Hogyan segíthetünk egy új alkalmazottnak alkalmazkodni, ha a munka távolról történik?

A koronavírus-járvány kezdetével a munkaerőpiac drámai változáson ment keresztül. Az interjúk átkerültek az online formátumba, a cégek távoli helyre helyezték át alkalmazottaikat, és az álláspályázathoz már nem kell az irodába jönni.

Az ismeretlen valóságban megszűntek a régóta bevált módszerek a munkavállalók bevonására: most már az újonnan érkezők hetekig nem jelennek meg az irodában, vagy akár egy másik városban élnek.

Miben különbözik az online onboarding a szokásostól

Első pillantásra úgy tűnik, hogy a távmunka nagyszerű lehetőség egy kezdő számára. Nem kell kommunikálnia a csevegő kollégákkal, nem kell időt vesztegetnie, hogy lenyűgözze a "régi gárdát", vagy valamilyen imázst fenntartson. Valójában minden kommunikáció üzleti jellegű és ritkább lesz.

És pontosan ez a fő nehézsége az online beléptetésnek. Az új alkalmazott kiakad a megszokott irodai életéből. Nem főz a vállalati értékek közös üstjében: nem beszélget a kollégákkal a szünetekben, nem kommunikál feleslegesen más részlegekről érkezőkkel, hiányzik a közös

tevékenység. És nem valószínű, hogy egy ilyen ember kötődik egy hangulatos irodához egy gyönyörű helyen. Így sokkal nehezebb egy új munkatársat motiválni és hosszú ideig megtartani.

Ráadásul az irodában és egy távoli helyen az alkalmazkodási eszközök jelentősen eltérnek egymástól.

A vállalatok pedig vagy nem működő sémákat használnak, és nem birkóznak meg az újonnan érkezők távoli helyhez való alkalmazkodásával, vagy általában megfeledkeznek a beépítésről, ha távolról van szó. alkalmazottak. Utóbbiakat egyedül hagyják otthon, és nem ajánlanak nekik semmilyen segítséget vagy útmutatást. Aztán az emberek gyorsan elhagyják a céget anélkül, hogy igazán felismernének senkit.

Melyek az online adaptáció fő feladatai

Két dolgot kell figyelembe venni a távoli csatlakozás során.

1. Fontos, hogy az alkalmazott a csapat tagjának érezze magát, még akkor is, ha nincs az irodában. Ehhez folyamatosan kapcsolatot kell tartani az illetővel, és azonnal segíteni kell a felmerülő problémákon. És új körülmények között mindenkinek megvannak.
2. Szükséges, hogy a munkavállaló világosan megértse, mit várnak el tőle, és mire számíthat. A munkakörülményekről, feladatokról, lehetőségekről érdemes a legteljesebb tájékoztatást adni az első napokban.

Egyrészt segít az újoncnak elkerülni a kommunikációs hiányosságokat, és jobban érzi magát a csapatban anélkül, hogy túl sok érzést érezne feszültség a nehézségek miatt. Másrészt lehetővé teszi az ember számára, hogy világosan megértse felelősségét. A második kihívás éppolyan fontos, mint az első: a közvélemény-kutatások azt mutatják, hogy az elvárások és a valóság közötti eltérés a távozás gyakori oka. Tehát őt nevezték elÁlláskereső Nemzet Tanulmány 2018 / Jobvite A megkérdezett munkavállalók 43%-a a munkavállalás első három hónapjában távozók közül.

Kit kell bevonni az alkalmazkodási folyamatba

Jobb ezeket az embereket előre meghatározni, hogy mindenki világosan megértse feladatait és szerepeit. Ebben az esetben annak a valószínűsége, hogy valamilyen vakfolt megmarad. Érdemes a onboardingra vonzani:

• HR menedzser. A szervezési teher rá fog hárulni. Alkalmazkodási tervet kell készítenie, utasítania kell a vezetőt és a mentort, és be kell mutatnia az újonnan érkezőt a cégnek.
• Közvetlen menedzser. Ő határozza meg a feladatokat, irányítja a munkát, visszajelzést ad és megoldja a kulcsfontosságú problémákat.
• Egy mentor. Olyan lehet, mint az egyik kollégákés a vezető. A mentor segít a napi tevékenységekben, bemutatja a munka és a cég sajátosságait, megosztja a life hackeket és támogatja az újoncot.
• Csapattagok. Ezek általában annak az osztálynak az alkalmazottai, ahol a személy munkát kapott. Feladatuk nemcsak a közös találkozókon való részvétel, hanem a jövevény biztosítása, támogatása is.

Hogyan szervezze meg első munkanapját egy kezdő számára

A fő feladat a cég és a dolgozók megismertetése, valamint a közeljövő munkafeladatainak meghatározása.

