Hogyan egyszerűsítheti le a feladatokat, hogy abbahagyja a halogatást, és többet tegyen
Vegyes Cikkek / / December 22, 2021
Ez a megközelítés segít megbirkózni a legkellemetlenebb feladatokkal is.
Minél többet kell tennie, annál nehezebb lesz elkezdeni. És minél nehezebben kezdődik, annál többet spórolunk. A probléma megoldása az, hogy mindent leegyszerűsít, amit csak lehet. Legalábbis ezt gondolja Greg McKeon, író és üzleti coach, aki a Google-nál és a Facebooknál dolgozott.
Az Effortless című könyvben. Tedd könnyebbé. ”McKeon elmagyarázza, hogyan lehet sikeres és nem ég ki. A "MYTH" kiadó engedélyével a Lifehacker kiadja a nyolcadik fejezetet, amely a feladatok egyszerűsítésének módjairól szól.
1998 februárjában Seattle-ben megjelent Peri Hartman Peri Hartmannel 2020. április 17-én folytatott beszélgetésből. az Amazon raktárának otthont adó ötemeletes téglaépületből, hogy találkozzanak Jeff Bezosszal és Shel Kafannal, a cég első alkalmazottjával és digitális fejlesztési igazgatójával. Miután elhaladt néhány ház mellett, elment egy kis kocsmába a híres Pike Place Marketen, hogy vacsora közben mindent megbeszéljen velük.
Bezos Azért jöttem össze, mert sokat gondolkodtam azon, hogy rendeljek-e gyorsan fejlődő webáruházamból, ami akkor még nem volt túl egyszerű. A rendelés leadásához a vásárlónak egy hosszú, többlépcsős eljáráson kellett keresztülmennie, ami aztán természetes volt az online rendeléseknél.
Az oldal, ahová a nevet be kell írni - kattintson az egérrel. Az oldal, ahová a cím első sorát kell írni - kattintson. Város, irányítószám, típus hitelkártya, kártyaszám és lejárati dátum. A számlázási cím megírásához még néhány űrlapot kellett kitöltenem különböző oldalakon - kattints, kattints, kattints! Szállítási cím – kattintson újra. Akkoriban még nem volt automatikus kiegészítés, így a vásárlás befejezése néhány percet is igénybe vehet.
A vacsoránál mondta Bezos Richard L. Brandt, egy kattintás: Jeff Bezos és az Amazon.com felemelkedése (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : „Kevésbé kell tenni a rendelési rendszert. Hogy a vásárló minden erőfeszítés nélkül megrendelhesse a terméket. Nincs más dolgod, mint rákattintani – és kész is."
Hartman arra a napra emlékeztetve azt mondja, hogy a feladatmeghatározás kristálytiszta volt: "A cél az egyszerűsítés." Bezos megértette: „Minél több lépést tesz meg a fizetéshez, annál több idejük van [a vásárlóknak], hogy meggondolják magukat. Ha mindent úgy rendez el, hogy a felhasználó egy kattintással vásárolhasson, nagyobb valószínűséggel meg is valósul."
Akkoriban még új volt az online vásárlás ötlete, és sokan féltek az online vásárlástól. Az adatbevitel és az egérkattintás hosszú procedúrája kényelmetlen és sokkal fárasztóbb volt, mint amit mindenki megszokott: menjen a pénztárhoz, és adja át a kártyát a pénztárosnak. Nehézséget és problémát jelentett, hogy minden alkalommal ki kellett nyomtatni a címet, a kártyát és a számlaszámot. Nagy áttörésre volt szükség ahhoz, hogy mindezt egyetlen kattintással lecseréljék.
Ma az egykattintásos vásárlási döntés számunkra kézenfekvőnek tűnik. De aztán Hartman, művelt és szenvedélyes programozó, két-három hónapot töltött a rendelés minden lépésének racionalizálásával, egyszerűsítésével, és fel sem merült benne, hogy egy kattintással meg lehet vásárolni. „Senki sem csinálta” – magyarázta. - Jeff azt javasolta: "Csináljuk meg." És megtettük."
Az Amazon kiadtaMike Arsenault: Mennyire értékes az Amazon's1 – Click Patent? Milliárdokat ér, ”Rejoiner, elérve 2020. október 15-én. egy kattintással rendelhető szabadalom, amely közel 20 éve hatalmas előnyt jelent a versenytársakkal szemben. Ezt az egyetlen innovációt nem lehet eléggé hangsúlyozni: óriási mértékben hozzájárult az online kereskedelem fejlődéséhez.
A legegyszerűbb lépések azok, amelyeket nem.
Csodálkoztam, hogy Hartman hónapokig egyszerűsítette a fizetési folyamat minden lépését anélkül, hogy erre gondolt volna távolítsa el a lépéseket és egyszerűsíteni maga a folyamat. Ez azért van, mert óriási különbség van a két megközelítés között.
