6 tipp az utazási költségek csökkentésére

1. Utazási politika kialakítása

Az utazási menetrendnek tartalmaznia kell:

• Azon kiadások listája, amelyeket a vállalat hajlandó vállalni. Például a partnerek ételét és ajándékait a vállalkozás fizeti, de a mobilkommunikációt és a taxikat a munkavállaló fizeti.
• Utazási és szálláskorlátozások a különböző beosztású alkalmazottak számára. Tegyük fel, hogy a négycsillagos szállodák az osztályvezetők, a háromcsillagos szállodák a hétköznapi alkalmazottaké.
• Iratkezelési szabályok. Ezek az üzleti út kiadásának határideje, a feladatok előkészítése, a kérelmek, beszámolók benyújtásának rendje. Fontos az is, hogy kijelöljenek egy alkalmazottat vagy osztályt, aki az utazási szabályzat betartásáért felel.

Hozzáadhat sablonokat az úti okmányokhoz - az alkalmazottak könnyebben tudják kitölteni őket, és észrevehetően csökken a helytelenül elkészített papírok száma.

Annak érdekében, hogy utazási politikája még jövedelmezőbb legyen, bontsa több részre az üzleti utak fontossága szerint. Gondolj különböző szabályokra és korlátokra. Ezek az utazások lehetnek:

• A kép fenntartása érdekében. Konferenciákon tartott előadások, fórumokon vagy képzéseken való részvétel. Az ilyen rendezvények nem hoznak azonnali hasznot, így a jegyek és a szállásköltség csökkenthető.
• A cég fejlődéséért. Munkaellenőrzések, értekezletek és tárgyalások. Az ilyen utak célja a nyereség növelése, így egy kicsit többet költhet rájuk. Itt az alkalmazottak kényelme és a mozgás sebessége a prioritás.

A kódrendszer segítségével gyorsabban rendezheti az utazásokat feladatok szerint. Rendeljen számokat különböző utazási formátumokhoz, gyűjtse össze őket egyetlen listában, és csatolja utazási szabályzatához.

2. Vegye figyelembe a különböző közlekedési és lakhatási lehetőségeket

A repülőgép nem mindig a legkényelmesebb és legjövedelmezőbb módja az utazásnak. Ha nincs közvetlen járatok a kívánt városba, a csatlakozás tovább tarthat, mint a vonatút. Ezen túlmenően valóban lehet dolgozni az autóban: sok vonaton van Wi-Fi, dupla rekesz, sőt még a kaputelefonok is. Egy másik lehetőség a buszok. Egy rövid utazás rajtuk nem rontja a kényelmet, miközben az átszállások hiánya miatt elegendő időt és pénzt takarít meg.

A lakhatás ugyanez a történet. Egy szálloda drágább, de a központban néha kifizetődőbb, mint egy pénztárcabarát választás a város szélén: a taxi vagy a tömegközlekedés költsége fedezi a különbözetet. Előfordul, hogy egy lakás napi bérlése olcsóbb, mint egy szálloda. A stabil Wi-Fi és a kéznél lévő mosógép pedig kényelmesebbé teszi a hosszú utazást.

3. Ne hosszabbítsa meg az utazást

Minél rövidebb az út, annál olcsóbb a vállalkozás számára. Minden munkanap szükséges napidíjjal kompenzálni, és ha az utazás hétvégére vagy ünnepnapokra esik - szintén dupla áron.

Ezért mindig gondosan számolja ki a feladatok elvégzéséhez szükséges időt. Például, ha egy alkalmazottnak csütörtök délután kell felszólalnia egy konferencián, akkor nem szükséges szerdán és pénteken úton lenni. Reggel berepülhet, este pedig kirepülhet – három nap helyett csak egy üzleti út tart.

Ez a séma a legtöbb esetben működik, de vannak kivételek. Tegyük fel, hogy a kívánt napra minden nyereséges jegy véget ért, és csak az üzleti osztály marad. Többe is kerülhet, mint a napidíj és egy éjszaka egy szállodában. Itt érdemes több lehetőség költségeit számolni, összevetni az összegeket és kiválasztani a legjobbat.

4. Vegyél céges kártyát

Ezzel az üzleti utak kényelmesebbé válnak Önnek és alkalmazottainak. Korlátokat állíthat fel, hogy az alkalmazottak ne lépjék túl a költségvetést utazás közben. Nincs több elszámolatlan kiadás – minden tranzakciót látni fog a személyes fiókjában. Ráadásul a vállalati kártyákhoz általában speciális bónuszok tartoznak, például megnövelt pénzvisszatérítés vagy szolgáltatási kedvezmények.

A lényeg az, hogy a vásárlások után az áfát felesleges idegek nélkül vissza lehet majd adni. Adó-visszatérítésre kívánt csak egy számla, és ha a munkavállaló készpénzben vagy rendes bérkártyájával fizet a szállodai szállásért és a szállításért, akkor a papír nem adható ki.

5. Adjon választási lehetőséget az alkalmazottaknak

Úgy tűnik, hogy a járatok és szállodák önálló megszervezése a megfelelő döntés a megtakarítás érdekében. De fennáll annak a veszélye, hogy választása kényelmetlennek tűnik a munkavállaló számára: ez a kényelem csorbát szenved, és valószínűleg csökken a munkavágy utazás közben. A tervezésért felelős személy ráadásul időt veszít, amit más, a vállalkozás számára hatékonyabb feladatok megoldására fordíthatna.

Ha a tartózkodási és mozgási feltételeket az üzleti utazó választja meg, akkor ezektől a problémáktól nem kell aggódnia. A legfontosabb, hogy jelezze számára az utazási szabályzat korlátait és feltételeit. A vásárlást felelős személyre, például könyvelőre is rábízhatja: az utazó linkeket ad a kényelmes lehetőségekhez, a szervező fizeti azokat, majd megosztja a jegyeket és a foglalási adatokat.

6. Elemezze a korábbi utazásokról szóló jelentéseket

Ellenőrizze a különböző alkalmazottak dokumentumait, nézze meg, hogy a költségek eltérnek-e, és keresse meg a megnövekedett kiadások okait. Például valaki olyan járatot választott, amely kényelmetlen volt a társaság számára, vagy kizárólag drága éttermekben vacsorázott. Az ilyen adatok segítenek az utazási politika kiigazításában és az üzleti élet számára legmegfelelőbb megoldáshoz való hozzáállásban.

Az elemzés megkönnyítése érdekében érdemes egy pivot táblával rendelkezni. Bontsa fel a dokumentumot kategóriák szerinti oszlopokra: jegyek, szállás, étkezés, mobilkommunikáció, közlekedés utazás közben stb. Tüntesse fel az utazás dátumát és a kiküldött alkalmazott nevét is. A táblázatba csak a kiadások összegét lehet betölteni, a részleteket pedig jelentésekben tárolni. Ha rendellenességet észlel, húzza fel a papírokat, hogy megtudja, miért nőtt a kiadás.