6 tipp a távoli csapat hatékony menedzseléséhez

Startup csapatunk távolról dolgozik, és az alkalmazottak a világ minden táján szétszórtan vannak – Vietnamtól Törökországig. Lehetetlennek tűnik mindenkit megszervezni: nem lehet látni, hogy mindenki mit csinál és milyen a hangulata. De megcsináltuk.

Tapasztalataim alapján írtam egy útmutatót, hogyan lehet mindent rendezni, rendszerezni és motiválni a munkatársakat távolról. megosztom veletek.

1. Tárgyaljon megállapodásokat és biztosítsa azokat

„A parton” beszélje meg a szabályokat minden alkalmazottal:

• Mikortól és meddig dolgozol?
• Amikor kapcsolatba kell lépnie.
• Lehetséges-e a munkahelyi problémák megoldása munkaidőn kívül?

A folyamat során vitasd meg a vitás kérdéseket, és rögzítsd a megállapodásokat a tudásbázisban. Ellenkező esetben, ha elhallgatja a problémákat, a munkavállaló kezd kiégni.

Gyakorlatból: számunkra fontos, hogy az emberek folyamatosan tanuljanak, fejlődjenek. És erre újra és újra emlékeztettük a csapatot, de ellenállásba ütköztünk.

Kiderült, hogy a srácok nem tudták, hogy ezt munkaidőben is megtehetik, és mi fizetjük a képzést. Most mindenki tanul: tervezői, sőt írási tanfolyamokat is végez.

2. Terv

Dolgozóival együtt határozzon meg célokat a közeljövőre és irányvonalakat a jövőre nézve. Ehhez hajtsa végre ötletelés és válasszon kiemelt ötleteket.

Például minden hónap elején felhívjuk a szerkesztőt, és közösen elkészítjük a következő hónap tartalmi tervet. A munkatárs felajánl egy témalistát az anyagokhoz, én pedig vezetőként tanácsot adok, hogy mit érdemes figyelembe venni, és mit érdemes bővíteni.

A minőségi tervezéshez fontos, hogy az ember értse a feladatok körét és erőforrásait. Ha nincs ilyen megértés, akkor figyelemmel kell kísérnie a termelékenységét. Egy tábla segít: az egyik oszlopba a feladatot, a másikba a megoldáshoz szükséges hozzávetőleges időt írják. Így a munkavállaló a tervezés során hivatkozhat tapasztalataira és reális elvárásokat fogalmazhat meg. határidőket.

Fontos, hogy a feladatoknak legyen jelentése és célja – mit csinálsz és miért. Csak ebben az esetben az alkalmazottak tisztán megértik a munkájukat, és a projektnek lesz fejlődési vektora.

3. Szervezze meg feladatait

Az induló vállalkozások gyakran csak a messengeren belül működnek. Mi is így kezdtük, de hamar rájöttünk, hogy a Telegram nem elég, és az ilyen kommunikáció káoszhoz, félreértéshez vezet, hogy ki mit csinált.

Ezért jobb, ha egy feladatkövetőt használ, és azon jeleníti meg a feladatokat kanban tábla. Íme, hogyan kell csinálni:

• Adjon hozzá feladatokat a virtuális táblához.
• Oszd fel őket több oszlopba, például „Elkészítendő”, „Folyamatban”, „Ellenőrzés alatt”, „Elfogadva”.
• Minden feladathoz jelöljön ki egy felelőst, és határozzon meg egy határidőt.
• Mozgassa a kártyákat az oszlopokon, miközben kitölti őket.

Fontos, hogy a feladatokat részletesen és érthető nyelven írd le – hogy a kollégád és te magad is megértsék, amikor visszatérsz hozzá.

A Kanban tábla megszervezéséhez bármilyen kényelmes szolgáltatást használhat. Például dolgozunk Fogalom. A szolgáltatás Oroszországban elérhető, egy kis csapat (maximum 10 fő) számára ingyenes, és könnyen használható.

A szolgáltatásban szűrőrendszert alakítottunk ki, hogy könnyedén válthassunk a munkatársak között, és megnézzük, hogy mely feladatok vannak folyamatban, melyek készen, melyek elakadtak.

Az egész csapatnak fenn kell tartania a táblát. Mindenki felelős a feladataiért, és folyamatosan frissíti azokat. Igen, munkaidőt vesz igénybe, de minden kézben van. Előfordulhat, hogy az alkalmazottak először nem ismerik az eszköz használatát. Emlékeztesd őket arra, hogy ez mindaddig fontos, amíg a csapat alkalmazkodik.

4. Ne változtassa a chateket szemétlerakássá

Kapcsolattartásra kis csapat, elég egy rendszeres messenger. Például az összes munkahelyi csevegést egy mappába gyűjtöttük a Telegramban.

Egy nagy cégnél nehezebb a kommunikáció megszervezése: nő a chatek száma, finomabban kell csoportosítani őket. És itt jönnek jól az olyan vállalati megoldások, mint a Hangouts, a Pachki, a VK Teams vagy a Myteam.

Győződjön meg arról, hogy a kommunikáció csak az üzletről szól. És megbeszélni a terveket péntek vagy macskák fotóit, létrehozhat egy külön chat-et - az ilyen áradások jók a csapatépítésnek.

5. Eloszlatni az illúziókat

Amikor mindenki az irodában dolgozik, a csapat hangulata tisztanak tűnik. De ez egy illúzió. Még több illúzió születik távolról, mert ebben a formátumban kevés a személyes kapcsolat. Nem tudjuk, hogyan telik egy dolgozó napja, milyen nehézségei vannak, vagy mennyi ideig tart ez vagy az a feladat.

A vezető feladata tehát nem csak az, hogy jelentéseket kérjen az elvégzett munkáról, hanem a csapattal együtt reflektáljon, eloszlassa a holtfoltokat, és keressen növekedési pontokat a vállalkozás számára.

Ennek érdekében rendszeresen végezzük:

• Csapattalálkozó a hét végén. Megbeszéljük, hogy ki mit csinált, mi történt és milyen problémák vannak.
• Visszatekintés a csapat egy részével a hónap végén. Megnézzük az eredményeket, és megbeszéljük, min javíthatunk. Ha van havi statisztikája, ez segít.
• Találkozók 1 + 1 kérésre. A srácok bármelyik nap felhívhatják a menedzsereiket, és tanácsot kérhetnek. Hiszünk abban, hogy ahelyett, hogy megpróbálnánk megoldani valamit, amiben nincs elég tapasztalatunk, mindig jobb, ha konzultál egy kollégával. Ne hagyja alkalmazottait a saját eszközeikre – tartsa a kapcsolatot és támogassa őket.

A hívás ideális időtartama: legfeljebb egy óráig. Ez idő alatt a csapatnak nem lesz ideje elfáradni, és nyugodtan folytatja a munkát.

6. Fenntartani a tudásbázist

Ne tarts minden információt a fejedben: elveszi az erődet, és a szó rossz értelmében nélkülözhetetlenné tesz. Ha nem tudod, hogyan működik valami, nem tudod átadni a feladatot és menjen nyaralni.

Írjon le sablonokat, utasításokat, ellenőrző listákat, rögzítsen hasznos kapcsolatokat és empirikus tapasztalatokat. Tartson mindent egy helyen, így könnyen megtalálhatja az adatokat.

Ez leegyszerűsíti a kommunikációt, felgyorsítja a munkát és lehetővé teszi a hibák megismétlődésének elkerülését. Az alkalmazottaknak nem kell állandóan rángatniuk egymást, mert minden már mappákba van rendezve, például a Notionban.