Bármilyen egyszerű is a lépés, könnyebb nem tenni semmit.
Amikor a fiam 12 éves volt, célul tűzte ki, hogy 14 éves kora előtt csatlakozzon a cserkészekhez. A cél kétségtelenül nagyon ambiciózus volt, de együtt vettük, és ünnepelni kezdtük a fejlődést. Közvetlenül a tizennegyedik születésnapja előtt belefogott az utolsó projektbe, amelyben egy 40 fős csapat egy embernek 180 méteres kerítést kellett újjáépítenie - az előző egy éve égett le a tűzesetek során Kalifornia. A fiúnak csak egy projektjelentést kellett írnia. Könnyű feladatnak tűnik, de két év folyamatos munka után a projektnek ezt a részét annyira elfáradtunk, hogy könnyebbé vált. elhalasztani.
Előzetesen elkezdtünk dolgozni a projekten, és mire a lelkesedés elszállt, már félúton voltunk a cél felé. De úgy tűnt, hogy a projekt második része jobban megijesztett minket, mint az első. Nem állhattunk meg azon gondolkodni, hogyan lehetne tovább javítani a jelentést: egy előszó tele élénk és pontos részletekkel, több tucat fényképeket, professzionális tervezés. Az a tény is olajat adott a tűzre, hogy láttuk más felderítők fülbemászó projektjeit, akik hosszú órákon át elmélkedtek rajtuk. (vagy inkább, amelyen a szüleik órákon át pórul jártak), és az erőfeszítés mértékét tekintve a léc egyre magasabbra emelkedett, felett.
Tehát a projekt elakadt. Amint arra gondoltunk, hogy visszatérünk dolgozni, azonnal elviselhetetlenné vált. A napok teltek és teltek, anélkül, hogy bármiféle előrelépés történt volna. Két héttel később, véletlenül, elkezdtem tanulmányozni az egyszerűsítés folyamatait összetett struktúrákban. Aztán eszembe jutott: túlbonyolítottuk a projektet. Azzal, hogy még mentálisan is annyi lépést tettünk hozzá, még egy következő lépést is megnehezítettünk magunknak.
Így hátrébb lépve feltettük magunknak a kérdést, hogy milyen minimális lépéseket kell megtenni a munka befejezéséhez. A riporthoz nem kellett külön fakötést készítenünk. Nem kell feltétlenül az összes képet felvennie. Nem kellett egy-egy fotóhoz kilométeres leírásokat írnunk, és nem kellett szokatlan borítót kitalálni. A jelentés előszava nem egy életre szóló feladat.
Röviden, összeállítottunk egy általános listát az igazán fontos lépésekről: nyomtasson ki 20 mondatot vagy idézetet. Nyomtassa ki őket. Vágni. Ragasszon papírra. Nyomtass valami borítót. Helyezzen be három elválasztót. Írjon és nyomtasson egy háromoldalas esszét, amely csak a feltett kérdésekre ad egyértelmű választ. Vigye be a jelentést az irodába és adja át. Kész!
A „lefagyás” szakaszból néhány nap alatt átment egy fontos projekt a fiam számára, mert a minimális számú lépést azonosítottuk és teljesítettük. A fiam egy héttel tizennégy éves kora előtt cserkész lett.
Természetesen ez a megközelítés nem csak Scout projekteknél működik. Csak tegyél fel magadnak egy általános kérdést, amely segít elkerülni a gyötrelmes fejfájást, és fontos, de hihetetlenül nehéznek vagy zavarosnak tűnő feladatokat hajt végre.
Az egyértelműség kedvéért, a lépések minimális számának megadása nem jelenti azt, hogy „lecsapj rá” vagy olyan dolgot csinálj, amire nem leszel büszke. Csak a felesleges lépések feleslegesek. Ezek megszüntetésével energiát fordít a projekt befejezésére. Bármely területen az ügy lezárása sokszor jobb lesz, mint olyan redundáns lépések hozzáadása, amelyek nem adnak hozzáadott értéket a projekthez. A befejezésre pedig csak büszkének lehetünk.
Ahhoz, hogy bármiben sikeres legyél, be kell fejezned.
Nem mindig van szükség további erőfeszítésekre
Az enyém iskola a legjobb barátom kevesebb időt töltött tanulással, mint én, és az osztályzatai is jobbak voltak. mi a titok? Amikor a tanár megkérte, hogy csináljon valamit, pontosan azt tette, amit kértek tőle, és semmi többet. Tovább mentem: többet olvastam, mint kértem; a szükségesnél több információt keresett.
