„0 kívül” - egy világos rendszert fenntartani nulla postaládájába

E-mail sok még mindig nincs alternatívája munkaeszközként és napi szenvedés. Valaki hét bejövő leveleket, és ő most szétszedni őket gyorsan. Valakinek 46 tagja van, de ők is razgrebot naponta, mert használják. Minden személynek van egy bizonyos küszöbértéket a beérkező e-mailek naponta, amivel a foglalkozik haladéktalanul feldolgozását másnap, és ennek megfelelően nem okoz dugulást az elektronikus mezőbe. Akkor hívja a küszöbön egy „természetes”.

Ha a betűk több mint egy személy képes kezelni, meg kell változtatni a megközelítés, hogy az e-mail-menedzsment. Ez növeli a küszöböt, hogy a kívánt értéket az adott esetben. Meg kell tudni feldolgozni 100 betű egy nap? Tehát lehet, és a 100, csak használja az e-mail, hogy a megfelelő módszert. Mi az? Ki fogja megmondani.

Az egyetlen jele annak, hogy egy személy megbirkózik az e-mail tartalmazza a nulla nap végén. Az alapelvek a jó a beérkező - a feltétellel, hogy a levél előtt van. Először meg kell tanulni, hogyan kell pontosan osztályozni a leveleket, és tudja, mit kell tenni az egyes típusokban.

Minden bejövő üzenetek oszthatók hét kategóriában:

1. Nem kell válaszolni, nem feltétlenül olvassa el. Az, ahogyan a két betűt: archiválása vagy törlése. Ha kapsz egy rendszeres hírlevél, ami soha nem olvasott, majd tegyen magának egy szívességet - elérni a célt. Egy akció cserébe megszabadulni tucat ilyen leveleket a jövőben. Szeretnénk megismerni, hogyan kell megbirkózni az áramlás e-maileket egy nap? Kevesebb könnyebben kezelhető az áramlást. Ne félj, hogy hiányozni valami fontos. Valóban szükséges információt kap, hogy akkor más módon, és felugrik előtted még legalább egyszer.
2. Mellékletekkel. Ez lehet egy bejelentést kell fizetni valamit, vagy az információkat a jelenlegi vagy jövőbeli munkáját. Mert ezek a levelek hasznos, hogy hozzon létre egy külön mappába, de nem fanatizmus. Túl sok mappa? Egyszerűbb. Annak érdekében, hogy találjanak valamit, akkor jobb, nem kell ezer mappák, és a képesség, hogy a keresési funkciók boríték.
3. Válasz választható. A válasz úgy tűnik, hogy nem kötelező, de néha hasznos jóvoltából. Ezután folytassa kizárólag a helyzetet.
4. Az átfutási idő ellenőrzésre. Érdekes olvasni, de nem feltétlenül. Próbáld kapcsolódnak és az előző kategóriába annyi betűt, amennyire csak lehetséges. Ez a kulcsa a hatékony munka e-mail.
5. Válaszolni kell ma. Minden egyszerű: végy egy felelős és most, ha valami igazán sürgős, vagy a végén a munkanap.
6. Választ kell adni, de nem ma. A szépség e-mail, hogy nem chat-en vagy telefonon. Senki nem várja el, és nem várható gyors választ e-mailben, ha nem beszélnek róla az üzenet fejlécében. Amennyiben a határidő a válaszra nevezzük egy bizonyos napon, vagy tudja magát, és tudom, mennyi ideig kell választ adni, akkor ezeket a betűket a megfelelő mappába. Például a „Válasz hétfőn”, „Válasz kedden”, és így tovább. Most, hogy magának egy ellenőrző listát, ahol van egy elem „folyamat mail reggel, elhalasztották a mai.” Ilyen célokra, mivel vannak speciális eszközök: RightInbox A Gmail, FollowUpThen.com és FollowUp.cc.
7. Érthetetlen írni. Vannak levelek, amelyeket nehéz tulajdonítható egyik kategóriába sem. Ne vágja magát reflexiók gondoskodjon az ilyen leveleket olvassa el a fenti kategóriákba.

Ennek alapján ez a besorolás, szükségünk № mappák kategória 2., 3., 4. és 6..

