Hogyan kell ütemezni a találkozókat, hogy azok hatékonyak legyenek
Vegyes Cikkek / / September 07, 2021
Ne pazarolja az idejét.
Lehet, hogy nem szereted a találkozókat, de mégis meg kell tartanod őket. Ez minden vállalat munkafolyamatának elengedhetetlen része. A találkozások hasznosabbá és gyorsabbá tételének egyik módja a gondos ütemezés. Olga Demyanova közgazdász doktor könyve: „Gyors és hatékony találkozók. Az előkészítéstől a kívánt eredmény eléréséig. "
Az "Alpina Pro" kiadó engedélyével a Lifehacker kiad egy részletet a második fejezetből.
A találkozások önmagukban nem jelentenek problémát. Még szükségesek is, és a hatalom vezetői attribútuma. Meg kell szabadulnia a hosszan tartó haszontalan és eredménytelen összejövetelektől.
A találkozások leggyakoribb típusai:
- heti;
- stratégiai;
- dolgozók;
- jelentés;
- találkozók tervezése;
- ötletelés;
- üzleti beszélgetések és találkozók;
- eligazítások.
Mindezeket a típusokat négy fő csoportba lehet sorolni:
- időtartam szerint: gyors (legfeljebb 30 perc) és elhúzódó (több mint 1 óra);
- a résztvevők száma szerint: legfeljebb 10 fő;
- cél szerint: munkaügyi, politikai és információs;
- idő szerint: tervezett és nem tervezett.
Az értekezlet ütemezéséhez szükséges attribútumok
Mit tervezzen:
- célok;
- napirend;
- meghívottak listája;
- menetrend;
- információs anyagok;
- felelős a jegyzőkönyv betartásáért;
- előírások előadások.
A vezetőnek mindenekelőtt figyelembe kell vennie a találkozó céljait. Ez a napirend kiindulópontja és a résztvevők listája, ideje és szabályai.
Az értekezletek fő céljai:
1. Új információ - az információs találkozóhoz:
- fontos hírek és politikai változások;
- tervek és stratégiák megvitatása;
- rövid távú előrejelzés;
- új termékek és megközelítések bemutatása;
- a költségvetés megbeszélése;
- személyzeti kérdések.
2. Az események figyelemmel kísérése és operatív döntések meghozatala - rendszeres ülések esetén:
- fő kockázatok és nehézségek;
- az előrehaladás értékelésére szolgáló paraméterek;
- a legfontosabb folyamatok és a szükséges változtatások értékelése;
- megbeszélés arról, hogy mi történik: mi megy jól, mit kell javítani;
- a legfontosabb tanulságok és a cselekvések eredményei;
- erőfeszítések összehangolása;
- kommunikáció.
3. Motiváció - kreatív találkozók, új megközelítések kidolgozása és csapatépítés:
- cselekvési motiváció;
- kollektív döntéshozatal;
- tiszteletben tartva az egyéni és kollektív sikereket.
Így a cél befolyásolja a találkozó típusát és a szervezés modelljét. Például a tájékoztató ülések eltérnek a résztvevők számától és az időtartamtól. A rendszeresek tervezett jellegűek, időben gyorsabbak és korlátozott számú résztvevővel. A kreatív találkozók különleges előkészítést igényelnek: bútorok szervezése (általában külön asztalok), tea, kávé és kötetlen hangulat; nem követeli az öltözködési szabályzat betartását.
Eisenhower -mátrix a találkozó kérdéseinek rangsorolásához
Emlékeztetni kell arra, hogy a találkozó olyan platform, ahol fontos döntéseket hoznak, és leküzdik a problémákat. Az Eisenhower -mátrix az a terület, ahol minden problémát és kérdést összegyűjtenek. Fontosságuk és sürgősségük alapján rangsorolják őket.
Sürgősen | Ne siess | |
Fontos | A | B |
Nem számít | C | D |
A tér: fontos és sürgős ügyek
A fontos és sürgős ügyek terének üresnek vagy kicsinek kell lennie. Ez azt jelzi, hogy az esedékesség napját teljesíti. Ha sok ilyen eset van, ez a szervezetlenség jele. Példák a négyzetekre emelhető esetekre:
- az Ön funkcionális feladataihoz közvetlenül kapcsolódó és az Önét érintő esetek hatékonyság;
- esetek, amelyek meghiúsulása problémákat okozhat;
- a csapat egészségével és pszichológiai légkörével kapcsolatos kérdések;
- a csapat biztonságát érintő ügyek;
- amelyek eredményeit össze kell hangolni, vagy be kell mutatni a vezetőségnek.
B tér: fontos, de nem sürgős ügyek
Ha a megbízások vagy ügyek nem sürgősek, és nincsenek konkrétumok azok végrehajtására vonatkozóan, a végrehajtó maga nevezi ki időzítés. Ez a négyzet tartalmazza mindazokat a dolgokat, amelyek a vállalati funkcionalitáshoz kapcsolódnak, és azokat a dolgokat, amelyekben Ön dolgozik rendszeresen, és végrehajtásuk általában a vállalkozás általános ütemtervéhez kötött (például a végső előkészítés jelentés). Bizonyos időigényű kutatási feladatok tulajdoníthatók az ilyen eseteknek, de a munkaerőköltségek összege a befejezés pillanatáig nem tisztázott. Az első és a második négyzet feladatait folyamatosan figyelemmel kell kísérni, ezért célszerű felvenni őket az ülések napirendjére.
C tér: sürgős, de lényegtelen ügyek
Ezek zavaró tényezők. Gyakran egyszerűen zavarják a fontos feladatokra való összpontosítást, és csökkentik a hatékonyságot. Mindig emlékezz a céljaidra, és tanulj meg különbséget tenni a fontos és a másodlagos között.
