8 hiba, ami miatt a teendők listája nem működik
Vegyes Cikkek / / April 22, 2022
Legtöbbjüket egyáltalán nem nehéz elkerülni.
A teendők listája segít világosan megtervezni a napot, és a fontos feladatokra összpontosítani. De óvatosnak kell lennie: egy hiba - és ez a hasznos eszköz kaotikus szemétlerakóvá válik, amelyet lehetetlen megbirkózni. A termelékenységi szakértők azonosították a tennivalók listájának leggyakoribb hibáit, és azonosították azokat, amelyekkel elkerülhetők.
1. Ne írj le dolgokat
Nyilvánvaló, de azért érdemes felidézni: ha kizárólag a fejedben tartja a feladatlistát, akkor valamit biztosan elfelejt. Ha lejegyzi a dolgokat egy papírfüzetbe, jegyzetekbe a telefonon vagy egy dokumentumba a számítógépén, akkor még akkor is tiszta képet kaphat, ha gondolatai a fáradtságtól kezdenek összezavarodni.
Jen Yager szociológus és menedzsmentedző megjegyzi, hogy ez azt is lehetővé teszi, hogy felelősségteljesebb legyen a feladatokért. „A különböző dolgok, amelyek más-más irányba húznak, egyszerűen eltűnnek, mert világos terv van a szemed előtt” – magyarázza a szakember.
2. Kezelje a teendők listáját kívánságlistaként
Természetesen jó lenne megvalósítani azt az ötletet, ami pár napja eszedbe jutott, de tedd fel magadnak a kérdést: „Valóban ezt akarom ma csinálni?”
Időgazdálkodási szakértő és szerző könyveket „Nyugodt érzés. Termelékenység és nyugalom az örökös határidők korában ” Laura Vanderkam úgy véli, hogy nincs értelme olyan feladatokat felvenni a listára, amelyeket nem tervez. – Ha nem sorolja fel őket, ugyanúgy visszavonva maradnak. Ezenkívül segít elkerülni a bűntudat érzését ”- jegyzi meg a szakértő.
Hozzon létre egy külön listát a nagy dolgokról és projektekről, amelyeket szeretne megvalósítani, de később. David Allen termelékenységi szakértő „talán egyszer” listának nevezi ezt. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy megmentse ötleteit, és ne terhelje túl a napirendet.
„Ne feledje, hogy a teendők listája egy termelékenységi eszköz, nem pedig egy varázslatos lista arról, hogy mit szeretne elérni” – emlékeztet Jen Yager.
3. Túl sok feladatot adjon hozzá a listához
Laura Vanderkam szerint az egyik legnagyobb hiba az, hogy túl ambiciózusnak kell lenni a listakészítés során. Jobb, ha lerövidítjük és rangsoroljuk a feladatokat.
„A tennivalók listája 3-5 feladatból álljon, amelyeket ma fogsz elvégezni. Igen, még sok olyan projektje van, amely figyelmet igényel. De ideális esetben a teendők listája egyfajta szerződés önmagaddal. Ön megígéri magának, hogy pontosan ezeket a feladatokat teljesíti, bármi más is felmerül” – összegzi a szakember.
A kevésbé fontos feladatokat pedig mindig el lehet osztani a hét vagy hónap legközelebbi napjaira.
4. Ne bontsd apró lépésekre a nagy dolgokat
Gyakran olyan dolgok kerülnek fel a listára, amelyeknek egyszerre több lépést kell végrehajtani. Az ilyen nagy projekteket óvatosan kell kezelni.
Mike Vardy, a Productivityist produktivitás blog készítője úgy véli, hogy a nagy feladatok kis részekre osztása nélkül nem érheti el a maximális eredményt.
Grace Marshall, a termelékenységi edző hozzáteszi, hogy a nagyok vegyes listájával, például egy webhely készítése és Az olyan apró dolgok, mint például egy új köteg névjegykártya rendelése, sokkal valószínűbb, hogy elhalasztjuk a nagy projekteket után.
