Hogyan segít az üzleti levelezés stílusa megfelelő benyomást kelteni a címzettben

Képzeld el: eszedbe jut egy nagyszerű ötlet, úgy döntesz, hogy megosztod főnökeiddel vagy ügyfeleiddel, levelet vagy üzenetet küldesz a messengernek. A másik oldalon pedig azt olvassák, és azt gondolják: „Nos, micsoda hülyeség írta ezt!” Vagy: „Micsoda unalom!” És úgy döntenek, hogy nem veszik figyelembe az Ön javaslatát.

És nem vagy unalmas. És az ötlet jó volt. Csak hiányzott a stílus, és rossz benyomást keltett magadról.

Melyek az írási stílusok

A levelezési stílus egy skálán mérhető a társalgásitól a formálisig.

Ezen haladva bizonyos tulajdonságokat hangsúlyozunk, különféle képeket próbálunk fel. Minél inkább balra, annál nagyobb hangsúlyt kap a nyitottság, az őszinteség, a dinamizmus. Minél jobbra, annál szembetűnőbbek a pozíciónkhoz, pozíciónkhoz, státusunkhoz kapcsolódó tulajdonságok: konzervativizmus, szilárdság, racionalitás.

A különböző helyzetek más-más stílust igényelnek. Itt vannak a lehetőségek.

Ha hiányzik a stílus, könnyen elronthat mindent. Például, ha ugyanúgy írunk a kollégáknak, mint a tisztviselőknek („Javaslatot küldök az idő csökkentésére produkciós céljaink teljesítéséhez”), akkor nagy valószínűséggel úgy döntenek, hogy fel akarjuk mutatni a felsőbbrendűségünket. És a probléma nem fog megoldódni.

És ha „Barát” stílusban fordulunk a főnökhöz („Van egy téma, hogyan végezzük gyorsabban a munkánkat”), akkor ő azt gondolhatja, hogy egy komolytalan ember ír neki, aki alig tud valamit felajánlani jó.

A levelezés stílusa a kommunikációs csatornától függ

Ajánlatunkat e-mailben és üzenetben is el tudjuk küldeni a címre hírnök. Fontos azonban megjegyezni, hogy az utolsó csatorna inkább „emberi”, informális. Az a stílus pedig, amitől üzletembernek tűnsz egy e-mailben, pompásnak, természetellenesnek tűnhet a messengerben. Ezért, ha e-mailről erre a kommunikációs csatornára vált, érdemes fél lépéssel módosítani a skálán.

Hogyan befolyásolja a nyelv a kommunikációs stílust

Hogyan lehet fenntartani a kívánt stílust egy levélben vagy üzenetben? Először is érdemes odafigyelni arra, hogy milyen szavakat, kifejezéseket választunk.

Írjuk azt, hogy "A srácaink nagyszerű fickók" - mi leszünk "Barát". Jelezzük, hogy „Kiváló szakemberek dolgoznak nálunk” – „kolléga” leszünk. Ha azt írod, hogy "Profi szakemberek dolgoznak a cégben", akkor "Alkalmazott" lesz. Nos, ha "A csapat tagjait a professzionalizmus jelenléte különbözteti meg" - "hivatalosként" fogunk eljárni.

Mikor engedi meg a kommunikációs stílus az emoji használatát, és mikor nem

A modern levelezésben nemcsak szavak segítségével fogalmazzuk meg a gondolatokat. Vicces vagy szomorú arcok, szívek és még kakik közben - emoji. És ezek befolyásolják a szerző stílusát és a róla alkotott benyomást is.

Érzelmeket használva mintegy azt mondjuk a címzettnek: „Nyitottak vagyunk, modernek!” Ezért az emoji illik az élénk és dinamikus „baráthoz” és „kollégához”. A második stílus használatakor jobb a "klasszikus" lehetőségek használata: smiley, szív, felemelt hüvelykujjjal ellátott kéz. "Buddy" megengedheti magának az olyan kreatív hangulatjeleket, mint az ördögök és a kaki.

Nos, a komoly „munkavállalót” és a „kollégát” az emoji zavarja majd: milyen szilárdságról, kiegyensúlyozottságról beszélhetünk, ha az üzenet tele van arcokkal.

Vegyünk két példát az emoji használatára.

