Hogyan kell kezelni az e-mail: 10 tipp a TED személyzet

TED Fellow Michael Makvoters cég blog, közös 10 tipp, amivel tart rendet az e-mail.

Ki más, mint a szerkesztők és a vezetők a TED, beszélni módszerek harc a túlterhelve mail. Szerintük a cég kap több száz e-maileket minden nap, és számláló bejövő e-maileket, ahol az alkalmazottak már régen meghaladta az ezret.

Michael Makvoters, UX-építész TED, ajánlatok 10 megoldást a problémára.

A jövőben nem lesz több idő, mint most

Michael észrevette, hogy sok elhalasztja munka e-mail későbbi, mert azt gondolják, hogy egy bizonyos ponton a jövőben akkor több időt erre. Ne legyen. A foglalkoztatási ráta valószínűleg marad a jövő hét, hónap, év. Ráadásul lehet, hogy örül ennek. De ugyanannyi idő lesz a poszt. Így kezdődik dolgozik most.

Próbálja meg elindítani tiszta lappal

Íme két módon lehet megtenni:

1. Vegyünk egy kis időt, és részt vesz a tisztító-mail több szakaszban. Attól függően, hogy hány üzenet van, akkor kell, hogy tíz hívások azok megtisztítására. Ha ez adott kemény, megtörni a munka több 15 perces szegmensben.
instagram viewer
2. Menj égve. Jelölje ki három vagy négy óra, és ki a mappát „Beérkezett üzenetek” ideális a tisztaság és a rend.

Tegyük félre egy kis időt minden nap

Szerint Michael, ez a legnehezebb része a tervnek. Meg kell dolgozni az e-mail minden nap többször. Azt tanácsolja, hogy fordítson 15 percet minden négy órában és csak azokkal a Beérkezett üzenetek mappában.

Ha a levél nem nagyon fontos - eltávolítás

Csábító, hogy küldjön minden kicsit fontos levelet egy olyan mappába, foglalkozni vele később. De ha a levél nem érdemli meg a figyelmet most, törölje.

Leiratkozás levelezési minden felesleges

Sokszor szenved az a tény, hogy csak az üzenet törlődik érdektelen számomra leveleket. Michael is kapott több kategorikusan:

Ha a feladó nem érdekel téged, nem csak, hogy távolítsa el a levelet, de leiratkozni is.

Alján minden betű van egy gomb „Leiratkozás” vagy törlése pontot. Használd a célnak megfelelően használja. És minél több, annál jobb. Ön is használja a szolgáltatást Unroll.me, amit leírt itt. Ő otpishet a nem kívánt levelezési listák automatikusan.

Ha az üzenet továbbra is a „Bejövő” mappában olvasni

Ha a levél tesztelték, és nem leiratkozni, és ha azonnal törli, akkor olvasd el. Ha ez a rövid, olvassa el azonnal. Ha hosszú, küldjön egy levelet, hogy az előre létrehozott mappát „Read” és jöjjön vissza hozzá, ha nem lesz több szabad időt. Michael azt mondja, hogy ha őszinték magunkkal, a minimális aránya az összes betűt beleesik ebbe a mappába.

Válasz a rövid levelek jobb

Ha küld egy e-mailt megköveteli a gyors választ, kérem, válaszoljon... azonnal. Ne várjon. Elküldése után a válasz, távolítsa el a levelet. Ha a levél másolatát, küldött egy másik címzettnek, akkor nem kell tudni, hogy a válasz, távolítsa el a címzettnek.

Átirányítási üzenetek a kollégák, ha képesek reagálni megfelelőbben

Redirect üzenetek kis magyarázat, és törölje azt a postaládájába.

Engage válogatás

Bármilyen e-mail szolgáltatás lehetővé teszi a felhasználóknak, hogy hozzon létre mappákat. Ez a legjobb eszköz kezelésére túlterhelve mail. Hoztam létre egy mappát a munka, fényképek, tanulmányok és egyéb dolgok. Michael ajánlatok tenni a mappát „projektek”, az „Egyéb”, „válasz később.” A lényeg az, hogy jól érzik magukat.

Válassza a megfelelő alkalmazást

Számomra ez az alkalmazás vált postafiók. Michael is választotta. De egy csomó lehetőséget. Akkor adja meg a keresést Layfhakeru szó „mail” és a nevét az operációs rendszer, amit keres az ügyfél számára. Ígérem talál kedvére valót.

eredményez

Ha nem tudja elolvasni a cikket (mondja meg, miért), itt egy rövid lista az összes lépést:

1. szétszerelni a „Bejövő” mappában számos megközelítést.
2. Döntse el, mi köze a levél, amint jön.
3. Időről időre részt vesz tisztító az e-mail.
4. Leiratkozás a nemkívánatos leveleket.