Szabályok hatékony feldolgozását e-mail

• Hagyjuk 30 percig a nap végén, hogy a beérkező levelek nullára. Ez sokkal hatékonyabb, mint megpróbál, hogy azonnal válaszoljon minden e-mailt. Az emberek nem multitask. Kevesebb zavaró és kapcsolás - nagyobb hatékonyságot.
• Mi köze egy sürgős levelet? Kezdje az időközt, amely ellenőrizheti a dobozokat a nap. Például, óránként egyszer. Négyzetet a rendelkezésre álló sürgető és fontos leveleket is, amennyiben nem áll rendelkezésre, a munkába való visszatérést. Emlékezz előnye mail: nincs eszköze az azonnali beavatkozást. Lehetséges, hogy a probléma, ami említésre került az egyik nem sürgős e-maileket, anélkül, hogy a részvétel fog dönteni A nap végén, vagy a végén a nap, akkor minél több információt, amely lehetővé teszi, hogy megoldja a problémát, gyorsabban és hatékonyan.
• Bármikor, ha nem olvassa a leveleit, tartsa a levelező zárva. Értesítések kikapcsolása. Szabadulj meg figyelemelterelés szemlélődés számú beérkező e-maileket. Most van egy másik munkát, és az idő a mail még nem jött el. Egy időre a kétség, hogy az ezen megközelítés helyességének, ne feledje: te nem egy nukleáris erőmű, de még ha így lenne, akkor a túlmelegedés a reaktor, amit minden esetben jelenteni kell e-mailben.
• Használja elkötelezettségüket az ideje, hogy befejezze a munkanap felgyorsítása mail feldolgozás. Ezért javasoljuk, hogy szedje szét a beérkező nullára végén a nap. Még 30 perc, és azt szeretnénk, hogy gyorsan véget vetni mindent. Sőt, kiderül egyfajta játék, de akkor és célirányosan geymifitsirovat feldolgozás email.
• Tartsátok őket rövid és lényegre törő.
• Légy pozitív és barátságos.E-maileket lehet építeni, és elpusztítani kapcsolatok. Megoldása helyett az igazán fontos kérdés az emberek néha próbálta meg a legkényesebb és a rejtett ellenfél hívott egy idióta, és az egész szöveg ennek alapján. Nincs semmi különös abban a tényben, hogy kifejezzék pozitív küldött egy kis szép kifejezés a szervezetben az e-mail. A barát jön vissza hozzád, és a levelezés lesz sokkal értelmes és hatékony.
• Levelek kell rake fordított sorrendben. És az egyetlen módja. Úgy tűnik, hogy logikusabb kezdeni régebbi e-maileket, de ez a célunk - nulla postaláda, ami azt jelenti, hogy vége előtt a nap, hogy még a legelső e-mailben kapott. Ha csinál magának egy szívességet, és indítsa el, hogy elhagyja az utolsó levél érkezett ma a holnapért, az egész eljárás nem működik. Miért tanulmányozza az illetékes munkahelyi e-mail, ha nem követik az alapvető szabály? Továbbra is a munka, mint korábban, és a szenvedést.
• Nyisd csak a szükséges leveleket archiválja vagy törölje a többit. Mi is helytelen előfizetési felesleges dolgokat (előfizetés Layfhaker, épp ellenkezőleg, nagyon is szükség van), és ennek eredményeként minél több információt, mint lehet olvasni. Hogyan lehet megkülönböztetni a kívánt betűt? Van egy egyszerű, de nagyon hatásos szabály: csak nyitott azokat a betűket, amelyek címzettje egy adott személynek az Ön számára. A többi - a fenti kategóriák közül a cikk elején a helyzetet.
• Sablonokat. Gyakran a választ a levél elég standard, vagyis írsz ugyanezt. Észrevette, hogy írom ezt a kifejezést gyakran? Készíts egy sablont gyors másolás-beillesztés vagy hozza létre az e-mail szolgáltatást.
• Ha a levél kezelése, és még van idő, akkor kell használni, racionálisan. Menj a kategóriában betűk száma 3, 4 és 6, és tegye a dolgokat, hogy ott van.

Ez a kézikönyv, amelynek alapja, ahogy mondta, ez a helyes sorrend, egy nagy mellett a több az általános tippeket dolgozó mail LinkedIn vezérigazgatója Jeff Weiner. Ne hagyja ki 10 tipp foglalkozó mail Leo Babauta. Tény, hogy sok további módja kisakkozni e-mail. Próbálja technikák alkalmazása, maguknak, az eredmények elemzése és ne felejtsük el, hogy elhagyja a megjegyzéseket a saját ötletek hatékonyságának javítása érdekében az e-mail.