Stratégiai foglalkozások: mi ez az eszköz, és kik profitálhatnak belőle

Mik azok a stratégiai ülések

A stratégiai ülések a vezetők számára kialakított találkozók, amelyek során megvitatják a vállalat fejlesztésére vonatkozó terveket. Ez az eszköz segít:

• felméri a vállalat jelenlegi helyzetét, azonosítja erősségeit és gyengeségeit;
• megtalálni a lehetőségeket a problémák elkerülésére vagy a meglévők megoldására;
• cselekvési tervet határozzon meg – konkrét lépéseket a célok eléréséhez;
• mérőszámokat állít fel a siker mérésére.

A stratégiai ülés egyfajta ötletelés. Így a megbeszélésen megbeszéljük a tanszékek problémáit, sikereit, mindegyikhez célokat tűzünk ki, diagramokat, grafikonokat rajzolunk egy interaktív online táblára.

Ezekre a célokra választottuk Miro. Ez az eszköz lehetővé teszi a gondolatok és ötletek vizuális formátumban történő rögzítését. Ugyanakkor a munkamenet minden résztvevője hozzáférhet a világ bármely pontjáról és bármilyen eszközről.

Ezt követően taktikai tervezést végzünk: az egyes osztályok vezetője kisebb lépésekre bontja a feladatait.

Hogyan kell lebonyolítani egy stratégiai foglalkozást

Íme néhány lépés a rendszerezéshez.

Határozza meg a találkozások gyakoriságát

A stratégiai ülések megtartására nincsenek rögzített időkeretek. Egyes vállalatok inkább negyedévente tartanak megbeszéléseket, míg mások félévente vagy évente megtarthatják azokat.

Így beállíthatja az értekezletek tetszőleges gyakoriságát, amely az Ön számára kényelmes.

Cégünkben negyedévente egyszer tartanak stratégiai üléseket. Aztán megtörjük a szándékot célokat valamiféle sprintre. Ehhez el kell döntenie, hogy milyen lépéseket tesz a nagy problémák megoldására, általában mennyi ideig tart, mely osztályok vesznek részt, és mekkora erőforrással rendelkeznek.

A vezetők ezt követően, ha szükséges, osztályszinten bontják a feladatokat. És 3 hónap után ellenőrizzük az ütemtervet.

Hívja meg a megfelelő embereket

Az, hogy kit hív meg a stratégiai ülésre, a rendezendő kérdések listájától függ. Például, ha megbeszélést tart az általános üzleti stratégia megvitatása érdekében, hívja fel az osztályok vezetőit. Meghívhat projektmenedzsereket is, akik a kulcsmutatókért felelősek.

Ha a stratégiai munkamenetet egyes adatok áttekintésére és megvitatására fordítják, érdemes bevonzani parancsaki ezeket az információkat gyűjtötte és megértette annak fontosságát.

Válasszon mindenki számára megfelelő dátumot és időpontot

A dátum és az idő meghatározásakor vegye figyelembe mindenki véleményét. Kerülje a megbeszélések ütemezését az alkalmazottakkal az esedékesség előtti napon. Talán fontos találkozójuk van. találkozó vagy vannak égető feladatok, amelyeket nem tudnak halogatni. Ennek eredményeként kínos helyzetbe hozhatja őket.

Az időpont megadásakor tüntesse fel, hogy mennyi ideig fog tartani a foglalkozás. Például cégünknél a teljes munkanap erre az eseményre van szánva. Ebben az esetben pedig fontos, hogy időben tarts szüneteket, lehetőséget adva magadnak és kollégáinak a kikapcsolódásra.

Állítsa be a napirendet

A napirend tartalmazhat fontos témákat, az ülésszak főbb állomásait, megvitatásra szoruló kérdéseket. Ne adjon hozzá sok pontot - jobb, ha megjelöli a fő témát. Ez lehet például egy új piacra lépés.

A felesleges kérdéseket félresöpörve képes leszel a fő feladatra koncentrálni.

