, és megy át a lépést hátrált. Így könnyen lehet, hogy egy tervet, és meghatározza az első lépés a cél. Egy példa a tervezés a vége:

Amikor a csapat dolgozik egy feladatot, és meg kell szervezni az egész tervet, egy helyen, kényelmes használat Gantt-diagram. Az első oszlop benne - ezek szakaszok az úton, hogy a cél, a második oszlop - a felelős. Továbbra is az oszlopok egy ideig. A sejteket lesz az állapotát egy adott szakaszában, mint a „tervezett”, „A folyamat”, „Kész”, „függőben”.

---

GTD rendszer és nemzeti tervezés nehéznek tűnik. De ha konfigurálni maguknak, és kezdjük el használni rendszeresen, akkor úgy érzi, hogy minden sokkal egyszerűbb, mint amilyennek tűnt első pillantásra.