Hogyan lehet többet elvégezni, helyesen meghatározni a feladatokat és kezelni az alkalmazottak idejét

Valószínűleg csak egy lusta közéleti ember nem beszélt arról, hogy mennyire fontos megtervezni a munkaidőt annak érdekében, hogy többet csináljon, sokat kereszen és általában "önmagának legjobb változata" legyen. De valamilyen oknál fogva mindazonáltal lejárt határidőkkel, be nem teljesített vagy rosszul elvégzett feladatokkal nézünk szembe. Megosztom a módszereimet, hogyan tudja a menedzser hatékonyan megszervezni az alkalmazottak munkaidejét, hogyan építsék fel a kommunikációt és állítsák be a feladatokat úgy, hogy azok megfelelően teljesüljenek.

Távolítsa el az összes feleslegeset

Idő beosztás. Szeretem ezt a szót. Nagyon kényelmes: egyáltalán nem vagyok lassú és rossz a munkahelyemen, problémáim vannak az időgazdálkodással.

Az én receptem az, hogy eltávolítsak minden feleslegeset, vagy, ahogy én nevezem, vágjam a baromságokat. Törölje és tiltsa le azt, amire nincs szüksége.

Ahhoz, hogy többet tehessen, nincs szüksége napi 25 órára, csak kevesebb időt kell töltenie haszontalan dolgokra.

A munkahelyen gyakran kell kommunikálni - az összes levelezést egyetlen messengerben kell összekapcsolni, és soha ne menjen máshoz.

Fejlesztő vagy? Nem? Akkor miért van szükség több böngészőre? Biztos, hogy három azonos szövegszerkesztő alkalmazásra van szüksége? Stb.

A munkámban folyam kiüthet több olyan dolgot, ami rendszeresen történik: üzeneteket az üzenetküldőben, beérkező leveleket a levélben, az irodába lépőt, a telefont.

Összeszedtem tehát a Telegram összes kommunikációját, kikapcsoltam az összes csevegés értesítéseit, archiváltam az összes csatornát - így magam is eldönthetem, mikor lesz-e időm válaszolni.

A levélben leiratkoztam az összes postáról, kivéve az 5-6 legszükségesebbet. Az Unroll.me szolgáltatást arra használom, hogy összegyűjtsem őket egy összefoglalóba, amely hetente egyszer jön a számomra megfelelő időben. Naponta párszor ellenőrzöm a leveleimet is, és nem azonnal a levél kézhezvétele után.

Telefonon csak azt kérem, hogy ne hívjak - szinte mindig írhat vagy diktáljon üzenetet. A személyes találkozókra pedig csak a terv szerint kerül sor - beillesztem őket a naptárba (ezt nagyon kényelmes a Calendly.com segítségével megtenni), általában egy hétköznap délutánján.

A recept egyszerű és kézenfekvő, de mint a gyakorlat mutatja, nem mindig alkalmazzák, és nem mindenki, akinek „problémái vannak az időgazdálkodással”.

Utánkövetések alkalmazása

Gyakran tartok olyan kedves találkozókat mindenki számára. Bár elvonják az embereket a munkától, mégis az új információk továbbításának a legkényelmesebb módja. azonnal nagy számú embernek dolgozzon fel kifogásokat és adjon választ azokra a kérdésekre, amelyek azonnal meghallgatásra kerülnek összes.

De hogyan kell csinálni találkozó hatékony? Különösen akkor, ha 20-50 ember számára tartják őket, és nincs mód arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki figyelmesen hallgat.

A legegyszerűbb és leghatékonyabb módszer az, ha mindenkit megkérünk, hogy kövesse nyomon a kezdeteket. Vagyis tézis mindent felírni, ami fontosnak tűnik. És közvetlenül a megbeszélés után küldje el személyesen a szöveget levélben vagy messengeren.

Az előadó számára ez a módszer először is lehetővé teszi, hogy azonnal lássa, ki és hogyan érzékeli az információt. Másodszor pedig azonnali visszajelzéshez: függetlenül attól, hogy a hallgatóság fő üzenetei érkeztek-e, vagy a beszédkészségét még javítani kell.