A stratégiai ülés végén feltétlenül nézze át újra a teljes napirendet, és konszolidálja a megkötött megállapodásokat.

Kérje meg a résztvevőket, hogy készüljenek fel előre

A vezetőknek tisztában kell lenniük az osztály aktuális mutatóival: a beosztottak leterheltségi szintjével, a feladatok teljes mennyiségével stb.

Naprakész információkkal kell rendelkezniük arról is, hogyan és mikor kulcsfontosságú mutatók - rövid és hosszú távon egyaránt. Ha a vezetőknek meg kell beszélniük az osztály egyes kérdéseit, problémáit, akkor ezekről előzetesen listát is kell készíteniük.

Néhány stratégiai ülés előtt hasznos lehet nemcsak az ülés napirendjének köröztetése, hanem részletes jelentés elkészítése is a fontos feladatok terén elért előrehaladásról. A célokat és a hozzájuk tartozó KPI-ket táblázatokban foglalhatja össze.

Szervezz találkozót

A találkozó során nem csak az összes kérdést kell végigjárni, hanem lehetőséget kell adni az embereknek arra, hogy őszintén beszéljenek és kifejtsék véleményüket. Ösztönözze a résztvevőket erre, de próbáljon meg ne szakítani másokat, és térjen vissza a megzavartokhoz.

Gyakran hatékonyabb, ha a munkamenet lebonyolítását és irányítását átadjuk a fogadónak (moderátornak). Ez lehetővé teszi az igazgató számára, hogy egy területre lépjen az alkalmazottakkal, és az esemény megfigyelésétől a vezetőkkel való aktív interakcióig és a problémák megoldásáig lépjen.

Készítsen jegyzeteket az ülés során

Rögzítenie kell a főbb pontokat, ötleteket, adatokat, idővonalakat és minden egyéb fontos információt, amit a foglalkozáson megvitat, mert hasznos lesz a további taktikai tervezésben.

Minden részleg mindig tisztában van azzal, hogy egy adott feladat elvégzéséhez mennyi időre van szükség. Ez lehetővé teszi, hogy már az ülés során vázlatos jelzés feltételeket.

A vezetők általában menet közben rögzítik az információkat, de az ülés után általános jelentést is kell készíteni.

Cégünknél ezért a moderátor a felelős. Vagyis nemcsak megszervezi és felügyeli az ülést, hanem a meghozott döntésekről jelentést is készít.

Kérjen visszajelzést

Ennek köszönhetően különböző nézőpontokat láthat, és megtudhatja, mit Kollégák fordítson különös figyelmet. És azt is, hogy ösztönözzék az egymással való interakciót.

Kérje meg a résztvevőket, hogy írjanak bármilyen problémát. Még jobb, ha a kérdőíves alkalmazás segítségével valós időben láthatja válaszaikat. Ilyenek lehetnek például az ülés eredményességének általános érzésére és különböző szervezési kérdésekre vonatkozó kérdések, valamint a jövőbeli eseményekkel kapcsolatos kívánságok.

Kinek való ez az eszköz?

Hiszem, hogy az üzlet nem létezhet nélküle tervezés. Mindig foglalkozni kell velük – függetlenül a munkája résétől és formátumától.

Saját stratégia nélkül fennáll annak a veszélye, hogy rosszul rangsorolja vagy figyelmen kívül hagyja egy adott részleg problémáit, ami mind az egész vállalat eredményét érinti. Ennek eredményeként előbb-utóbb a belső problémák egyre nagyobbak és rombolóbbak lesznek a vállalat számára.

A stratégiai ülések segítenek megbirkózni velük, és munkafolyamatot teremtenek. Ezért véleményem szerint minden 3-4 főnél nagyobb csapatnál hasznosak lesznek.

Hiszen minél több osztály felelős az egyes kérdésekért, annál nagyobb lehet a vezetők széthúzása. A stratégiai munkamenetek segítségével pedig szinkronizálhatja a vállalati terveket és biztosíthatja a legjobbat megértés benne.