10 tipp a hatékony otthoni munkavégzéshez
Munkája / / January 07, 2021
1. Hozzon létre egyetlen munkaterületet az összes alkalmazott számára
Ezt ne engedje át a beosztottaknak, különben a kialakult folyamatok káoszsá válnak, amikor az alkalmazottak nem látják egymás munkáját, és nem értik, hogy ki miért felelős. Ennek eredményeként az elemi feladatok gátlásra kerülnek, a munkavállalók elveszítik az elkötelezettségüket, és a munka hatékonysága nulla.
Íme egy minimális eszközkészlet, amelyet hasznosnak találhat:
- Feladatkezelő. Kényelmes vele feladatokat kitűzni, figyelni az osztályok és az egyes dolgozók terhelését.
- Általános naptár. Ez segít megtartani a vakáció és a szabadnapok ütemezését, és olyan fontos eseményeket is megtervezhet, mint például az ügyfelekkel vagy kollégákkal folytatott telefonhívások, hogy ne kelljen személyesen emlékeztetnie rájuk az értekezlet résztvevőit.
- Messenger sürgős kérdések megoldásához. Létrehozhat egy általános csevegést az egész vállalat számára, valamint kisebb csevegőszobákat az egyes csapatok és projektek számára.
- Felhő adattárházak és dokumentummegoldások. Hasznosak lesznek az együttműködés során a hívások során, és a link megosztása könnyebb, mint a dokumentumok és a nehéz fájlok postai úton vagy egy üzenetküldőben történő elküldése.
Ez a szolgáltatás segít egyetlen információs terület megszervezésében az egész csapat számára. A Bitrix24 egyfajta vállalati társadalmi hálózat, ahol csoportokat hozhat létre, bejegyzéseket írhat és vállalati híreket küldhet. Hozzon létre egy vállalati oldalt, hívjon meg minden alkalmazottat oda, és dolgozzon ugyanúgy, mint az irodában, csak otthonról. Állítson be feladatokat és kövesse nyomon az előrehaladásukat, nyisson meg egy általános csevegést a vállalat számára, tartson tervezési és videokonferenciákat, ütemezze a találkozókat a naptárba. Van egy megosztott meghajtó a fontos dokumentumok tárolására, és a CRM segít az ügyfél interakcióinak ellenőrzésében.
Próbálja ki ingyen
2. Tartsa a kapcsolatot azokkal, akik otthon dolgoznak
A távmunka nem ok arra, hogy megfeledkezzünk a fegyelemről és áttérjünk egy szabad ütemtervre, amikor a "meg fogom csinálni, de akkor" elv szerint a tevékenységekre időt szánunk. A közgyűlésen mondja el az alkalmazottaknak az új munkaformát és határozza meg a munkanap határait: például 9 és 18 óra között mindenkinek kapcsolatba kell lépnie, és figyelmeztetnie kell legalább egy szabadidőre napok.
Bár valamennyien távolról dolgoznak, mégis egy csapat vagytok. Ossza meg a vállalati híreket, rendszeresen (legalább hetente egyszer) a teljesített feladatokról és az új tervekről, nyilvánosan ünnepelve az osztályok sikerét. Végül ne felejtsen el boldog születésnapot kívánni az alkalmazottainak. Ez segít megőrizni a csapatszellemet, és a beosztottak nem érzik magukat elfeledettnek és sorsuk elhagyottjának.
3. Adja meg a csevegés szabályait
A csevegés kényelmes eszköz, de vannak hátrányai. Az állandó üzenetáram ugyanolyan zavaró, mint a szomszédok fecsegése az irodában, ezért van értelme különbséget tenni a kommunikáció között, és külön beszélgetéseket indítani a sürgős kérdések és mindenféle beszélgetések között, nem ide vonatkozó. És ezt a csevegést tiszta lelkiismerettel el lehet maszkolni, és a munkanap vége után újra elolvashatja.
Ne használjon csevegést összetett problémák megoldására, ha meg kell kapnia a csapat összes tagjának véleményét. A kijáratnál rengeteg üzenetet kap, de nem jut el egyetlen, mindenkinek megfelelő megoldáshoz. Jobb, ha megállapodik egy hívásban, és a csevegésben rögzíti, hogy mire is jutott.
És ne próbáljon ne okozni felesleges zajt: ne osszon egy tucatnyi üzenetet a „Hello! Itt van. A feladat új. " Tartsa tiszteletben mások idejét, és ne kényszerítse a beszélgetőpartner figyelmét arra, hogy az értesítések folyamatosan elvonják a figyelmét.
4. Rendszeresen indítson videohívásokat a csapattal
Először is, segít abban, hogy az ujja lüktetjen, és újra eloszthassa a munkaterhelést, ha az egyik alkalmazott fojtogatja a feladatokat, egy másik pedig tétlenségtől szenved. Másodszor, ez egy jó eszköz a beosztottak hangulatának nyomon követésére: végül is a beszélgetésekben küldött rövid üzenetek nem közvetítik az intonációt, és egy személyes beszélgetés során megtudhatja, mi aggaszt kit.
Ne csengessen a műsorért. Tervezze meg az egyes beszélgetések tartalmát, előzetesen értesítse az összes résztvevőt a megbeszélésről, és ennek eredményeként hozzon létre egy jegyzőkönyvet a megbeszélésről: mit döntöttek, milyen feladatokat tűztek ki és ki felelős azok megvalósításáért. Nem kell minden héten telefonálnia, hogy nyomon követhesse a cég működését. Az alkalmazottak csak rendszeresen kommunikálhatnak menedzsereikkel, és ők már jelentést fognak tenni Önnek.