Ismerkedés a cég értékeivel

Egyes cégeknél az újonnan érkezőknek azonnal küldenek egy csomó dokumentumot postai úton, és felajánlják, hogy megismerkedjenek velük. Ennek eredményeként az ember egész nap olvashatja a munkaköri leírásokat, termékleírásokat, nézheti előadások egyedül a cég küldetéséről és értékeiről.

Ez nem a legjobb ötlet: fontos, hogy a munkavállaló először valós példákon keresztül ismerje meg a vállalati kultúrát, és csak azután foglalja össze az információkat dokumentumok és egyéb anyagok segítségével.

A céget és annak értékeit legjobb személyesen megbeszélni. Erre alkalmas a Welkam tréning vagy a vezetővel való találkozás.

Az első formátum akkor megfelelő, ha egyszerre több új ember érkezett a céghez. Ebben az esetben célszerű online konferenciát szervezni, ahol a HR vezető vagy a HR osztály vezetője beszél a cégről. Fontos, hogy konkrét példákra támaszkodjunk. Tehát, ha a szervezet értéke az ember, akkor érdemes leírni, hogyan gondoskodnak róluk (például pszichológiai képzést biztosítanak).

Első találkozás a vezetővel

Ha nem tervezünk wellness tréninget, akkor a vezető az első találkozáskor meséljen az újoncnak a vállalati kultúráról. Ezt is meg kell vitatni:

• a munkavállaló feladatai és felelősségei, minél konkrétabb, annál jobb;
• a munkavégzés technikai szempontjai, például a feladatok meghatározása és ellenőrzése, van-e jelentési rendszer, milyen szolgáltatásokat vesznek igénybe;
• a tervezésre vonatkozó előírások és találkozók;
• a fejjel való interakció sajátosságai munkaügyi kérdésekben (hol és mikor jobb írni);
• terv az első napra.

A beszélgetés során fontos kiemelni néhány fontos árnyalatot, amelyek miatt a kezdők általában aggódnak:

• mennyi ideig kell várni a feladatokra a válaszra, mielőtt emlékeztetne magára;
• mennyire egyértelműen szabályozott a munkanap, és milyen órákon és napokon nem lehet kapcsolatba lépni (távolról az emberek gyakran túlhajszolnak, ezért fontos megmondani, hogy mikor nyugodhatnak meg);
• hogyan alakul az ütemterv vakációkatmikor lehetséges az első szabadság, és hány napra adják;
• milyen szabályokat fogadnak el a társaságban a betegszabadságra és a szabadságra vonatkozóan;
• mely napokon és milyen részekben történik a fizetés.

Találkozás a kollégákkal

Szervezheti HR vezető vagy közvetlen vezető. Meg kell hívni annak az osztálynak a többi alkalmazottját is, ahol az újonnan jött, beleértve a mentort is, ha az ő szerepét nem maga a főnök vállalta.

Maga a találkozó a legjobb a nap közepén, például a Zoomban. Kezdetnek kérje meg az újoncot, hogy mutatkozzon be. Ha félénk, a vezető maga írja le az új alkalmazottat, és csak ezután adja át neki a szót.

Aztán hadd meséljenek magukról kollégák. Csak kérje meg őket, hogy ne csak a munkatapasztalatról, az oktatásról, a hobbikról beszéljenek előre, hanem a felelősségi körükről és az újonnan érkezővel való lehetséges érintkezési pontokról is. Ennek köszönhetően tudni fogja, hogy kihez és miért fordulhat.

A nap végén találkozó a menedzserrel

Ki kell deríteni, hogyan telt a munkavállaló első napja, milyen kérdései voltak, milyen nehézségek adódtak.

Az egyszótagú válaszok elkerülése érdekében további kérdéseket tehet fel, amelyek segítenek jobban elemezni a kezdő érzelmeit és gondolatait:

• mi tetszett a legjobban? Milyen dolgok okoztak kellemes érzelmeket, és melyek - szorongást?
• Mennyire áttekinthetőek és kényelmesek a munkaeszközök? Milyen nehézségekbe ütközött használatuk során?
• Hogyan értette meg az illető feladatait és felelősségét? Le tudná írni őket részletesen?
• Hogyan tervezi a munkavállaló a munkáját a következő napokban? Hol kezdjem? Mit vár el tőle?

Hogyan szervezze meg az első munkahetet egy újonc számára

Ebben a szakaszban fontos nyugalmat és bizonyosságot adni a kezdőnek. Ezért világos ütemtervet kell készítenie minden olyan ügyről és projektről, amelyben a munkavállaló részt vesz. Valószínűleg ezek különféle online találkozók lesznek egy vezető, mentor vagy csapat részvételével.

