Személyes Kanban: Hogyan egyszerűsítse le szakmai életét egy feladattáblával
Vegyes Cikkek / / April 03, 2023
Egy egyszerű módszer segít racionalizálni a felhalmozott feladatokat.
A híres író és a számítástechnika professzora a Georgetown Egyetemen, Cal Newportban írta az Üzleti kommunikáció új alapelvei című könyvét. Ebben arról beszél, hogyan jutottunk el az állandó kommunikáció kultúrájához, és hogyan befolyásolja ez a termelékenységünket és a mentális egészségünket. A MIF kiadó engedélyével az ötödik fejezetből részletet közölünk. Arról szól, hogyan lehet hatékonyan megoldani a munkafeladatokat Kanban tábla segítségével.
Jim Benson sokat gondolkodott azon, hogyan lehetne optimalizálni a munkát a szellemi területen. Tanácsadó cége, a Modus Cooperandi olyan egyedi eljárások kidolgozására specializálódott, amelyek segítik a szellemi dolgozók hatékonyabb együttműködését. Benson korábban szoftverfejlesztéssel foglalkozott, és jól ismeri az agilis menedzsment technikákat. Valószínűleg ezért is alkalmaz gyakran feladattáblákat a munkájában. […]
De ami a személyes termelékenységet illeti, Jim Benson egy vékony könyvével vált híressé, amelyet saját maga adott ki 2011-ben. Személyes Kanbannak hívják, és csábító perspektívát kínál: olyan agilis menedzsment technikákat használhat, amelyek segítse az alkalmazottak csapatait összetett projektek megvalósításában, hogy megbirkózzon a felelősségi körök kusza szövevényével az egyéni szakember élet.
A könyv mögött meghúzódó ötletek meglehetősen egyszerűek. Benson pedig röviden leírta őket egy ötperces videóban, amelyet feltett a könyv weboldalára. A szerző egy festőállványra helyezett nagy jegyzetfüzet mellett áll. A lap közepét többszínű öntapadó papírdarabokkal tölti ki. A saját elvárásainkat képviselik, valamint a rokonok, barátok, kollégák és főnökök elvárásait. „Ezek a feladatok egy csomóban tapadnak össze az elménkben, és minden alkalommal, amikor meggondoljuk, mit kezdjünk, letépünk egy darabot ebből a csomóból” – magyarázza Jim. Ehhez át kell gázolnunk a feladathalmazt, és alaposan ki kell elemeznünk azokat, hogy eldönthessük, mit tegyünk a továbbiakban. „A feladat nem kellemes” – összegzi Benson.
A Personal Kanban megoldást kínál: strukturálja ezt az információkészletet egy személyes feladattáblával. Benson szerint három oszlopnak kellene lennie. Az elsőt Lehetőségeknek hívják. Ebben öntapadós lapok segítségével ad meg információkat a feladatairól. Minden szórólap csak egy feladatról tartalmaz információt. "És most a rémálomszerű munkák sora szép rendezett szerkezetté változik." A második oszlop neve „Folyamatban van”. Ott mozgatja azokat a lapokat, amelyek tükrözik azokat a feladatokat, amelyeken elkezdett dolgozni. Ennek az oszlopnak a kulcsa (és ez a Kanban rendszer egészének titkos összetevője), hogy egy időben szigorúan meghatározott számú feladaton dolgozhat. Ennek a rendszernek a nyelvén ez "korlátozza a folyamatban lévő munkák számát". Videójában Benson azt mondja, hogy egyszerre legfeljebb három feladaton dolgozzon. Mint elmagyarázza, ha ehelyett úgy döntesz, hogy egyszerre több tucat különböző feladatot vállalsz, akkor minden "teljes káoszba" fog vezetni. Meggyőzően érvel amellett, hogy nem szabad egyszerre mindent megragadni: két-három dolognak szentelje teljes figyelmét, és csak az előző elvégzése után vállaljon új feladatot.
És így logikusan közelítettük a „Kész” rovathoz. A munka végeztével a szórólap odaköltözik. Elméletileg erre a rovatra egyáltalán nincs szükség, de Benson azt sugallja, hogy az általa tapasztalt pszichológiai felemelkedés egy személy, aki áthelyez egy darab papírt a „Folyamatban” oszlopból a „Kész” oszlopba, erős stimulánssá válik tényező. Benson könyvének megjelenése óta eltelt években a rendszer rajongók hordáira tett szert. […]
A feladattábla hihetetlenül hatékony eszköz nemcsak a különböző csapatok munkájának koordinálására, hanem az egyes alkalmazottak munkájának strukturálására is […].
