Leo Babauta: én 10 szokások munka e-mail

© fotó

E-mail lehet kiváló munkaeszköze, és kapcsolja be egy bosszantó forrás halogatás, és hogy ez csupán a már használni. Volt idő, amikor bejelentette a teljes csőd az e-mail, és most nézd meg minden nap 2-3 alkalommal egy nap, de halad gyorsan és hatékonyan.
Kidolgoztam egy pár szokások, amelyek segítenek, hogy munka e-mail igen hatékony, és nagyobb hangsúlyt fektetve más fontos munka. És megmondom őszintén, végül az én postaládájába üres, és ez egy csodálatos érzés. Én ebben a cikkben 10 szokásaira. Nem jelenti azt, hogy vakon követik őket, én csak azt szeretném megmutatni az én utam, és az alapján, akkor állapíthat meg. Szóval, itt van a szokások, hogy a munka számomra:

Kevésbé gyakran néz az e-mail

Nem tartok az ablak egész nap nyitva mail. És a megjelenés az ő ritkán. Azt a következtetést vonta le, hogy ha az én postaládájába felhalmozódnak 20-30 leveleket, akkor a világ nem összeomlás, ugyanakkor, ez a szám azt könnyű lesz, hogy gyorsan folyamatot. Figyelem! Azt mondják, hogy „folyamatban” helyett „olvasni”. Kinyitom a mappát „Beérkezett üzenetek”, hogy rászórjuk a többi üzeneteket mappákba, hogy nem olvassa el őket, és azonnal távozni.

Scatter mappák

Kinyitom az e-mail, és kezdjük el a döntéseket gyorsan: eltávolítás vagy archív, olvasni és azonnal reagálnak (ha ez kevesebb, mint 2 perc), vagy archív, küldjön egy gyors választ, majd vissza, add a to-do lista, hogy ezt később (megjelölés csillaggal, majd archív). Mindenesetre, a beérkező semmi se maradjon.

Azonnal hozzá minden a naptárba

Ha a levél jön hozzám néhány adat, amit meg kell emlékezni, én egyszer azt hozza a naptár. Személyes találkozó, vagy beszél a Skype-on, a képzés vagy valami, mit kell csak emlékezni egy héten - minden azonnal küldeni a naptár. Most ez a legjobb szokás hozta automatizmus, és neki köszönhetően, ritkán valami emlékezni.

Használja a „hivatkozások”

Gmailt használok, amely lehetővé teszi, hogy több billentyűparancsait mailben. Igazából, csak néhány percig tartott megtanulni őket, majd az izom memória emlékszik a kulcsokat.

Ezek a „hivatkozások”, hogy tudom használni:

«Gi» - visszatér a beérkező levelek;
«E» - archív;
"#" - törlés;
„C” - új üzenet létrehozásához;
«R» - válasz;
«F» - előre;
«A» - válasz minden;
«Gs» - megy a jelölt;
«Tab + Return» - amikor létrehozunk egy üzenetet, így csak küldjön neki másolatot.
Én is használja a beállítást, amikor, miután a törlés vagy archiválás e-mailek, azt automatikusan lépni a következő visszatérés nélkül a postaládájába, ez lehetővé teszi, hogy gyorsan felfelé a jelentéseket.

Írj rövid levelek

Saját levélre válaszul általában 1-3 mondat. Ritkán leveleket írni hosszabb, mint 5 mondat. És annak érdekében, hogy jó oka. Ha tényleg kell sokat írni, inkább csinálni Google Docs, és ossza meg a megfelelő személyt. Rövid levél azt jelenti, hogy gyors választ a kedvezményezett, mint az a személy, nem kell gázol keresztül a dzsungelben a ékesszólás, megragadni és megérteni a legfontosabb információkat.

Gyorsan add feladatok todo-lista

Néhány használja a postaláda, mint a to-do lista, de rosszul adaptált erre, és itt miért:

1. Az elvégzett munkák, összekeverjük a többi betű, majd nehéz őket elkapni a tömegből.
2. Az elbeszélő a levél nem mindig tartalmaznak egy adott útmutatás, hanem az alapján a betűk akkor tegye a maga feladata. Ha készen áll, hogy végre rá, akkor újra kell olvasni a levelet ismét, hogy emlékezzen, mi a konkrét feladat beállította magát elolvasása után.
3. Minden alkalommal, amikor meg a post elkapni egy másik esetben, ha ráakad egy új üzenetet, amely vonzza a figyelmet, és elvonja a fő esetek, kopog a ritmust a munka.

Egyszerű és könnyen todo-lista - egy egyszerű szöveges dokumentum, ahol felveheti a feladatokat az e-maileket csak néhány egérkattintással. És közben egy ilyen lista egy hatékonyabb eszköz, mert nincs minden alkalommal, hogy betekintést a postaládájába.

Tartsuk ki a beérkezett üzenetek között csak az olvasatlan üzeneteket

Ez a funkció a haladó felhasználók számára. Azt feltörte a Gmail-dobozt úgy, hogy már nem lehet tárolni olvasatlan üzenet. Ez azt jelenti, hogy ha kinyitottam a levelet, és odadobta minden más mappa, akkor egyszerűen eltűnik. Ez motivál engem, hogy a döntést arról, hogy folytassa ezt a levelet azonnal, csak elveszíti azt. Ennek köszönhetően a speciális kialakításnak én postaládájába nem nyitott az üzenetek halmozódnak fel, amelyek fokozatosan szemetet.

Elhalasztása olvasni

Gyakran küld nekem olyan cikkekhez. Őket azonnal küldött Instapaper, olvasni később. Ezért igyekszem kevesebb időt töltenek az e-mail, mert olyan sok érdekes dolgot olvasni, de őt.

kíméletlenül szűrő

Amikor az én levélben jelenik meg, amit nem szeretnék látni, azt azonnal kiegyenesedik azt. Nem vagyok lusta, hogy lemondja vagy telepíteni egy szűrőt a feladónak. És ez jelentősen csökkenti az áramlás a bejövő leveleket. Én kegyetlen ellen-maileket, hogy akadozik a postaládájába, és a szabályt kell alkalmazni akkor is, az a hozzáállás az emberek, akik túl zavar.

Close-mail üzeneteket a kezelés végéig

Szétszerelt üzenet - közel az e-mail és ne nyissa ki több órán keresztül, amíg ott ismét összegyűlt a megfelelő számú betű.

Kezdés felfedezni néhány szokások hatékony munka e-mail - ez nagyon helyes. Akkor azonnal észre, hogy sokkal nyugodtabb, ha lesz egy sokkal fontosabb ügy, megszabadulni végzett tolakodó postázni 10 percenként. A fej áll rendelkezésre friss ötleteket, amint a postaládáját a felesleges e-mailt. Sok szerencsét!