10 módszer, amellyel a lehető leghatékonyabbá teheti munkanaptárát
Vegyes Cikkek / / June 14, 2022
Szánjon szabadságot a problémák megoldására, és hagyjon fel az időgazdálkodással.
Milyen sikeres duetteket ismersz? Batman és Robin, chips és foci, Olivier és újév. Tudod mi megy még jól együtt? A naptár és a termelékenység. Komolyan, csak az egyik dolgot próbálja meg javítani anélkül, hogy javítana a másikon – nem valószínű, hogy sikerül. Íme néhány módszer, amellyel munkanaptárát hatékony eszközzé alakíthatja céljai elérésében.
1. Ütemezzen be egy nyaralást a problémák megoldására
Mindenkinek vannak függőben lévő feladatai vagy elindítandó projektjei annak érdekében, hogy megépítsék például álmai vállalkozását. De minderre ritkán jut időnk.
Egy egyszerű képlet segít megoldani a problémát: idő × maximális koncentráció egy feladatra. Ha nincs elég idő, akkor még tovább kell növelni a koncentrációt. És ehhez el kell távolítania az összes zavaró tényezőt.
Kezdje azzal, hogy megkérdezi, mit kell megtanulnia ahhoz, hogy előrehaladjon a karrierjében. Valószínűleg több nagyon nagy feladat elé kerül, amelyeket szabadidő hiányában nehéz elvállalni. És itt elérkeztünk a legfontosabb dologhoz - a nyaraláshoz, hogy megoldjuk a fontos feladatokat és problémákat. Így kell megszervezni:
- Szánj félre 2-3 napot vagy bármilyen más időt a naptáradban, amivel jelentős előrelépést érhetsz el.
- Adjon hozzá még egy napot. Minek? Legtöbbször túlbecsüljük az erősségeinket.
- Ebben az időben teljes mértékben a feladatra összpontosítson.
Kezelje ezt az időszakot úgy, mint egy normál nyaralást. Fejezze be előre az összes jelenlegi munkaprojektet. Figyelmeztesse az ügyfeleket ill kollégákhogy mostanában nem leszel az irodában. Kapcsolja be az automatikus válaszadót a leveleiben, hogy semmi ne vonja el figyelmét. A multitasking és a közösségi hálózatok szintén szigorúan tilosak. Az Ön feladata, hogy a munkára és a fejlődésre összpontosítson.
2. Tervezz egy évre előre
Egy egész évre előre megtervezni hatalmas feladatnak tűnik. Ráadásul nem lehet pontosan megjósolni, hogy mi fog történni a jövőben. Természetesen ezek mind nagyon jó érvek. A hosszú távú terv azonban a jó időgazdálkodás kulcsa lehet.
Ez nem jelenti azt, hogy a következő 365 nap minden percét le kell írnia. Csak a leglényegesebbet adja hozzá a naptárához: rendszeres találkozók, találkozók, születésnapok, vakáció, utazások, események és visszatérő feladatok. Ez a megközelítés segít csökkenteni a stressz szintjét, és biztosítja, hogy minden nap valóban fontos dolgokon dolgozzon.
3. Teremtse meg tökéletes hetét
Most, hogy készen van az általános terved, ideje egy kicsit szűkíteni a dolgokat a hét megtervezésével. Ezt minden vasárnap meg lehet tenni.
Csemege tervezés hogyan kell beosztani a költségvetést, csak ebben az esetben kell beosztania az idejét. És mint a pénznél, ezt is először a tervedben „költöd el”, papírra írva.
Minden hétre kitalálhatsz témákat is – nagy feladatokat, amelyeken a következő 7 napban fogsz dolgozni.
4. Egyszerűsítse napi ütemtervét
Nincs értelme összetett és hosszú tervet készíteni, éppen ellenkezőleg, minél egyszerűbb, annál jobb.
Vannak, akik olyan sémát használnak, amely szerint ki kell emelni a napi három fő feladatot. Ez hatékony lehet, de ennek a módszernek is van egy-két hiányossága. Például kiválaszthatja a rossz feladatokat. Vagy helytelen meghatározni a befejezésükhöz szükséges időt. Emellett mindig hirtelen felbukkanhatnak más esetek is, mit kezdjünk velük?
Könnyű egy egyszerű, de hatékony tervet kitalálni. Nézd a tiszta naponta órarendA nap képe: Benjamin Franklin napirendje / The Atlantic az Egyesült Államok egyik alapító atyja, Benjamin Franklin. Még a jó szokásoknak is volt helye.
- Hangolódjon a napra: zuhany, reggeli, személyes feladatok, készülődés a munkára (3 óra).
- Reggeli feladatok (4 óra).
- Aktuális projektek elemzése és ebéd (2 óra).
- Napi feladatok (4 óra).
- Vacsora, pihenés és a munkanap vége (4 óra).
- Álom (7 óra).
Ezt az ütemezést sablonként használhatja, majd kiegészítheti saját feladataival.