Annyira igyekeztem túlteljesíteni a programot, hogy magára a programra már nem maradt energiám. Az egy dolog, hogy rendkívül fontos ügyekben extra erőfeszítéseket teszünk (például műtéti beavatkozás után plusz beavatkozást végezni, nehogy fertőzés kerüljön a sebbe). Az pedig egészen más, ha felesleges, mesterséges simításokat adunk hozzá.
Levezettem magamnak egy szabályt: plHa arra kérik, hogy tegye meg x-et, az nem elég jó ok y megtételére. Például, ha felkérték, hogy írjon egy prezentációt, akkor ez nem elég ok arra, hogy diákat készítsen videókkal, szórakoztató grafikákkal és rengeteg információval. Milyen gyakran kellett nézni előadások túl sok diával vagy túl sok szóval minden dián? Vagy egyáltalán túl sok van benne? Tényleg azt akarod, hogy valaki a helyedben legyen?
Egy okosabb megközelítés bizonyítja Lajos V. Gerstner, Jr., Ki azt mondja, hogy az elefántok nem tudnak táncolni (New York: Harper Business, 2003), 43. kicsi, de kulcsfontosságú az IBM radikális változásához. A vezérigazgatói posztot éppen most átvevő Lou Gerstner Nick Donofrio felsővezetőt hívta meg, hogy beszéljen a közgyűlésen. Gerstner így emlékszik vissza: „Abban az időben az IBM-nél minden fontos megbeszélés standard formátuma egy csúcstechnológiás kivetítőket és grafikákat használó prezentáció volt. Nick éppen a második diára lépett, amikor odamentem, és kikapcsoltam a kivetítőt, próbáltam a lehető legudvariasabban csinálni ebben a helyzetben. Hosszú kínos szünet után azt mondtam: "Csak beszéljünk a te dolgodról."
Az előadások többsége állítólag csak arról szól, hogy „az üzletről beszéljünk”. Röviden: a következő alkalommal, amikor jelentést kell írnia, prezentációt kell készítenie vagy elő kell állnia marketing trükk, elűzi a kísértést a szükségtelen kiegészítések beszúrására. Nemcsak téged, hanem a hallgatókat is elvonják. Most, amikor prezentációt készítek, hat diát készítek tíznél kevesebb szóval.
Rendkívül ritka, hogy az elsődleges feladat elvégzéséhez szükséges további erőfeszítésekre van szükség. Jobb csak egy kötelező programot futtatni, mint semmit sem csinálni.
Elölről kezd
Amikor az Apple vezető tervezőcsapata találkozott Steve Jobsbemutatni az iDVD-vé vált tervét (ez az elavult segédprogram lehetővé tette a felhasználók zenét, filmeket és digitális fényképeket írnak számítógépről lemezre), megvárták, hogy a főnök csodál. Csodálatos felhasználóbarát kialakítás volt, és bár a programnak több funkciója és funkciója volt, a tervezők büszkék voltak arra, hogyan sikerült leegyszerűsíteniük a termék eredeti verzióját, amihez a kézikönyv ezerbe került oldalakat.
A csapat azonban nagyon hamar rájöttFarhad Manjoo, „Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere”, Fast Company, 2010. július 1.hogy Jobs másra gondolt. A táblához lépett, rajzolt egy téglalapot, és így szólt: „Itt egy új program. Egy ablaka van. Behúzod a videót ebbe az ablakba, rákattintasz a "Rögzítés" gombra – és kész. Íme, mit fogunk tenni."
Mike Evangelist, az egyik terméktervező a velejéig megdöbbent. Azt mondta: "Még mindig megvannak a diák, amelyeket arra a találkozóra készítettem - hihetetlenül trükkösek." Csak később, visszatekintve látta tisztán, hogy "minden más funkció csak közbeszól". Az Evangelist szerint az döbbentette meg a legjobban, hogy ő és csapata félreértették maga a folyamat. Egy hihetetlenül összetett termékkel kezdték, és megpróbálták leegyszerűsíteni, Jobs pedig az ellenkező oldalról indult. A nulláról indult, és kitalálta, hány minimum lépés kell az eredmény eléréséhez.
Annyira hozzászoktunk életünk összes folyamatának összetettségéhez, hogy ritkán próbálunk kételkedni ennek szükségességében.
Például ennek a könyvnek az írása közben elindítottam egy podcastot. Kezdetben az utasítás, amelyet minden vendégnek küldeni akartam, 15 lépésből állt.
- Regisztráljon a Zencastr.com oldalon, és adja meg hitelesítő adatait.
- Felhasználónév: XYZ.
- Jelszó: ABC.
- Kövesse a Zencastr e-mailjében található hivatkozást, amely röviddel a regisztráció után érkezik az Ön e-mailjébe.
- Ha Chrome-ot használ, a jobb videóminőség érdekében engedélyezze a Zencastr számára, hogy értesítéseket küldjön Önnek.
