Titkok üzleti e-mail-levelezés
Munka és Tanulmányi / / December 25, 2019
Mi az e-mailt? A mai üzleti világban, ez:
- Az arcod. Ez e-mail, akkor létrehozhat egy pozitív képet a szemében az ügyfélnek, illetve rontja az első benyomás.
- A munkaeszköz. Sok kommunikáció a külvilággal zajlik e-mailben. Tehát jó birtokában a műszer, akkor egyszerűbbé az életét nagy.
- Egy erős figyelemelterelés. Külvilág próbál elérni, hogy elvonja és megtévesztő tévútra e-mailben.
Ezekből pozíciók és a megjelenés munka e-mailben. Kezdjük egy egyszerű.
betűk dekoráció
Azt Mozilla Thunderbird e-mail kliens, így fogok beszélni az ő példája. Hozzon létre egy új levelet és megy felülről lefelé a lista területeken.
Kóma. Másolás. Titkos
Lehet, hogy valaki nem tudja, de a „To” Mozilla lehet változtatni a „Másolat” vagy „Titkos másolat”.
- kit: Írja be a fő úti cél vagy több város elválasztva.
- másolat: Írja, hogy kinek kell olvasni a levelet, de akik nem számítunk a reakciót.
- Titkos: Írja, hogy kinek kell olvasni a levelet, de kell, hogy maradjon névtelen, a többi címzettnek. Különösen célszerű használni a levelek tömeges üzleti levelek, mint az értesítések.
rossz a tömeg eloszlását adja címzettnek mező „Copy” vagy „To”. Évente több alkalommal kapok leveleket, amelyekben felsorolt címzetteknek 50-90 a „Másolás”. Van a magánélet védelméhez. Nem minden a címzettek kell, hogy ki másnak dolgozik egy hasonló téma. Nos, ha ez ismerik egymást az emberek. És ha a listán a versengő cégek, amelyek nem ismerik egymást? Legalább egy fel kell készülnie az extra magyarázat, mint a maximum - véget együttműködést az egyiket. Ne így legyen.
helyesen tömeges levelezést küldeni a nevét, és az összes címzettnek, hogy a területen „elrejti a másolatot.”
téma
Annak fontosságát, hogy a tárgy gyakran írják (néha értelmesen) a vállalati blogok szakmai szolgáltatások kiszállítás. De gyakran a beszéd eladásáról a leveleket, ha a tárgy megoldja a problémát a «email ki kell nyílnia.”
Azt is megvitatják a napi üzleti levelezés. Itt látható a téma megoldja a problémát a „betű és a szerzője legyen könnyű azonosítani, majd találni.” És a gondosság, hogy jöjjön vissza hozzád formájában karma Számos levél válasz, csak Prefixekkel Re: vagy FwdAmelyek között meg kell találni a megfelelő betű a témában.
Húsz levél - az az összeg, egy napos levelezés középvezetői. A Vállalkozók és vállalkozások tulajdonosai nem beszélnek, hogy van néhány betűt néha felülmúlja a 200 és több naponta. Ezért még egyszer: Nem küld e-maileket egy üres témát.
Szóval, hogyan kell helyesen megfogalmazni a tárgy?
Mi az ő „ég” ajánlott külső írási betűk a tárgy: „Heaven
Hiba száma 1: Csak a cég nevét a tárgy. Például a „Sky”, és minden. Először is, akkor biztosan az egyik a cég kommunikálni az ügyfél. Másodszor, nincs értelme a téma nem járul, mivel a cég nevét, és így látható a címet. Harmadszor, kitalálni, hogyan fog kinézni a saját doboz ez a megközelítés a kommunikáció? Mint ez.
Célszerű, hogy nézd meg az ilyen témák?
