Ha az e-mail van terhelve, talán a probléma nem a technológia
Tippek Termelékenység / / December 19, 2019
Van egy hatalmas cikkek száma a témában javítása különböző e-mail rendszerek. De egyébként is, nem számít, hogy mit teszünk, időről időre, kezdjük azt hinni, hogy a c-mailt, hogy nem helyes, hogy valami nem elég, hogy a produktív - és ismét ásni a beállításokat. Azonban Joshua Lyman (Joshua Lyman), webes fejlesztő, azt mondja, hogy nem az e-mail nem működik megfelelően, és magunkat.
Joshua javasolja alkalmazni munkájukat email mindhárom szabályokat. Ezek segít megőrizni akár kétszer annyi, és a munka az e-mail nem okoz negatív érzelmek.
Értesítések kikapcsolása
Amikor az asztal megjelenik folyamatosan veszi észre, hogy van egy új üzenet, nehéz tartani egy másik e-mail kliens. Miért configure asztali levelezőprogramot, hogy ellenőrizze e-mail 5 percenként? Helyzetekben, amikor azonnal reagál a levelet, nagyon ritka, és általában az emberek előtti hívás mondani, hogy a levelet küldeni. Az összes többi üzenet nem igényel azonnali választ, és várjon egy kicsit. Az általános szabály az, ha van valami sürgős, normális emberek hívását, de nem írok egy levelet, és várja a választ.
Ugyanez vonatkozik és folyamatosan nyitott lapok a mail. Lefogadom, hogy te csak vissza, hogy ellenőrizze minden ok nélkül 10 percenként. És ha kell monoton munka, vagy készül a következő jelentésben az intervallum csökken 3-5 percig (jó, nem mossa le a kristálycsillár).
Szóbeli megállapodás a kollégákkal
Nem számít, hogyan szervezi a munkát az e-mail rendszer, a legfontosabb ebben a banda még mindig az emberi tényező. E-mailek rendszeresen közlekedik cím között. De válaszol ezeket az üzeneteket az emberek, és mindegyiknek megvan a saját meghatározása sürgős. Valaki úgy véli, a megfelelő időszakot választ a levél 1-2 óra. És ki ő 8-24 óráig. Azaz a levél nincs válasz, nem azért, mert az e-mail rendszer hibás, hanem azért, mert valaki azt hiszi, hogy ez érvényes a választ, hogy a következő napon.
És ha személyes üzeneteket, minden sokkal könnyebb, meg kell beszélni a kollégákkal ezeket a pillanatokat. Ha tudja, hogy egy kolléga szokásos időben reagálni a levél - 2 óra, és a szükséges válaszok egy óra, akkor jobb, hogy nem vesztegeti az időt és az idegeket, és hívást. Vagy, figyelembe véve az összes ezeket a funkciókat, küldjön e-mailt a kérdések, amelyek nem igényel azonnali választ előre.
Termelékenység vs. gyorsulás
David Levi (David Levy), a professzor a University of Washington úgy véli, hogy a mi társadalmunkban gyakran összekeverik a gyorsulás termelékenységet. Minden gyorsan elvégezhető, de nem mindig jobb. Ahelyett, ülj le, és úgy gondolja, jól, majd küldje el a rövid, de informatív levél, dobjuk egymást rövid üzenetek, amelyek állandóan elvonja minket, és nem végez elég a megfelelő információkat.
Kiderült, hogy az összeg több időt töltenek az olvasást a rövid, de értelmetlen betűk, mint egy alapos.
Folyamatos javítása email rendszerek - hogy a nagy, de ne felejtsük el, hogy a bejelentkezés az e-mail, és nem reagálnak a levelet a rendszer, és az emberek. Tehát meg kell tanulni használni a technológiát oly módon, hogy hatékonyabb kommunikációt másokkal, és a munka hatékonyabban.