5. Készítsen világos munkarendet
Minden alkalmazottnak hozzáférnie kell minden olyan információhoz, amelyre munka közben szükség lehet. Ez különösen fontos az újonnan érkezők számára: naprakészen kell tartani őket, és a távoli helyen történő alkalmazkodás hosszabb időt vehet igénybe, mint az irodai élő kommunikáció esetén. Annak érdekében, hogy az új alkalmazott ne tévedjen el az információáramlásban, rendeljen hozzá egy kurátort, aki képes lesz megválaszolni a vállalat életével és munkájával kapcsolatos kérdéseket.
Ideális esetben a vállalat munkájával kapcsolatos tudásbázist úgy kell megszervezni, hogy a folyamatok még akkor sem maradjanak le, ha a legfontosabb alkalmazottak megbetegednek vagy szabadságra mennek. Készítsen dokumentumokat, amelyek nagyon részletesen elmagyarázzák, mit kell tenni a tipikus munkahelyi helyzetekben, és tegyék azokat nyilvánosan elérhetővé.
6. Rögzítse az összes feladatot a feladatokban
Ezt a szabályt nem csak kényszerű eltávolítás során kell alkalmazni. Ne támaszkodjon szóbeli megállapodásokra: ha nincs kitűzött feladat, akkor nem lesz eredmény.
Íme egyszerű szabályok, amelyekkel a feladatokat hatékonyan és időben lehet megoldani:
- Tisztázza a megbízását. Ne kényszerítse beosztottait pszichés játékra, vagy szó szerint halássza ki a további információkat. A munkavállalónak azonnal meg kell értenie, mit akarnak tőle.
- Jelöljön felelősöket és végrehajtókat. Ellenkező esetben fennáll annak a veszélye, hogy a beosztottak végtelenül egymás tetejére dobják a feladatot, és ennek eredményeként senki sem fogja megtenni.
- Állítsa be a határidőket. A „valamikor” elvégzendő feladat nagy valószínűséggel soha nem lesz teljes.
- Válaszoljon kérdésekre és adjon visszajelzést. Ez növeli a csapat iránti bizalmat, és növeli a feladat sikeres végrehajtásának valószínűségét.
7. Automatizálja a rutin folyamatokat
Az irodában minden egyszerű: ha nyaralásra kell pályázatot írni, az alkalmazott elmegy a HR-hez, kész formanyomtatványt kitölt, kitölti és aláírásra átadja. Önszigetelésben a szokásos kérdések problémává válnak: az egyik munkavállaló szabadságot akar szabadítani, a másik pedig sürgősen alá kell írnia egy számlát a fizetéshez, szüksége van egy vezető aláírására, de nincs hova venni - nem az otthonában megy.
Csak egy kiút van: meg kell keresni a papírmunka elhagyásának lehetőségeit, és a fontos papírokkal végzett összes munkát elektronikus formába kell átvinni.
8. Hozzon létre egy világos és átlátható ellenőrzési rendszert
Lehet, hogy elönt a gyanú, hogy az alkalmazottak bármit is csinálnak otthon, de nem dolgoznak. Természetesen ellenőrzésre van szükség, de fontos a józan ész megőrzése. Ha folyamatosan rángatja a beosztottakat, és megkérdezi, hogy vannak a dolgok a projektjeikkel, akkor nem működnek gyorsabban, de folyamatosan felgyülemlik a feszültség, ami előbb-utóbb konfliktust eredményez.
Megegyeznek az osztályvezetőkkel, hogy minden reggel információkat gyűjtenek az alkalmazottaktól az aktuális terhelésről, és ha szükséges, továbbítják Önnek. Ne a folyamatot, hanem az eredményt irányítsa. Így a nagyszabású projektek több szakaszra oszthatók, egyértelmű eredménnyel és időkorláttal a felmerülő problémák megoldása érdekében.
9. Vigye el értékesítési osztályát a CRM-be
A CRM egy automatizált ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer. Egyszerűen fogalmazva, ez egy speciális szoftver, amely rögzíti az ügyféllel való összes kapcsolatot az első hívástól az értékesítésig.
Egy távoli helyszínen a CRM igazi megváltássá válik az értékesítési részleg számára. Lehetővé teszi az emberi tényező minimalizálását: a vezetők nem fognak beleragadni a rutinszerű műveletekbe, nem feledkeznek meg róla ügyfelek számára, és mindig tisztában lesz azzal, hogy az egyes tranzakciók melyik szakaszban vannak, és mi legyen a következő lépés. A menedzser pedig nyomon követheti az egyes szakemberek teljesítményét, és ha szükséges, újra oszthatja a munkaterhelést.
10. Kommunikáljon az ügyfelekkel a CRM-en keresztül
Helyzet: a vezetékes telefon maradt az irodában, de valahogy szükség van az ügyfelekkel való beszélgetésre. És irányítsd a kommunikációt is - különben nehéz lesz megérteni, hogy miért esett át egy ígéretes üzlet. A beépített telefonálással ellátott CRM segít: nemcsak hangkommunikációs csatornákat, hanem csevegéseket is csatlakoztathat a weboldalon és azonnali üzenetküldőkben. Kényelmes a levelekre és az üzenetekre közvetlenül válaszolni a CRM-ben, és az ügyféllel való interakció teljes története azonnal beleesik a kártyájába.
Annak megakadályozása érdekében, hogy a menedzserek ne zavarják a rutint, rendeljen néhány feladatot robotokhoz. Felhívhatnak vagy írhatnak az ügyfélnek, pontosíthatják az elérhetőségeket, választhatnak kényelmes fizetési módot, vagy visszajelzést gyűjthetnek a szolgáltatás minőségéről, majd az összes szükséges adatot beírhatják a CRM-be.
Kezdje el a Bitrix24 használatát