Hiba száma 2: Mutatós marketing címet. Nagyon jó, ha tudja, hogyan kell írni az ilyen címoldalára. Ez csak, hogy a felhasználás indokolt ezeket a készségeket üzleti levelezés? Ne feledje, a cél az üzleti tárgy: nem adjuk, és a személyazonosság és keresni.
rossz | helyesen |
Dolgokat vásárolni tengely áron! | Kereskedelmi ajánlat a kínálat tengelyek |
Sietnünk kell, hogy konzultáljon érdeklődést! Rodion már úton van! | Hogy összehangolja a jogszabály Érdekes egyeztette Alyona Ivanovna |
FIGYELEM! Porfiry Petrovics megoldotta a rejtélyt, Raszkolnyikov, és megoldani a problémáinkat | A javaslat a nyertes: a pszichológiai levonás |
»
A szöveg a levél
Sok útmutatók írással különböző alkalmakkor. Például, sok hasznos információt Maxim Ilyahova, Alexander Amzin és más mesterek a szó. Azt tanácsolom, hogy olvassa el a cikket, legalább hogy növelje a teljes tudatosság és javítja az általános stílus az írás.
A folyamat során a leveleket, meg kell következetesen hogy több döntéseket.
jóvoltából kérdés. Az elején a levél lehet homályos jóvoltából, vagy szeretet jegyében „Kedvesem Rodiáról, két egy kicsit több mint egy hónap, mint ahogy nem beszéltünk írásban, amelyből ő volt a szenvedés, és még éjjel nem aludt, Gondolok ". Nagyon udvarias és nagyon költséges, mind időben írásban ezt a bejegyzést, és idővel egy személy az olvasást. Levelezés után üzlet, emlékszel? Nem levélíró verseny, és nem Raszkolnyikov anya és üzleti levelezés.
Tiszteletben tartjuk az időt és a címzett!
Képviselje és hasonlítanak a körülmények a szeretet értelme csak az első üzenet után elküldött röpke találkozásától a kiállításon. Ha ez a folytatása együttműködési vagy jelenlegi levelezés, az első betű napján írásban: „Hello, John” a második, majd később: „John ...”.
fellebbezés. Mindig is érintett a kérdés, hogy ki kell kapcsolni, hogy a levélben, ha az igénybe vevők száma. Nemrégiben írtam egy levelet intézett a három lány Anna nevű. Nem kételkedik, azt írta: „Kedves Anna” soha magasba. De olyan szerencsés, hogy nem mindig.
Mi van, ha a címzett a három, vagy akár hét, és nem hordozza ugyanazt a nevet? Akkor listáz-: „Jó napot, Rodion, Pulkheria keletrómai császárné, Avdotya és Petr Petrovics.” De ez hosszú és időigényes. Lehetőség van írják: „Kedves Kollégák”.
Én magam használja a szabályt alkalmazni a nevét annak, aki áll a „Címzett” mezőben. És azoknak, akik a másolat nem vonatkozik egyáltalán. Ez általában egyidejűleg lehetővé teszi, hogy pontosabban meghatározza egy (!) Levele a címzettnek, és az E levél.
idézet. Gyakran a leveleket egy beszélgetés kérdések és válaszok - más szóval, a párbeszéd. Jó gyakorlat, hogy ne törölje a történelem levelezés és írd meg a választ a tetején idézett szöveget, visszatérve e levelezés egy héten belül, könnyű volt olvasni a párbeszéd felülről lefelé csökkenő dátum.
Valamilyen oknál fogva, az alapértelmezett beállítás a Mozilla kell „Vigyük a kurzort után az idézett szöveg.” Azt javasoljuk, hogy változtassa meg a menü «Eszközök» → «Account Settings» → «előkészítése és kezelése.” Így kell lennie.
A cél a levél. Üzleti levelek kétfélék:
- amikor csak tájékoztatja a beszélgetőpartner (pl egy jelentést a munkát az elmúlt hónapban);
- és amikor akarunk valamit a beszélgetőpartner. Például, aki beleegyezett, hogy a csatolt számla fizetés.
Általános szabály, hogy ösztönözzék betűk sokszor nagyobb, mint a bemutatandó. Ha el akarjuk érni valamit a forrás, akkor nagyon fontos, hogy azt mondják erről írni szöveges formában. A cselekvésre kell kísérnie egy üzenetet nevében és megy az utolsó mondat a levélben.
rossz„Porfiry Petrovics, tudom, hogy ki vágja le egy idős hölgy.”
helyesen„Porfiry Petrovics, vágtam le egy idős hölgy, kérlek fogadd őrizetbe intézkedések fáradt szenvedni!”.
Miért tudósítója must, hogy úgy gondolja, mit kell csinálni ezt a levelet? Végtére is igénybe vehet, és a rossz döntés.
aláírás szövege. Meg kell lennie. Különösen az összes e-mail kliensek segítségével testre szabható autosubstitution aláírás pl a klasszikus „Tisztelettel ...”. Mozilla ez történik a menüben «Eszközök» → «Account Settings„.