Érdemes belépni erre a térre:
- kitűzte valaki az ülés oldaláról, ill tárgyalás;
- a beosztottak által megoldható kérdések megbeszélése;
- nem üzleti kérdések megbeszélése;
- elvont témák megbeszélése.
D tér: nem sürgős és lényegtelen ügyek
Az ebbe a kategóriába tartozó esetek nem népszerűsítik Önt a projektekben, de elvonják a figyelmüket a munkától.
- egyáltalán nem hoznak hasznot;
- hasznos egyáltalán nem foglalkozni velük;
- Időfalók.
Minden célnál a vezető tesz következő kérdések:
- Kinek van információja és tudása a vizsgált kérdésről?
- Kinek az érdekeit érinti ez a kérdés?
- Kitől függ a döntés?
- Kinek kell tudnia a megvitatandó információkat?
- Ki fogja végrehajtani a meghozott döntéseket?
A 99/50/1 módszert használhatja a projekt értekezletek ütemezésénél.
A vezető a projekt három fontos pontján szervez találkozókat:
- az elején - minden résztvevőt elmeríteni a projekt ütemében és a csoport csapatépítésében;
- közbülső szakaszban - az elvégzett munka eredményeinek megvitatása és a további kiigazítások, ha vannak szükséges;
- a célban, amikor a teljes térfogat 1% -át kell megvalósítani - előzetes összegzés céljából.
Ez az időzítés segít jobban kihasználni az értekezleteken eltöltött időt.
Napirend
A napirend az ülésen megoldandó feladatok terve. Világosan meg kell határozni az egyes beszédek idejét, külön időt kell szánni a megbeszélésekre és az összes résztvevő visszajelzésére.
A találkozó időpontjának tervezésekor fontos figyelembe venni a következőket:
- a napirendi pont fontossága;
- az egyes előadások időkorlátja;
- szükség esetén szünetet tart;
- Az esetek 20% -ában további fontos információkra van szükség.
A napirendet megküldik az ülés minden résztvevőjének.
Napirend az idő rögzítésével és a beszédek sajátosságaival
Napirend:
- A szerződések megkötésével kapcsolatos munka eredményei. Ivanov I. (15 perc).
- Problémák a kellékek szállításában. Petrov I. (15 perc).
- A projektmunka eredményei és tervei. Sidorov T. (20 perc).
Kezdés 11:00 órakor.
Vége 12:15.
Ki kell képeznie magát, hogy gyors és hatékony találkozókat tartson!
Az időre vonatkozó irányelvek:
Fontos és sürgős | 12 perc |
Fontos és nem sürgős |
24-36 perc Sürgős és fontos: 12 perc - itt működik a Pareto -elv: az idő 20% -a eredményezi az eredmény 80% -át, átlagosan egy órás (60 perces) találkozó esetén a legtermékenyebb idő 12 perc (60 perc 20% -a). Fontos és nem sürgős: általában tervezett. Az ilyen találkozók tényleges ideje 24–36 perc. Itt működik a 60/40 módszer, amely szerint a napi terv összeállításakor az idő 40% -át szabadon kell hagyni, 60% -ot elkülöníteni a tervezett munkákhoz, beleértve 20% -ot - "kiszámíthatatlan" és 20% -át - spontán felmerülő vagy kísérő. Az átlagos ülésidő egy óra (60 perc), a tervezett fontos, de nem sürgős ügyek ideje 24–36 perc (a 60 perc 40–60% -a). |
Nem fontos és sürgős | Delegáció és irányítás telefonon és más kommunikációs eszközökön keresztül, legfeljebb három perc az irányításhoz. |
Nem fontos és nem sürgős | A menedzsment általi delegálás és ellenőrzés, delegációnként legfeljebb egy perc. |
A meghívottak listája
A gyors értekezletek optimális résztvevői 5-7 fő. 8-12 fő elfogadható, ha az értekezlet vezetője segítő képességekkel rendelkezik.
Ötletek generálásához, célok kitűzéséhez és repüléshez az ideális összetétel legfeljebb 15 fő.
Van egy kimondatlan szabály a Google -nál - a résztvevők maximális száma nem haladhatja meg a 10 főt.
Az Amazonnak kétpizzás szabálya van: egy megbeszélésen annyi ember legyen, amennyi két pizzával megetethető.
Van egy 8-18-1800 szabály:
- nem több, mint 8 fő - munkakérdések megoldása;
- legfeljebb 18 - ötletelés, kollektív problémamegoldás;
- akár 1800 ember - információ és a kommunikáció lehetősége.
A Bain and Company tanulmánya szerint a döntéshozó csoportokban minden résztvevő több mint hét hozzáadása körülbelül 10% -kal kisebb hatékonyságot eredményez.
A közvetlenül felelős személyek kötelesek részt venni az üléseken.
Az Apple minden értekezleti elem mellett felsorolja a felelős személy nevét. Így minden alkalmazottnak világos felelősségi területe van a kijelölt megbízás keretében.
Ha gyakran szervez találkozókat, akkor ez a könyv biztosan jól jön: Olga Demyanova javasolja a tanulást 16 technikát és négy eszközt, amelyek segítenek javítani az üléseken résztvevők hatékonyságát.
Könyvet venni
Olvasson is🧐
- Hogyan lehet produktívabbá tenni a találkozókat
- 3 tipp, hogy mindig időben fejezze be a megbeszéléseket
- Life hack: hogyan kerüld el a haszontalan találkozókat a Zoom segítségével
Az iPhone értékesítése megkezdődött az AliExpress -en: 11 modell 22 ezer rubel kedvezménnyel