- A 3. lépés védelme érdekében vegye fel a Zencastr könyvjelzők közé (kattintson a csillag ikonra a Chrome menüsor jobb oldalán).
- Erősítse meg a mikrofontesztet a Pass gombra kattintva.
- Ha nem működik, kattintson a hangsáv közepén található ikonra a saját nevével, hogy megtudja, mi a probléma, kattintson a hivatkozásra, és végezze el a hibaelhárítást.
- Kérjük, erősítse meg, hogy hall engem, és a Zencastron keresztül tudunk kommunikálni.
- Kövesse a linket Zoomoláse-mailben elküldjük Önnek; az első betűben is szerepelnie kell.
- Amint beengedem a szobába a Zoomban, azonnal kapcsolja ki a mikrofont.
- Változtassa a videót nagyításra.
- Miután engedélyeztem a Zoom és a Zencastr rögzítését, ellenőrizze, hogy mindkét programban látja-e a felvétel ikont, és köszönjön mindenkinek.
- És kész is van!
- A munkamenet végén az ablak bezárása előtt jelentkezzen ki a Zencastrból.
Jómagam belefáradtam ennek a kézikönyvnek az olvasásába. Mit is mondhatnánk a vendégekről, akiknek mindezt pontról pontra kell megtenniük!
És a nulláról kezdtem. Megkérdeztem magamtól: "Hány lépést kell tennie egy személynek, hogy kapcsolatba lépjen velem a Zencastron keresztül?" A válasz megfogalmazása után lerövidítettem az utasításokat.
- Kövesse a Zencastr által e-mailben küldött linket a regisztráció után.
- A felvételről magam gondoskodom, neked pedig csak csatlakoznod kell a chathez.
Itt van! Csak két egyszerű lépés. Ha életed dolgai túl sok lépésből állnak, próbáld meg a nulláról kezdeni. És ha kikövezheti az utat ugyanazon eredmény felé, csak tegyen kevesebb lépést.
Maximalizálja a meg nem tett lépéseket
2001 februárjában 17 szabad gondolkodású ember találkozott Snowbirdben, egy utahi síparadicsomban, magasan a Wasach-hegységben. Pihenni, beszélgetni, enni, síelni és szoftverekről beszélgetni készültek. Beszélgetéseik eredménye most testet öltöttJim Highsmith, „Történelem: The Agile Manifesto”, Agile Alliance, 2001. egy jól ismert „Kiáltvány agilis fejlesztés szoftver". Ebben szabályokat fogalmaztak meg a jobb szoftverek fejlesztésére, amelyek megkönnyítik a felhasználó munkáját az akadályok és az interferenciák eltávolításával.
A Kiáltvány 12 alapelvének egyike kimondjaAz Agilis Kiáltvány alapelvei: "Az egyszerűség – a felesleges munka minimalizálásának művészete – elengedhetetlen." Ez azt jelenti, hogy a fejlesztés célja olyan termék létrehozása, amelyre a felhasználónak szüksége van, és ha ez kevesebb hosszú kóddal és kevesebb kiegészítő funkcióval érhető el, akkor pontosan erre van szüksége belépni.
Bár ez az elv a szoftverfejlesztésre is vonatkozik, a mindennapi életünkhöz igazíthatjuk élet, például: "Az egyszerűség – a meg nem tett lépések maximalizálásának művészete – rendkívül szükséges." Más szóval, bármennyire is jelentős a célunk, erőfeszítéseinket csak a lényegesre kell összpontosítanunk. Minden apró lépés elpazarolt lehetőségbe kerül, kiküszöbölése pedig több időt, energiát és kognitív erőforrásokat, amelyek az igazán fontos feladatokra irányulnak.
Meglepődhet, mennyi nehéznek tűnő célt lehet elérni, és mennyi nehéz feladatot lehet néhány lépésben megoldani. Ahogy írja Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: Minden, amit az idei NFL-ről tudnod kell (New York: Ballantine Books, 2006. július 14.). Andy Benoit sportrovatvezető szerint a legtöbb zseninek "nem azért sikerült, mert nehéz rejtvényeket fejtett meg, hanem azért, mert a felismerhetetlen egyszerűség útján járt".
Az Effortless nagyszerű útmutató azoknak, akik kevesebb idő alatt többet szeretnének elérni. De a könyv azoknak is segít, akik belefáradtak a véget nem érő rohanásba és fárasztó ügyekbe.
Vegyél egy könyvetOlvassa el is☝️💡
- Hogyan végezzen többet, állítsa be helyesen a feladatokat és kezelje az alkalmazottak idejét
- Hogyan csoportosítsd helyesen a feladatokat, hogy mindennel lépést tarts
- Személyes Kanban: Hogyan tanuljunk meg időben dolgozni
5 ok, amiért fel kell venni a beyosa élvező ölelés párnát a magadnak és szeretteidnek szánt ajándékok listájára