Írni vagy nem írni a kapcsolatokat aláírás - magánügy. De ha valamilyen módon kapcsolódik az értékesítés - ez kötelező beírni. Még ha az ügylet nem kerül sor alapján a kommunikáció a jövőben könnyen megtalálja a kapcsolatokat az aláírás.
Végül egy másik jellemzője az üzenet test azon interjúalanyok, akik nem szeretik (nem tud, nem akar, nem az idő), hogy válaszoljon az e-maileket. Jelölje meg az üzenet törzsében alapértelmezett. Például a „Porfiry Petrovics, ha nem jönnek letartóztatni 12:00 péntek, tartom magam, hogy kegyelmet.” Természetesen, ez az időtartam valósnak kell lennie (ez nem szükséges, hogy küldje el a szöveget a példa pénteken 11:50). A címzett képesnek kell lennie arra, hogy fizikailag olvasni, és dönt a levelét. Ez a „default” mentesíti Önt a felelősséget a nem válasz a beszélgetőpartner. Mint mindig, hogy az ezzel a chip kell megközelíteni intelligensen. Ha valaki időben és rendszeresen reagál az e-maileket, ez ultimátum, ha nem károsítja őket, egy kis szakaszon, vagy vezet a határozatot nem reagál a levél most, és akkor várni pénteken.
mellékletek
Letters gyakran mellékletek: önéletrajz, üzleti ajánlatok, költségbecslések, rajzok, beolvasott dokumentumok - egy nagyon praktikus eszköz, és egyúttal forrása népszerű hibákat.
hiba: A hatalmas mennyiségű beruházás. levelek jönnek gyakran mellékletekkel legfeljebb 20 MB lehet. Általános szabály, hogy átvizsgálja, amit néhány dokumentumokat TIFF formátumban, a felbontása 600 dpi. A levelező levelező szinte biztosan lógni egy pár percig egy hiábavaló kísérlet, hogy letölt egy előnézet a mellékleteket. És Isten ments a címzett próbálja olvasni ezt a levelet a telefonon ...
Személy szerint én azonnal törli az ilyen üzeneteket. Nem szeretné, hogy a levél megjelent a kosárban olvasása előtt? Ellenőrizze a méret a mellékletet. Javasoljuk, hogy nem lehet több, mint 3 MB.
Mi van, ha több, mint?
- Próbálja meg beállítani a szkennert egy másik formátumban és felbontásban. Például PDF vagy 300 dpi felbontással kapott egészen olvasható.
- Gondoljunk csak egy program, mint a WinRar archiváló vagy 7zip. Egyes fájlok tömörítésére nagyon jól.
- Mi történik, ha egy hatalmas ragaszkodás és tömöríteni, hogy nem működik? Például szinte üres elszámolási alap súlya 900 MB. Jön a támogatás az információs felhő tárolás: Dropbox, Google Drive, és hasonlók. Egyes szolgáltatások, mint például a Mail.ru, automatikusan konvertálja a hatalmas beruházás utalás felhő tároló. De én inkább ahhoz, hogy saját tárolt adatok a felhőben, így az automatizálás Mail.ru nem megengedett.
És még egy ajánlást nem egészen világos, hogy a beruházások - az név. Meg kell érthető és elfogadható a címzett. Egyszer mi vagyunk a cég készített egy ajánlatot, hogy nevét... legyen Fjodor Mihajlovics Dosztojevszkij. Kaptam egy levelet a vezetője a projekt jóváhagyásra a CP és a tapadás volt a fájl neve „DlyaFedi.docx”. A menedzser, elküldte nekem ezt, a párbeszéd a következőhöz hasonló:
- Tisztelt Igazgató, vagy személyesen hajlandó megközelíteni ezt tiszteletben férfi és hívja az arcába Fedor?
- Ott, tisztelt személy, az egészet a nevemet.
- Miért van egy mellékletet az úgynevezett „DlyaFedi”? Ha most küldök neki, mit gondol ő fog vásárolni a tengelyeket a kézikönyvben?
- Megyek majd átnevezés ...