„Ez azért történik, mert amikor akciós üzemmódban vagyunk, olyan egyszerű feladatokat szeretnénk vállalni, amelyeket biztosan meg tudunk oldani. Olyan, mint egy addiktív számítógépes játék. Soha nem ajánlják fel nekünk, hogy egy lépésben megmentsük a világot a zombiktól, vagy kincset találjunk. Ehelyett egyik pályán a másik után megyünk végig, és sorra teljesítjük az összes küldetést” – magyarázza Grace Marshall.
5. rosszul fogalmazott
Michael Vardy blogger azt tanácsolja, hogy mindig használjunk igéket. Az olyan rövid kifejezések helyett, mint a "Seryozha, email" ragaszkodjon az egyértelmű kifejezésekhez, például: "Eladási adatok küldése Szergejnek e-mailben."
„Képzeld el, hogy át kell adnod a felelősséget valaki másnak. Ha a feladatleírást egy igével kezdi, akkor az ember sokkal könnyebben megérti, mit kell tőle elvárni. Te a jövőből vagy, és ott van az a személy. Egyszerűsítse le feladatát, és szabaduljon meg a homályos megfogalmazástól” – ajánlja Michael Vardy.
6. Kezelje a beérkező leveleket teendőlistaként
Ha hagyja, hogy a postán érkező e-mailek irányítsák a napját, akkor minden idejét mások problémáinak megoldására pazarolja. „Legyünk őszinték: az üzenetek áramlása soha nem szárad ki. Nem csoda, hogy úgy érezzük, nincs energiánk semmi másra” – mondja Grace Marshall, a termelékenységi edző.
Gondoljon a stratégiai céljaira – ambiciózus proaktív projektekre, az évre vonatkozó kívánságokra vagy globális fejlesztési irányokra. Milyen gyakran jelenik meg ezek közül valamelyik az e-mailjében? Ha ritka, akkor jobb, ha más feladatokra fordítja a figyelmét.
7. Ne szakítson időt a pihenésre
Az időszakos szünetek, mint például egy séta a parkban vagy egy ötperces légzőgyakorlat segítik a feltöltődést és az erőnlétet. Ez pedig nem kevésbé fontos, mint a következő feladat törlése a listáról.
„Sokan értelmetlennek tartják, hogy valami „nem produktívat” adjanak a listájukhoz. Egy kis pihenés azonban segít abban, hogy mélyebben és hatékonyabban összpontosítsunk a későbbi feladatokra. Legyen a szünetek valami természetes és megkérdőjelezhetetlen számodra. Ez egyensúlyba hozza az energiát, koncentrált marad, és megelőzi a kiégést” – mondja Lee Chambers wellness tanácsadó és pszichológus.
8. Sorolja fel a felesleges feladatokat
Mindig jó megnézni, mit csináltál. De ez nem jelenti azt, hogy érdemes nagyszámú elemi feladatot hozzáadni az ütemtervhez.
„Bár a kis tevékenységek és szokások rögzítésének előnyei is vannak, sokkal több árnyoldaluk is van. Nehezebbé válik a feladatok rangsorolása, bonyolultabbá válik a lista, és néha mérgező a termelékenység, ami túlterheltséghez és halogatáshoz vezet. Emellett lehet egy hamis érzés, hogy egy nap alatt sok mindent sikerült megcsinálnunk, pedig valójában alapvető dolgokkal vacakoltunk” – mondja Lee Chambers.
Az apróbb szokásokhoz és rituálékhoz, például vitaminbevitelre vagy testmozgásra való emlékeztetőkhöz a szakértő speciális alkalmazásokat javasol, mint pl. szokáskövetők.
Olvassa el is🧐
- Hogyan lehet gyorsan és kényelmesen megtervezni egy hetet futólista segítségével
- Egyszerű tervezési rendszer azoknak, akik belefáradtak az időbeosztásba, a célokba és a tennivalókba
- 9 egyszerű lista, amely segít produktívabbá válni