1. Jó hírekkel szeretnénk kedveskedni kollégáinknak:

"Jó hír! 🔥 Tanszékünk első helyezést ért el az "Időben dolgozni" versenyen. 👍A nyeremény egy nagy csokis ébresztőóra. Gyere a HR-hez. Mindenki kap egy darabot! 😊»

Nyitottnak, élénknek, demokratikusnak kell kinéznünk, ezért ezt a stílust használjuk."Kolléga». A hangulatjelek pedig tökéletesen passzolnak ide.

2. Komoly javaslattal fordulunk a vezetőséghez:

„Jó napot, Ivan Jurijevics! 😊 Felajánljuk, hogy megvitassuk berendezéseink felhasználásának lehetőségét cége termelési kapacitásának növelésére. 🔥»

És itt a képek nem állnak a helyükön. Fontos számunkra, hogy komolyan, profin nézzünk ki, az „alkalmazotti” stílus kell – és ehhez nem illik az emoji.

Különösen óvatosnak kell lennie a negativitással kapcsolatos helyzetekben. Gyakran használunk hangulatjeleket annak kimutatására, hogy idegesek vagyunk. De a hatás megfordítható.

Tegyük fel, hogy ezt írtad: „Jó napot, Margarita! Most jöttünk rá, hogy a gyár nem tudja időben kiszállítani a megrendelését. 🤷‍♀️ Nagyon sajnáljuk! 😢»

Vajon Margarita hinni fog a bánatunkban? Nem tény. Sokak számára az emoji még mindig valami komolytalan, „játék”. És Margarita azt gondolhatja: „Itt vannak a csalók! Azt írják, hogy sajnálják, de maguk rajzolnak arcokat. Nem bánják meg!"

Hogyan hat a mondatszerkezet a stílusra

Ahhoz, hogy a választott stílusba "beleférjen", arra is érdemes figyelni, hogyan épülnek fel a mondataink a szövegünkben.
Mindig van egy „hős” az építkezésben – az, akiről vagy amiről beszélünk. Általában csinál valamit: épít, gondolkodik, ír, olvas... És erről többféleképpen mesélhetünk az olvasónak.

Nézzük meg, hogyan működik, egy sor példáján Barto Agnia verséből.

A legmegfelelőbb design üzleti levelezéshez: "A bika jár, himbálózik". Ebben a „hős” a témában van (aláhúztuk), és a tetteit jelzik igék (félkövérrel kiemelve).

Ez a kialakítás alkalmas a "Barát" és a "Kolléga" és az "Alkalmazott" számára. Például: „A vezetők egy projektet tárgyalnak egy tárgyalóteremben” vagy „A könyvelés kiszámolta a fizetéseket”.

Ha hangsúlyoznunk kell súlyunkat és szilárdságunkat, akkor 1-2 mondatot egészíthetünk ki eltérő kialakítással: "A kormány járást és imbolygást végez."

Itt továbbra is a "hős" a téma, de cselekvését most főnévvel jelölik. A „sétákból” „séta”, a „ringatásból” „ingázásból” lett. Példák ilyen javaslatokra: „A vezetők az ülésteremben tárgyalják a projektet”, „A számvitel kiszámította fizetések».

Kérjük, vegye figyelembe: ebben az esetben a további "súlyért" és a szilárdságért egyértelműen fizetünk. Az ilyen mondatokkal levelünk nehezebben olvasható, ezért jobb, ha nem élünk vissza velük.

Ez azonban nem a határ. Van egy formálisabb felépítés: – A gyaloglást és imbolygást egy bika végzi. Ebben a cselekvést nem ige, hanem főnév jelzi, és a „hős” nem alany. Példák az ilyen konstrukciójú mondatokra: „A projektet a vezetők megbeszélik az ülésteremben” és „A bérszámfejtést a számviteli osztály végezte.”

Az ilyen mondatokat nagyon nehéz elolvasni. Az olvasóhoz a bürokraták nyelvével kapcsolódnak – a hivatalnok. Ezért ezeket csak akkor szabad használni, ha rendkívül formálissá kell tennünk a levelet. Például egy félelmetes követelésben, követelésben - hogy a címzett érezze: ennyi, vége a poénoknak, aztán a bíróság és a börtön.

Ezt vagy azt a stílust választva további üzenetet sugározunk a címzettnek. Ezért jobb ezt az eszközt tudatosan használni, akkor hatékony befolyásolási eszközzé válik.