Hogy ne legyen rabszolgája e-mail: 7 tipp a LinkedIn fej
Munka és Tanulmányi Termelékenység / / December 23, 2019
Rengeteg ember minden nap szembesülnek ezzel a problémával: e-mail, amelynek célja, hogy optimalizálja a szervezet és a munkafolyamatok és kommunikációs folyamatok, gyakran válik egy gonosz gondnok, ami akkor feszülten követik a tagok, ha dolgozik egy szállítószalagon szalagot. A költségekről egy kicsit megzavart a folyamatosan felhalmozódó információ gyorsan be egy ügyes és tiszta postafiók billenő rake ami annál nehezebb a hosszabb ideig nem megy vissza a mailben.
Ma kínálunk néhány egyszerű tipp, hogy irányítja a folyamatot kölcsönhatás az e-mail Jeff Weiner, vezérigazgató LinkedIn. Ez a személy szolgálatban kell tartani a kapcsolatot több száz ember minden nap, és van egy pár trükköt, amely lehetővé teszi számára, hogy ne fulladjon lavinája információkat.
Saját e-mail box lényegében vált központi csomópontként munkámat - postai úton, én rendszeresen kommunikál több mint 4300 dolgozó 26 városban szerte a világon. Nem mondhatom, hogy én mindig is nagy rajongója az e-mail, vagy azt, hogy nem voltam olyan helyzetben, amikor a munkám a mail nézett ki, mint egy sziszifuszi feladat.
Különben is, az évek során kifejlesztett néhány gyakorlati ajánlások, amely lehetővé tette, hogy mozogni a „mail ellenőrzés engem” a „ellenőrzik az e-mail.”
1. Szeretné kap kevesebb mail - küldjön e-mailt kevesebb
Az ilyen tanácsadás tűnik nevetségesen egyszerű, különösen az összefüggésben az ilyen gyakori probléma, de a magam, azt hiszem, ez az aranyszabály a sikeres e-menedzsment.
Ez a következtetés jött hozzám, miközben dolgozik a korábbi cég, ahol két dolgozó leginkább társult velem, elhagyta a céget. Ezek a nagyon hatékony a kommunikáció az emberek, a sok munka, és mint kiderült, küldjön egy csomó levelet. Mindaddig, amíg dolgoztak a cégnél, a kötet mail keresztül érkező e-mail tűnt teljesen normális, de miután távoztak, azt tapasztaltam, hogy az én mail forgalom csökkent mintegy 20-30%.
Minden ezt a tevékenységet a poszt nem csak a betűket: ott voltak a válaszok rájuk, és mégis voltak levelek és válaszok minden címzettnek csatlakozik a levelezést. Gyakran ezek az üzenetek nem követelte én kötelező részvétel a vitát.
Attól a pillanattól kezdve magamra tiszta állapotban - nem írok nincs nyilvánvaló szükség. Eredmény: kevesebb e-mail és több rend a fiókban sérelme nélkül munkatevékenység. Azóta igyekszem nem térhet el.
2. Megjelölés olvasatlan levelek függőben
megjelölés olvasatlanként betűk alapjaiban változtatta meg dolgozom mail. Sétálok elég gyors a beérkező leveleket, azonnal reagál a legsürgetőbb, és távolítsa el a felesleges. Azok a levelek, amelyekre szükségem van, hogy jöjjön vissza később, ha van ideje, azt jelöljük olvasatlanként. Ez kiküszöböli a félelem, hogy egy fontos levelet olvasni, és válasz nélkül hagyott, szabad elfelejteni, és temették el a gyomrában a postafiókot. Ez a megközelítés lehetővé teszi egyfajta ToDo-lista, amelyre később még visszatérek.
Minden alkalommal, amikor megpróbálja befejezni a minimális számú folyamatban lévő üzenetek, és ideális esetben nem kell egyáltalán. Ha ez a nap nem volt ideje, hogy menjen vissza őket, akkor indul a következő munkanapon reggel.