Miért főzni időzített bomba - a potenciális ügyfél hiba - vagy hozzon létre magának extra munkát átnevezés? Miért nem azonnal megnevezni a kapcsolódási helyes: „DlyaFodoraMihaylovicha.docx” vagy még jobb - „KP_Nebo_Topory.docx”.
Tehát, az e-mail, mint a „arca” többé-kevésbé rendezni. Térjünk át az e-mail felülvizsgálat mint eszköz a hatékony munka és beszélni róla zavaró komponenst.
Munka betűk
E-mail - egy erőteljes figyelemelterelés. Mint minden figyelemelterelés, az e-mail kell küzdeni a szigorodó szabályok és a végrehajtás menetrendjét.
Legalább meg kell tiltani az összes értesítést az érkezési mail. Ha az e-mail kliens alapértelmezésben úgy van beállítva, akkor figyelmeztetni kell, és egy hangjelzés, és pislogott ikon az óra mellett, és megtekintésére, a levél. Röviden, mindent megtesz, hogy az első könnycsepp van távol a kemény munka, majd belevetette magát a mélységbe olvasatlan e-mailek és levelek látogatott - mínusz egy-két órát az élet.
Valaki hatalmas akaraterővel lehetővé teszi, hogy ne zavarják az értesítést, és a hétköznapi emberek is jobb, ha nem kísérti sors és letiltja azokat. A Mozillla Thunderbird keresztül történik a menü «Eszközök» → «Beállítások» → «Basic» → «Amikor új üzenet.”
Ha nincsenek értesítések, hogyan kell megérteni, hogy ez egy levél?
Nagyon egyszerű. Te magad, tudatosan félre időben elemezni mailt, nyissa meg az e-mail kliens, és az összes olvasatlan üzenet. Ezt meg lehet tenni naponta kétszer, például az ebéd és az esti vagy leállás esetén, mondjuk, a forgalmi dugók.
Az emberek gyakran kérdezik, hogy a válaszidő, és sürgős leveleket? A válasz: nincs sürgős leveleket az e-mail. Hacsak nem dolgozik ügyfélszolgálati osztály (ebben a szakaszban a munkarend e-mail).
Ha vannak sürgős leveleket, a küldő útján értesíti más csatornákon - telefon, SMS, Skype. Akkor tudatosan lemenni az e-mail kliens és kezelje sürgős e-mailt. Minden guruk időgazdálkodás (például Gleb arkangyal az ő „Getting Things Done”) állapítsa meg a standard válasz e-mailben 24 órán belül. Ez a szokásos szabály etikett - nem várja meg a beszélgetőpartner azonnali válaszokat e-mailben. Ha van egy sürgős levelet, hogy értesítse a gyors kommunikációs csatornákon keresztül.
Tehát, letiltottuk a bejelentés tartalmazza az e-mail kliens a menetrend.
Mi a teendő, amikor mentünk a posta, és nem tevékenység, melynek címe „kivenni” az e-mail? Hol a kezdet és a végén ezt a munkát?
Már sokat hallottam a nulla postaláda rendszert, de sajnos, nem találkozott egyetlen személy alkalmazza azt. Erre azért volt szükség, hogy kitaláljon egy kerékpárt. Cikkek ebben a témában kell Layfhakere. Például a "nulla bejövő». Az alábbiakban fogok beszélni a rendszer nulla postaládájába az én értelmezésemben. Hálás lennék, ha GTD guru rámutatott a megjegyzéseket, kiegészítésre vagy javításra a fent ismertetett rendszer.
Fontos megérteni és elfogadni, hogy az e-mail - ez nem egy feladat ütemező és archív a te dolgod. Ezért a mappát „Beérkezett üzenetek” mindig üres. Ha jön a vizsgálat magában, ne hagyja abba, és nem zavarják, nem számít, hogy mit, amíg ez a ürítse ki a mappát.
Mi köze spam a postaládában? Meg kell menni egymás betűnként, és távolítsa el. Igen, csak válassza ki azt, és kattintson a billentyűzet Delete. Ha nem tudja rávenni magam, hogy törölje a levelet, akkor el kell döntenie, hogy mit kell csinálni vele.
- Akkor válaszolni három perc alatt? Van, hogy válaszolni? Igen, van, és a válasz nem tart tovább, mint három percig, majd azonnal válaszolni.
