A három órás szabály: hogyan tervezd meg a munkanapodat, hogy még többet végezhess

A legtöbb időgazdálkodási stratégia nem univerzális – az egyik ember számára megfelelő, a másik számára viszont teljesen haszontalan. Oliver Berkman, időtervező és szerző könyveket "Négyezer hét: Időgazdálkodás halandók számára" biztos: van egy szabály, amely bárki számára hatékony lesz.

Ez a három órás szabály.

Minden nap szánjon három órát kihívást jelentő vagy kreatív feladatokra. Először lépj be menetrend csak ilyen dolgokat, a fennmaradó időt pedig olyan tevékenységekkel töltsd ki, amelyek kevesebb erőfeszítést igényelnek.

Hogyan működik a három órás szabály?

Az ember képes olyan munkát végezni, amely maximális lelki stresszt és koncentrációt igényel, legfeljebb napi három-négy órát. Ugyanez a törvény vonatkozik a kreatív tevékenységekre is.

Ezért a napi beosztás megtervezésekor érdemes a legnehezebb feladatokkal kezdeni. Nem azoktól a dolgoktól, amelyek kellemetlennek tűnnek számodra, de nem vesznek el sok energiát. És komoly erőfeszítést igénylő projektekkel. Általában a fejeddel belemerülsz az ilyen dolgokba, sokat aggódsz, ha valami nem sikerül, és örülsz, ha meglátod

siker.

Az ilyen esetekre nem mindig lehet egymás után három órát beosztani a menetrendben. Igen, és nem szükséges - az agy elfárad, és pihenést igényel. Igyekezzen két másfél órás időszakot beosztani, köztük egy szünetet, amely lehetővé teszi a gyógyulást. Fontos, hogy az aktív munkaidőt ne oszd fel sok kis intervallumra, mert nem lesz időd minden alkalommal teljesen belemerülni a feladatba.

Íme, mit kell tenni leginkább termelő időszak:

• Gondolja át a feladatot, tervezzen.
• Aktívan írjon, rajzoljon, szedjen, rajzoljon diagramokat, elemezze az információkat és vonjon le következtetéseket - egyszóval végezze fő munkáját.

Eleinte nehéz lehet három teljes órán át maximális hatékonysággal dolgozni, még szünettel is. Szeretnék elterelni a figyelmemet, kávét inni, leveleket és közösségi oldalakat ellenőrizni. Ezt nem szabadna csinálni. A feladatra összpontosítva edzi az agyat, és megtanulja, hogy ne veszítse el a fókuszt. Idővel megszabadulsz attól a vágytól, hogy eltereld a figyelmedet - a rászánt idő alatt szenvedélyesen fog dolgozni.

Lehet, hogy napi három óra nem lesz elég neked. Ezért érdemes még egyet felszabadítani a menetrendből - egy tartalékot. De csak egy.

Ha minden nap három-négy órát szentel a fő tevékenységnek, és nem engedi meg magának elzavarni, több feladatot tud majd elvégezni, mint a szokásos nyolcórás ütemezéssel.

A fennmaradó időt olyan dolgokkal töltheti ki, amelyek könnyebbek az Ön számára.

Miért ne töltsön több időt a fontos feladatokra?

Figyelmünk és hatékonyságunk határa napi négy óra. Már az ötödik órában leesik a koncentráció, szertefoszlik a figyelem. Nehezebb lesz az összes részletet szem előtt tartania, önkéntelenül is elvonja a figyelmét, vagy egyszerűen „lógni fog”. Ez növeli a hibák számát.

Mindannyian megfeszülhetünk és dolgozhatunk egy-két napig, de akár egy hétig is, belemerülve a feladatba 5-6 órát. Vannak olyan körülmények, amikor másként nem megy – a sürgős vagy régóta fennálló esetek arra kényszerítenek bennünket, hogy tartalékokat találjunk. De ebben az üzemmódban nem dolgozhat sokáig, és még inkább folyamatosan. Hatékonyság csökkenni kezd, és több időt fog tölteni ugyanazokkal a feladatokkal. A következő szakasz az érzelmi és fizikai kiégés lesz.

