Nem egyértelmű, de működő módon csökkenti az idő dolgozik mail
Termelékenység / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), részt vesz a műszaki támogatás MailChimp, a tárgyalás és a hiba vezetett magad a tökéletes formula mailben. Először nasozdavali sok mappa, majd törölt minden, de ezek közül egyik sem megközelítések nem működött. Aztán jött egy teljesen más rendszer.
Annak ellenére, hogy a válaszok a betűk elfoglalja szinte központi helyet foglal el a munka, képes volt csökkenteni az időt a különböző tevékenységek az e-mail, akár napi hat órát. Azt találták, hogy még ha a postafiók feltörése e-maileket, egy pár egyszerű lépésben drasztikusan megváltoztatni a helyzetet.
Mi nem érdemes időhúzás
Ahogy John azt mondja, először megpróbálta osztályozni a leveleket, és létre mindenféle mappák: az üzenetek Főnök, az információkat a különböző projektek, üzenetek, amelyre azért volt szükség semmilyen intézkedésre, és így tovább. Úgy vélte, hogy meg kell segíteni neki, hogy időt takarítson meg. Valójában azonban elkezdett több időt próbál emlékezni egy osztályozási rendszert, és kevesebb - a munkát is.
John SmithPéldául, kaptam egy üzenetet a fejét a projekt, amin dolgozott, és ez az üzenet is szükség van, hogy bizonyos műveleteket. Milyen mappát kell azt elhelyezni? És mi volt az esélye, hogy emlékezni fogok, hogy hol keresse azt később írni?
John úgy döntött, hogy megszabaduljon az összes mappát, és e-mail, hogy uralkodik a teljes káosz. Ennek hiányában a rendszer túlságosan bonyolult rendszer jobb. Aztán John úgy döntött, hogy ismét megközelítését felülvizsgálja, hogy dolgozik a postán. Úgy döntött, hogy rendezze a levelek nem a témában, és az intézkedés jellege, amelyhez követelte, hogy vegye. És itt van, hogyan kell csinálni.
Legyen egyszerű
Egyszerűen helyezze a mappában „Bejövő” csak azokat az üzeneteket, hogy meg kell válaszolni. A legfontosabb ezek közül, ha nem tudja kezelni őket azonnal olvasatlanként megjelölve.
Úgy tűnhet, hogy van, mert a legtöbb esetben égő kell végezni a lehető leggyorsabban. Ez, és néha tényleg az kell, hogy azonnal reagál az ilyen jelentéseket. De jelölés olvasatlan fontos üzenetek, akkor nem veszíti el őket egy csomó. Továbbá, mivel nem kell mozgatni a betűt: maradnak a mappában „Inbox”, és felhívják magukra a figyelmet, amíg te fel nem éri őket.
John SmithIgyekszem megtenni a postafiókban nem halmozódik fel több, mint 60-70 üzeneteket egy időben. Ez pontosan az a betűk száma, ami azt nyugodtan kezelni az egyik ülésen.
Készítsen magának egy állandó ütemterv mail
Minden reggel John lefoglalt óra megpróbálja megtisztítani a postafiókot. Amint azt már említettük, gyakran maradt sürgős üzenetek „olvasatlan”. John gyorsan beolvassa hírlevelek és belső vállalati üzeneteket, és reagál a maximális számát nem sürgősségi Hozzászólások amellyel képes kezelni egy órán belül.
Amikor az óra számára elkülönített Kezdődött EmailVéget ér, John Smith nem zárja be a postafiókot, de fizet sokkal kevesebb figyelmet. Amint új üzenet érkezik, azt gyorsan beolvassa a tartalmát és a feladó nevét, hogy nekik egy bizonyos prioritást. Ha egy üzenetet fogadhatjuk megállás nélkül hosszú ideig más ügyek, John nem. De kezd, hogy vegyenek részt utáni újra.
A vége felé a nap, John kiosztja újabb 30 percet azzal, hogy szentelje őket kizárólag munka mailben. Ekkor ő is részt vesz a betűket, amelyek megkívánják, hogy minden olyan intézkedés: így jóváhagyás írni egy részletes választ, vagy hogy bármilyen döntést meghozhat. Ez amikor odafigyel üzenetek vannak jelölve olvasatlan.
John SmithTölthettem sokkal több idő, hogy a e-mail, de ezek átmeneti korlátozások segített jobban koncentrálni, és még hatékonyabbak lehetnek.
Osztályozza e-mailek szerint a válasz típusa
Egyes üzenetek John is létrehozhat egy külön mappába. Bizonyos betűk, hogy nem jelöljük olvasatlan elosztja mind két irányban. Hozzászólások igénylő bármely tevékenység vagy választ egy kolléga (nem feltétlenül sürgős), John tegye a mappát „make”. Úgy tervezték, az e-maileket, amelyek lehet válogatni ki a következő napon vagy később a héten.
Még kevésbé sürgős leveleket John mozog egy mappát, „olvasni”. Ezen kívül egy speciális szűrőt, amely automatikusan bekerül a hírlevél ebben a mappában. Telepíteni a szűrőt, meg kell tölteni csak pár perc, de ez az egyszerű művelet később fog menteni egy csomó időt és erőfeszítést igényel.
Ha ezt a módszert használja, akkor kap három aktív mappa, amelyek különböznek a sürgősségi fok reagálni üzenetek „postaládájába”, olvasatlan üzeneteket, „make” és a „Read”.
Az archív üzenetek
Minden mást, John Smith használja az üzenet archiválás funkciót. Ez segít neki tisztítsák meg a postafiókot, és fejét a felesleges feladatokat.
John SmithAmint elolvastam az üzenetet, és megteszi a szükséges lépéseket, legyen az egy cég, vagy egy hírt küldő, amit aláírt, azt archiválja.
Ha az üzenet fontos információkat tartalmaz, hogy John szeretné menteni a jövő számára, hogy jelek csillaggal archivált üzenetet, így megtalálható gyorsabban.
Legyen különösen óvatos, ha úgy dönt, hogy az üzenet törlése
John ritkán használják funkció az üzenetek törléséhez. Ez egy lecke húzott a valós gyakorlat. Miután John törölte az üzenetet egy kolléga információkat tartalmazó akkoriban nem tartotta fontosnak. Már miután a munkavállaló elhagyta a céget, John szükséges az információt, hogy a levelet. Aztán rájött, hogy ő volt a keménykötésű.
John SmithUtána elkezdtem eltávolítani csak ezek a levelek, amelyek nem éppen hasznos számomra a jövőben. Nem bűncselekmény, kedves kollégák, aki küldött nekem egy kedves SIFCO tömítésekkel, de ezek az üzeneteket, és adja meg a „bevásárlókocsi”.
Megérkezik ez a rendszer, John Smith próbált sok különböző megközelítés bizonyult eléggé hatékonynak neki. Kipróbálta az alkalmazott módszerek mások, de hamar rájött, hogy szüksége van kipróbálni valami mást. John arra a következtetésre jutott, hogy valamennyi rendszer csak akkor működik, ha jól illeszkedik szempontjából az adott munkát.
Próbáld ki ezt a módszert, vagy kérjen valami mást. Lehet, hogy képes megtalálni a módját, hogy kiad a munka e-mail még kevesebb idő alatt.