- Igény kielégítésére, de a válasz elkészítése tovább tart, mint három perc. Ha egy feladat ütemező, amely lehetővé teszi, hogy megtérít az e-maileket feladatokat, viszont az e-mail egy feladatot, és felejtsd el egy időre róla. Például, azt használja abszolút csodálatos szolgáltatást Doit.im. Ez lehetővé teszi, hogy hozzon létre egy személyes e-mail-cím: neki továbbított írni, és ez lesz a probléma. De ha nincs meg a feladat ütemező, transzfer levelet az almappa „0_Vypolnit”.
- Egy gyors választ írni, fordult be egy feladatot, vagy egy egyszerű vizsgálat szükséges eldöntésére, hogy mi köze ezt az üzenetet: törlés vagy elküld egy külön mappát a hosszú tárolására.
Íme néhány mappák hosszú távú tárolására van.
- 0_Vypolnit. Van egy mappa nem létezik, de ha nincs ütemező, ismét itt lehet hozzáadni betűket igénylő részletes tanulmány. Ez a mappa is kell rendszeresen tisztítani kell, hanem egy átgondolt megközelítés kifejezetten előírt idő rajta.
- 1_Sprav. Itt tettem a levelet háttér információ: üdvözlő e-mailt bejelentkezéseket a különböző internetes szolgáltatásokat, jegyeket a következő járatra, és így tovább.
- 2_Proekty. Ez tartalmaz egy archív levelezés a partnerek és a projektek, amelyek a jelenlegi kapcsolatot. Természetesen minden egyes projekt vagy a partner felszámolás egy külön mappába. A partner mappa eldobom a levél nemcsak a munkavállalók, hanem a leveleket alkalmazottai „Heaven”, ezzel kapcsolatos partner. Ez nagyon kényelmes: ha szükséges, minden levelezést a projekt kéznél egy pár kattintással.
- 3_Muzey. Azért vagyok itt, zuhany azokat a leveleket, és távolítsa el a szánalom és az előnyök nyilvánvalóak. Itt is vándorolnak mappák zárt projekt „2_Proekty”. Röviden, „Múzeum” tárolt első jelöltek törlését.
- 4_Dokumenty. Vannak levelek elektronikus mintát dokumentumok, amelyek hasznosak lehetnek a jövőben a számviteli osztály, például jár egyeztetések az ügyfelek jegyet az utazás. Folder nagyrészt átfedésben mappák „2_Proekty” és „1_Sprav”, de ez tartja a számviteli információkat, mint a „2_Proekty” mappa - menedzsment. A "4_Dokumenty" - halott információk, és a "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Itt tettem csak igazán hasznos levelezőlistát, amit szeretnék, hogy jöjjön vissza az időben az ihletet, vagy keressen megoldásokat.
Vannak egyéb beállítások a mail kliens, ami nagyon fontos ebben a rendszerben. Először is, a Thunderbird az alapértelmezett van jelölve „Mark üzenet olvasható.” Inkább csinálni tudatosan, így a doboz off! Ehhez lépjen a menü «Eszközök» → «Beállítások» → «Advanced» → «Reading és a kijelző.”
Másodszor, a használata szűrők. Régebben aktívan alkalmazzák szűrők feladó címe automatikusan előre e-maileket a megfelelő mappákba. Például betű az ügyvéd költözött Folder „ügyvéd”. Feladtam ezt a megközelítést több okból is. Az első levelet egy ügyvédi esetek 99% -ában kapcsolatban olyan projekt vagy partner, és ennélfogva a mozgás ebben a mappában vagy a projekt partner. Másodszor, én úgy határozott, hogy a tudatosság. El kell dönteni, hogy hol tárolja az adott levelet, és keresse meg a kezeletlen hozzászólások könnyebb csak egy helyen - a postaládájába. Most a szűrő csak a távoli mappák rendszeres automatikus üzenetek a különböző rendszerek, vagyis a betűk, amelyek nem követeli meg, hogy a döntéseket. Szűrők a Mozilla Thunderbird vannak beállítva a menüben «Eszközök» → «Message Filters”.
Tehát a helyes megközelítés, hogy az e-mail kell menni 10-60 perc egy nap, attól függően, hogy a kötet a levelezés.
Ja, és még egy. Már le van tiltva a bejelentést érkezése új üzeneteket? ;)