És természetesen a nyomon követés segít a találkozó fő céljának megvalósításában - annak biztosításában, hogy mindenki valóban hallja és Emlékezett fontos információ.

Becsülje meg pontosan a feladat elvégzéséhez szükséges időt

Eleinte úgy tűnik, hogy lehetetlen megbecsülni a feladatok elvégzéséhez szükséges időt. Kicsit később a gyakorlatban láthatja, hogy ez valóban így van.

Ezért az egyes feladatok értékelése egyfajta oklevélvédelem. Az alkalmazott elmondja, hány órát tervez tölteni a megvalósítással, és a vezető vagy beleegyezik, vagy kéri elmagyarázni, miért tart ennyi vagy kevés idő.

Ezzel a "védelemmel" (ha nem bemutatás céljából hajtják végre, és a vezető megérti, mit csinál munkavállaló) a probléma értékelése valóban értelmes.

Különböző emberek másként értékelik munkájukat. Valaki túlbecsüli a sávot, és felvesz egy csomó feladatot, mindegyikre egyszer kevesebb időt szán, mint amennyit el kell töltenie. Valaki éppen ellenkezőleg, viszontbiztosítva van, és minden feladatot elad a vis maior és a „gondolkodás” érdekében.

A jó vezetőnek fel kell tennie a megfelelő kérdéseket:

• Miért van szüksége X órára a feladat végrehajtásához?
• Olvassuk el újra a probléma körülményeit és a megvalósítás definícióját. Biztos, hogy mindent helyesen értett és figyelembe vett?
• Ha először hajt végre ilyen feladatot, szánt-e időt az ismerkedésre?

És természetesen mindig jó, ha a vállalatnak több alkalmazottja végez azonos típusú feladatokat. Fejre a munkavállalói minősítések alapján kiszámított átlagos mutatóra koncentrálhat.

Használjon ellenőrzőlistákat

Képzelje el, hogy feladata van egy alkalmazottnak. És ez így hangzik: "Indítson el egy ilyen és olyan új szolgáltatást egyedül." Az alkalmazottnak három lehetősége van egy ilyen feladat elvégzésére:

1. Minimális. Vagyis mindent betűről betűre elkészíteni, a feladatot formálisan teljesíteni. A szolgáltatás elindul, de nincs kutatás, nincsenek árazási modellek, nincs megértés arról, hogy ki és mit fog pontosan csinálni. Az értékesítési és marketing részlegtől nincs információ arról, hogyan és kinek adja el.
2. Maximális. Vagyis energikusan és nagy lelkesedéssel közeledni a feladathoz. Hatalmas mennyiségű kutatást végezzen, kommunikáljon a piac más vállalataival, tucatnyi modellt alkosson árazás, tartson több megbeszélést a vállalaton belül (a menedzsmenttel, a csapatvezetőkkel és az egyes csapatokkal külön-külön), több előadást tartson minden potenciális célcsoport számára.
3. Jobb. Ez a megközelítés valahol a középső helyen áll az első és a második lehetőség között: egy szegmens 5-7 vállalatának tanulmányát végzik, érthető koncepciót készítenek, egy prezentációt vagy egy nyitóoldalt készítenek. Közgyűlést tartanak, amelyen átadják a szolgáltatás értékesítésével kapcsolatos legfontosabb információkat.

Annak megakadályozására, hogy egy alkalmazott túl keveset vagy túl sokat végezzen egy feladat elvégzése során, használjon egy ellenőrzőlistát - az eredmény eléréséhez szükséges lépések számozott listáját. Különösen hasznos az ellenőrzőlisták használata, ha nem biztos abban, hogy az alkalmazott 100% -ban megérti, hogyan kell ezeket végrehajtani feladat, - például csak ilyet nem csinált korábban. Ha lusta festeni, készülj fel az 1. és 2. számú lehetőségekre. Később befejezi, különben az alkalmazott felesleges cselekvésekre fordítja az idejét és a csapat idejét.