Már mondtam, hogy magam is használtam ezt az ötletet professzorként. Végzős hallgatóként a Georgetown számítástechnikai osztályán Trello táblák segítségével szerveztem meg a munkámat. A táblázatom úgy nézett ki, mint a Benson szabványos sablonja, „Folyamatban” és „Kész” oszlopokkal. A személyes Kanban rendszerek sok rajongójához hasonlóan én is létrehoztam saját rovatokat ezekhez a feladatokhoz amelyeket szeretnék teljesíteni, de jelenleg nem veszek részt aktívan (erről később beszélek több). Minden hétfőn áttanulmányoztam a táblán lévő információkat, megmozgattam a kártyákat, és eldöntöttem, mivel fogok dolgozni azon a héten. A következő napokban gyakran megnéztem a testületet, hogy mit tehetek az alatt az idő alatt, amikor az érettségire szántam. Amint új kérések érkeztek – e-mailek, telefonhívások vagy, ahogy az lenni szokott, átadott kérdések formájában a hallgatói irodám mellett - azonnal felírtam az információkat kártyákra, és kiraktam a táblára, hogy dolgozhassak ezeken a pillanatokon A későbbiekben.
Feladattábla nélkül az egyetemi munkámban a stílusos kommunikációra támaszkodnék. hiperaktív hive mindEgy munkafolyamat, amely a folyamatos kommunikációra összpontosít, és amelyet véletlenszerű áramlás táplál digitális kommunikációs eszközökön keresztül kézbesített üzenetek, például e-mail és hírnökök.. Ennek eredményeként elakadnék a sok emberrel való lomha levelezésben – nap mint nap. Tipikus áldozatává válnék a hiperaktív elmebetegeknek: valaki, aki nem vált meg egy laptoptól sem egy találkozón, és soha nem engedte el a telefonját, miközben végigsétált az egyetemen, és megpróbált egyszerre ezer dolgot elintézni. Más szóval, e rendszer nélkül a munkám pokol lenne. A feladattábla segítségével jelentősen csökkenteni tudtam az erőforrás-felhasználást. Az elkövetkező munkákról a táblára, strukturáltan felkerülnek az információk, és módszeresen végzem a feladatokat az erre szánt idő alatt. Ez az oka annak, hogy – ahogy azt már sejtheti – erős szószólója lettem annak, hogy ne csak a feladattáblákat használjuk a csapat munkájának megszervezése, hanem az egyes alkalmazottak szakmai életének egyszerűsítése is, üzletel szellemi munka.
Ennek a feladatnak a megkönnyítése érdekében az alábbiakban bemutatunk néhány bevált gyakorlati példát, amelyek segítségével a legtöbbet hozhatja ki a feladattáblákból.
1. Használjon több táblát
A személyes Kanban sok támogatója csak egy táblát használ szakmai feladatai megszervezéséhez. Azt javaslom, hogy egy kicsit más megközelítést alkalmazz. Legyen külön testület minden olyan szerephez, amelyet a szakmai területen betölt. Jelenleg egyetemi tanár vagyok három nagyon különböző szerepkörben: kutató, tanár és végzős hallgató. Mindegyik szerephez külön táblát indítottam. Így amikor az oktatói tevékenységemet elemzem, nem zavarnak a kutatás vagy a végzős hallgatókkal végzett munka területén egymáshoz nem kapcsolódó feladatok. Ennek köszönhetően nem kell váltogatnom a különböző tevékenységek között, és gyorsabban megoldom a munkahelyi kérdéseket.
Azt is hasznosnak tartom, hogy néha külön táblát készítsek a nagy projektekhez (mondjuk azokhoz, amelyek több mint két hétig tartanak). Nem is olyan régen például egy nagy tudományos konferencián elnököltem. Ez a pozíció számos feladat megoldását jelentette. Ezért döntöttem úgy, hogy könnyebb lenne létrehozni egy külön táblát, amelyen található információk nem fedik át szakmai életem más területeit. Miután ez a projekt befejeződött, már nem volt szükségem a táblára.
Természetesen csak korlátozott számú táblával lehet operálni, hogy a feladat ne legyen elsöprő. Emiatt jó ötletnek tartom, hogy minden szakmai szerepkörnek és minden nagyobb projektnek külön testülete legyen. Ebben az esetben a legtöbb embernek két-négy táblája lesz, amelyekkel könnyen lehet dolgozni. Ellenkezőleg, ha tíz táblával rendelkezik, a közöttük való váltáshoz szükséges erőforrások meghaladják a feladatok strukturálásából származó előnyöket.
2. Tartson rendszeres személyes üléseket az információk elemzéséhez
Amikor a tudáscsoportok feladattábláiról beszéltünk, azzal érveltem, hogy a bennük található információk elemzésének legjobb módja a rendszeres értekezletek. Ugyanez vonatkozik a személyes táblára is. Ha a legtöbbet szeretné kihozni ebből az eszközből, minden héten szánjon időt a táblán lévő információk elemzésére és frissítésére. Ezen egyéni foglalkozások során tekintse át a részleteket, mozgassa a kártyákat, szükség szerint frissítve a munka állapotát. A folyamat nem tart sokáig. Ha ezt rendszeresen csinálod, 5-10 perc is elég lesz.