A tapasztalatok szerint három-négy óra az optimális időszak arra, hogy elmerüljön a feladatban, maximális erőfeszítéseket tegyen annak elvégzése érdekében, de ne dolgozzon túl.

Ezen elv szerint épült munkanapjuk, sok híres tudós. Charles Darwin, a természetes kiválasztódásról és az ember eredetéről szóló művek szerzője naponta háromszor ült le dolgozni. Két szakasz másfél óráig tartott, a harmadik egy órát. Henri Poincaré francia fizikus és matematikus napi kétszer két órát dolgozott. Talán ez a fajta rutin segített ezeknek az embereknek hosszú ideig produktívak maradni.

Miért lehet nehéz a három órás szabály alkalmazása?

Eleinte úgy érezheti, hogy igazságos lustának lenni. Amit a munkarendhez hozzá lehet tenni még egy-két-három alapfeladatot. Például vegye fel a következő illusztrációt, írjon egy tervet egy másik előadásra, hallgassa meg egy új szakmai konferencia anyagait.

Ez a pszichénk trükkje: megszoktuk, hogy állandóan rohannunk kell, sietnünk, küzdenünk kell megelőzni valakit. Ellenkező esetben nem lesz időnk, lemaradunk és veszítünk. Tehát akkor pihenünk, ha teljesen kimerültek vagyunk.

Oliver Berkman ezt az állapotot patológiás produktivitásnak nevezi. És kifejezetten azt tanácsolja, hogy fejlesszenek ki egy fontos képességet: három-négy óra komoly feladaton végzett munka után térjenek át egyszerűbb dolgokra. Másnap ismét visszatérsz a nehezekhez, amikor helyreállítod az erődet. Ha ma nem sikerült megcsinálni valamit, holnap befejezi, és gyorsabban csinálja.

Mit kell tenni a hátralévő órákban

A legtöbbünk számára egy aktív munkanap nem három-négy órás, hanem kétszer olyan hosszú. Bennet Garner, szerző könyveket "50 finomítás az életed megváltoztatásához" tanácsolja a fennmaradó időt töltse ki olyan dolgokkal, amelyeket szintén meg kell tenni, de ezek nem igényelnek túlzott erőfeszítést.

Ezekben az órákban a következőket teheti:

• Olvassa el az üzeneteket a messengerekben, és válaszoljon rájuk.
• E-mail elemzés.
• Ütemezzen telefonhívásokat és találkozókat, és tartsa meg őket.
• Készítsen ütemtervet a következő napokra, és pontosítsa terv A hónap végéig.
• További feladatokhoz kérjen információt.
• Tegye rendbe az asztalát, tegye mappákba a kész és aktuális projekteket, törölje a felesleges fájlokat.

Hogyan kell alkalmazni a három órás szabályt

Megkönnyítheti a tervezési folyamatot. Ehhez először ossza fel az összes munkafeladatot két oszlopra:

1. A fő projektek azok, amelyeket három óra alatt fejeznek be.
2. A további feladatok azok, amelyek a három órás időszakon kívül esnek.

Amikor komponálsz munkarend, először válassza ki a feladatokat az első listából, és ütemezze be nekik az időt. A hátralévő órákban vállalja a második kategóriás feladatokat. Könnyen cserélhetők vagy napirend szerint mozgathatók. Néhányat pedig könnyű átvinni a következő hétre vagy a következő hónapra.

A háromórás módszer fő előnye, hogy miután elvégezte az aznapi fő feladatot, biztosan tudni fogja, hogy komoly előrelépést tett.

Ez segít abban, hogy ne aggódjon, ha nem volt ideje megtenni valamit a kiegészítő listáról.

Idővel látni fogja, hogy az ilyen taktikák lehetővé teszik, hogy minden kiemelt feladatot időben teljesítsen. Gondoskodni fog arról, hogy a legfontosabb dolgokat kézben tartsa, miközben elkerüli a túlerőltetést és a kiégést.