5. Ügyeljen a cirkadián ritmusokra
Mindannyiunkban van egy speciális „óra”, amely elosztja az energiát a nap folyamán. Ezek cirkadián ritmusok. Támogatják szervezetünk olyan alapvető funkcióit, mint az alvás és éberség. Ha valaha is utazott egy városba vagy országba, ahol más időzóna van, akkor valószínűleg megérti, milyen nehéz más ritmushoz alkalmazkodni.
Ugyanez vonatkozik a munkanaptárra is. Próbálja meg elosztani benne a feladatokat a cirkadián ritmus függvényében: a legfontosabb, hogy délre vagy 18:00-ra tervezzen, a legegyszerűbb - kora reggelre, 15:00-ra vagy késő estére. És a legjobb dolog az, hogy nyomon követheti aktivitási szintjét a nap folyamán. Éjfélkor produktívabb lehetsz, mint délben.
6. Tarts szüneteket
Sokan tévesen úgy gondoljuk, hogy a szünetek időpocsékolás. Végül jobb, ha azt a 15-20 percet fontos feladatokra szánja.
Valójában ez a termelékenységi megközelítés már régóta elavult. Sőt, a rendszeres szünetek nagyban javíthatják a hatékonyságot. De hozzájuk is felelősséggel kell közelíteni.
Tervezze be előre a szüneteket, lehetőleg a cirkadián ritmusoknak megfelelően, és határozza meg, hogyan tölti majd szabadidejét. Például, sétálj a szabadban vagy edz az edzőteremben.
A legfontosabb dolog az arany középút megtalálása. A többivel nem szabad visszaélni, de a megállás nélküli munka nem okoz elégedettséget. Állítson be egy időzítőt a szünethez, és kezelje úgy, mint egy másik fontos találkozót vagy feladatot.
7. Hagyja abba az időgazdálkodás használatát
Lehet, hogy kontraproduktívnak hangzik, de az igazság az, hogy az időt szinte lehetetlen irányítani. Tehát arra kell összpontosítania, amit irányítani tud. Annak érdekében, hogy jobbá tegye magát és naptárát, több területre is figyeljen:
- Energia. Ahelyett, hogy az új kihívásokon döcögne át, tartson egy kis szünetet, ha fáradt. Így visszaállítja az energiát és növeli a hatékonyságot.
- Prioritások. Jegyezze fel őket a naptárába, és először a kiemelt feladatokon dolgozzon. Ne pazarolja energiáját olyan feladatokra, amelyeket át lehet ruházni, átütemezni vagy figyelmen kívül lehet hagyni.
- Agy. A neuroplaszticitás az agy azon képessége, hogy újakat hozzon létre és helyreállítsa az elveszett idegi kapcsolatokat. Minél gyakrabban gyakorolsz bizonyos feladatokat, annál könnyebben tudsz rajtuk dolgozni.
- Lényeg. Távolítsa el a felesleges szemetet a naptárából, például a túl kicsi feladatokat, és összpontosítson a létfontosságú dolgokra.
- Fókusz. Itt más a helyzet technológia. Például Pomodoro - 25 perc munka és 5 perc pihenés. Vagy az 52/17-es szabály – 52 perc munka és 17 perc szünet. Ez egész nap fenntartja a figyelmét.
- Érzelmek. A negatív tapasztalatok nemcsak elvonják a figyelmet, hanem kimerítik. Vegyen fel szórakoztató tevékenységeket a naptárába, és szánjon időt az öngondoskodásra. Így elkerülheted a kiégést.
8. Kényszerítse magát a feladatok megváltoztatására
A motiváció érdekében kapcsolja be a naptári emlékeztetőket okostelefonján, vagy állítson be egy normál konyhai időzítőt. A lényeg az, hogy a hang ne idegesítsen, hanem gyengéden jelezze, mikor kell a következőre váltani. Ez segít betartani az ütemtervet anélkül, hogy elszakadna a korábbi feladatoktól.
9. Ne félj a terektől
Ha alaposan megtervezi a dolgokat, valószínűleg hiányosságokat fog észrevenni a naptárában. És ez teljesen normális. Ésszerű keretek között természetesen. Ha két óra szünet van a feladatok között, akkor érdemes megfontolni, de a 30 perces szünet teljesen természetes. Ez idő alatt felkészülhet egy új találkozóra, elintézheti a sürgős ügyeket, elvégezhet egy nehéz feladatot, meditálhat, végezhet néhány nyújtó gyakorlatot, vagy értékelheti a napi haladást.
10. Kerülje a mintákat
Az elektronikus naptárak alapértelmezés szerint minden feladathoz egy normál órát osztanak ki, de ez nem a legjobb találmány. Sok mindent meg lehet tenni 30 perc alatt. A munkaértekezlet legfontosabb információi pedig könnyen elférnek 15 percben.
Ne hagyatkozzon a szabványokra – szánjon annyi időt a munkára, amennyire valóban szüksége van.
Olvassa el is🧐
- 15 Google Naptár funkció, amelyet a lehető legteljesebb mértékben ki kell használnia
- Miért jobb egy naptár, mint egy teendőlista?
- Egy naptár, ami mindent a helyére tesz az életben