Ne szervezzen túl gyakran ilyen üléseket: arra a következtetésre jutottam, hogy hetente egyszer elég. De ne hagyja figyelmen kívül ezt a fajta tevékenységet. Ha úgy döntesz feladattábla nem elég jó módszer a munkahelyi kötelezettségeivel kapcsolatos információk tárolására, akkor visszatér a lázas levelezéshez a hiperaktív kollektív elme jegyében. Tegye fel az egyes ülésekkel kapcsolatos információkat a naptárába, és vegye azt ugyanolyan komolyan, mint minden más találkozót és értekezletet. Az egyedi feladattáblák nagyban megkönnyíthetik szakmai életét, de csak akkor, ha hajlandó időt fordítani a velük való munkára.
3. Adjon hozzá egy „Tárgyalható” oszlopot
Posztgraduális iskolavezetőként gyakran kell megbeszélnem munkaügyi kérdéseket néhány kollégámmal: a dékánnal, a posztgraduális program vezetője és két másik professzorral, akik a bizottság részét képezik, amelyet I cím. A feladattáblámhoz minden alkalmazotthoz hozzáadtam egy oszlopot, és „A következő ülésen megvitatandó” nevet adtam. Amint felmerül a kérdés, mikor kell kikérnem valakinek a véleményét kollégák, elnyomom a késztetést, hogy küldjek neki egy gyors e-mailt. Ehelyett beírom a feladattal kapcsolatos információkat a „Megbeszélés a következő ülésen” oszlopba.
Heti rendszerességgel, meghatározott időpontban találkozom a PhD Program vezetőjével. Találkozónk során megvitatjuk mindazokat a kérdéseket, amelyek az elmúlt héten ebben a rovatban megjelentek. Ami a dékánt és a bizottsági tagokat illeti, megvárom, amíg elég kérdés lesz a Megbeszélés rovatban, majd megbeszélek egy találkozót, hogy mindent egyszerre megbeszéljünk. Ez a megközelítés túl egyszerűnek tűnhet számodra, de nagyon pozitív hatással volt a munkámra.
Képzeljük el például, hogy egy hét alatt öt információs kártya volt a Megbeszéljük Deannel rovatban. A 20-30 perces megbeszélés során minden egyes kérdésben stratégiát dolgozunk ki vele. Ha minden alkalommal írnék neki egy levelet, akkor a héten egyszerre öt párbeszédet kellene folytatnom. Ennek eredményeként tízszer is megnéztem volna az e-mailjeimet, és bosszankodtam volna, hogy elvonnak a munkától.
Ha minimalizálni szeretné a végtelen üzenetküldést, és a legtöbbet szeretné kihozni az egyes feladattáblákból, valószínűleg ez a legértékesebb tanács, amit adhatok. A rendszeres találkozók a hektikus levelezés 90%-át helyettesíthetik. Csak azt kell követnie, hogy pontosan milyen kérdéseket kell megvitatni. A feladattábla segítségével ez könnyen elvégezhető.
4. Adjon hozzá egy „Válaszra vár” oszlopot
Ha szellemi munkában dolgozik, néha szüneteltetnie kell egy feladaton, amíg megvárja, hogy egy másik személy válaszoljon egy kérdésre vagy hiányzó információkra. Ha létrehozott egy személyes feladattáblát, ezek a ragadós kérdések könnyen nyomon követhetők a Várakozás a válaszra oszlop segítségével. Amikor áthelyezel egy feladatot oda, jelöld meg a kártyán, hogy pontosan kitől vársz választ, és mit fogsz tenni, ha megkapod a szükséges információkat. Ez lehetővé teszi, hogy addig tartsa az irányt, amíg nincs ereje befolyásolni a helyzetet, és hatékonyan folytathatja a munkát, amikor a szükséges információk megérkeznek. Ennél is fontosabb, hogy a megoldatlan problémákat biztonságos helyre helyezze, és megszabaduljon a mögöttestől szorongáshogy valami nem történt meg.
Az „Üzleti kommunikáció új alapelvei” című könyv üzleti eseteken, valamint a pszichológia és idegtudomány területén végzett legújabb kutatásokon alapul. Ebből megtanulod, hogyan kell szisztematikusan gondolkodni, mit kell tenni a munkafolyamat újjáépítéséhez a szervezetben, a csapatban és az egyes alkalmazottakban, és más érdekességeket.
Vegyél egy könyvetOlvassa el is📌
- 5 attitűd, amely megkülönbözteti az igazán értékes alkalmazottakat a hétköznapiaktól
- 8 legjobb álláskereső alkalmazás
- Ki a scrum mester és hogyan válhat azzá
A hét legjobb ajánlatai: kedvezmények az AliExpress, Zarina, Button Blue és más üzletekből