Ezenkívül időt kell szánnia a következőkre:

1. Az üzleti folyamatok elemzése. Ismételten meg kell mondani minden olyan szervezeti pontot, előírást és szabványt, amely fontos a munkavállaló számára. Minél jobban megérti az utóbbi a munka mechanikáját, annál gyorsabban tud alkalmazkodni.
2. Ismertesse a motivációs rendszert! Szükséges, hogy teljesen érthető legyen egy kezdő számára. Tudnia kell, hogyan számítják ki a fizetést, milyen bónuszokat kaphat, mit KPI meg kell csinálni.
3. Figyelmeztetés a lehetséges problémákra. Minden munkában vannak szűk keresztmetszetek, amelyek zsákutcákhoz vezethetnek. Ezért fontos megbeszélni a leggyakoribb problémákat, és elmondani, hogyan kell eljárni ezekben a helyzetekben. Jobb, ha figyelmezteti a kezdőt az összes lehetséges nehézségre.

A menedzser folyékonyan megvizsgálja ezeket a kérdéseket a kezdő munka első napján. Ekkora mennyiségű információt azonban lehetetlen egyszerre befogadni. Ezt többször meg kell ismételnie, hogy az alkalmazott ne maradjon le semmiről. Ezenkívül egy kezdő egyszerre több projektben is részt vehet. És fontos elemezni mindegyikük sajátosságait.

Hogyan szervezzük meg egy kezdő munka első hónapját

Ebben az időszakban egy munkafolyamatot kell felépíteni, ezért fontos, hogy a vezető vagy a mentor folyamatosan figyelje az újonnan érkezőt, kapcsolatban legyen. Ez lehetővé teszi, hogy ellenőrizzék és útmutató alkalmazottja, és ne hagyja magára a problémákkal.

A legkényelmesebb módja az online problémameghatározó rendszereken keresztüli interakció. Segítségükkel nyomon követhető a munkafolyamat, a munkavállaló tevékenységének órái (például mikor készít feladatokat, vagy elvileg mikor van a rendszerben). Ezzel elkerülhető a túlórázás, vagy éppen ellenkezőleg, a szükségtelen hanyagság. És azt is, hogy megértsük, mely feladatok okoznak több problémát egy kezdő számára.

Különös figyelmet kell fordítani a visszajelzésekre. Konstruktívnak, világosnak és következetesnek kell lennie. Az első hónapban jobb, ha naponta legalább többször kommunikálsz egy kezdővel videohívások vagy azonnali üzenetküldők segítségével. Az ilyen beszélgetések során tisztázni kell a feladatokat, ki kell rendezni a hibákat, segíteni kell a nehézségekkel való megbirkózásban és megnyugtatni, ha valami rosszul sült el.

Ez nem jelenti azt, hogy minden újonc tevékenységét figyelemmel kell kísérni. A lényeg az, hogy egyértelműen kitűzzünk neki egy feladatot, megadjuk az összes szükséges inputot, meghatározzuk az értékelési kritériumokat, és meghatározzuk, hogy a munkavállaló hogyan és mikor kap visszajelzést az elvégzett munkáról.

Hogyan értékeljük az adaptációs eredményeket

Bár a próbaidő gyakran három hónapig tart, az első próbaidő végére a munkavállalónak teljes mértékben alkalmazkodnia kell az új munkakörhöz. A túl hosszú felvételi folyamat veszteséges üzleti végül is a valódi eredmények fontosak.

Éppen ezért az első hónap munkaeredményeit követően érdemes online megbeszélést tartani az újoncnak a vezetővel vagy a HR vezetővel. A beszélgetés során érdemes egy kis felmérést végezni.

• Mennyire felel meg a munka a személyes elvárásoknak? Milyen pillanatokat szeretsz és melyek zavarnak?
• Hogyan épül fel a kommunikáció a kollégákkal? Milyen gyorsan és milyen hatékonyan sikerül velük megoldani a munkaproblémákat? Mik a problémák?
• Milyen irányba tervez elmozdulni a személy a munka keretein belül? Mik a személyes céljai és céljai?
• Világosak a vállalat fő céljai? Munkafeladatokhoz kapcsolódnak?
• Milyen érzelmeket vált ki a vállalati munka? Mennyire volt ideges vagy szórakoztató az első hónap?
• Volt-e technikai nehézsége a cégen belüli szolgáltatásokkal való együttműködés során?

Az ezekre a kérdésekre adott válaszok segítenek felmérni, mennyire magabiztos és nyugodt az újonnan érkezett, van-e kedve a vállalati munkához, és milyen problémákat kell megoldani.

A találkozó során fontos a részletes visszajelzés is: beszélje meg az újonnan érkezővel erősségeit és gyengeségeit, és mindenképpen dicsérje meg. A fejlesztést igénylő készségek megbeszélésekor konkrét ajánlásokat kell tenni. Ha a vezető nagyon ígéretesnek tartja az új alkalmazottat, akkor az utóbbinak már ebben a szakaszban további képzést lehet ajánlani.

Ha a beszélgetés eredményes, akkor ez növeli a munkavállaló lojalitását és bizalmát abban, hogy kényelmesen és hatékonyan dolgozni ennél a cégnél.