3. Állapítson meg egyértelmű menetrendet a mail
Az elmúlt néhány évben, az életem megy munkanapokon szerint elég chotkomu ütemtervet. Az emelkedés az 5: 00-5: 30-kor, egy órával az e-mail, hírek olvasása, reggeli, játszani a gyerekekkel, képzés, iroda, gyere haza, tedd A gyerekeket, vacsora a feleségével, pihenés (általában tévénézés elhaladó tisztító postaládájába reklámok alatt és unalmas pillanatok).
Azt találtuk, hogy ragaszkodik ehhez menetrend, azt könnyen kezeli az e-mail, de érdemes legalább egy kis változás sorrendben, ahogy a káosz kezdődik a postaláda.
Ebben az esetben, akkor nem érzi a növekvő nyomás a tudat, hogy a doboz hirtelen lehet figyelmen kívül hagyni. Betartása a menetrend segít megtartani mindent ellenőrzés alatt. Ez segített Benjamin Franklin, és segít.
4. önmagában értetődő
Ne feledje, a játék törött telefon? Akkor ez elég vicces, de most minden az a munka fogalmát és az üzleti, és ez nem a játékok.
A szavak nagyon fontosak, és annak érdekében, hogy elkerüljék a kétértelműség és félreértelmezése igényüket kiválasztandó nagyon óvatosan. Az egyszerűbb és könnyen érthető a szöveg, annál kisebb a valószínűsége, hogy egy második levelet azzal a kéréssel, hogy ismertesse az első.
5. Gondolj a címzettek
Gyakran úgy tűnik, hogy a mező a „Címzett” és „Másolat” érzékelt sokan az egyik és ugyanaz. Tény, hogy lehet használni egyedileg világossá tenni, minden a címzettek várt választ, és aki küldött levél másolatát céljára tartása a hurok.
Tény, hogy nem választja ki a címzetteket, akik kötelesek válaszolni - ez a leggyorsabb módja annak, hogy a pánik és zűrzavar a beszélgetést. 6 címzettek helyett 1. és 5. példányát a címzett - ez extra 5 lehetséges válasz, amelyek mindegyike alakulhat át egy egész külön beszélgetést.
6. nyugtázza
Ha megadva a címzett, és a levél valóban címzettje, ne légy lusta, hogy értesítse a feladót, hogy megkapta a levelet. Nem kell sok szó, akkor csak „elfogadott” vagy „kapott”. Ez lesz a jele, hogy a megkapott adatok teljes körű és megfelelő mennyiség és a feladó nem köteles küldeni valami mást a témáról.
Ha nem megerősített átvételét, a feladó továbbra is teljesen tisztában a levelet. Lehet, hogy eltévedt a mélyben a postaláda? Ha ez a fontos információkat, a kétségek és az izgalom fogja kényszeríteni a küldőt, hogy írok egy levelet, Arra kérem Önt, hogy erősítse átvételét az első levél, vagy kérjen meg valakit, az Ön munkahelyi jelenlét helyen. Bevont plusz felnőttek, küldött és fogadott további betűket.
7. Tartsa érzelmek ki az e-mail
E-mail lehet hasznos eszköz, ha helyesen használja. Ő válhat pusztító erő, ha helytelenül használják. A leggyakoribb példa - használata az e-mail a vita ellentmondásos és érzékeny kérdéseket a konfliktus.
Én soha többé meghökkent hogyan használják az emberek a levelezést a szavakat és kifejezéseket, amelyek soha nem mondta jelenlétében ugyanazt a közönséget.
Ha hirtelen találja magát egy hasonló leveleket tegye egyszerű dolog - stop. A probléma megoldásához a vita vagy konfliktus, figyelembe véve a telefont, és hívja a címzett, akár személyesen találkozott vele. Az ilyen kényes kérdésekben kell foglalkozni nem a szövegben levelezés. A szöveg nem közvetíti az érzelmi komponens, intonáció és egyéb fontos dolog, hogy meghatározó lehet konstruktív megoldást a problémára.
(via Jeff Weiner)