Módszer Inbox Zero - a legjobb módja, hogy több ezer olvasatlan levelek

Egy rakás olvasatlan e-mailek, folyamatosan lóg ki a „Bejövő” mappában fog okozni pánikba senkit. Ha van egy csomó üzleti partnerekkel, munkatársakkal, akikkel kapcsolatba lépsz a levelezés, akkor csak meg kell, hogy tartsa a levélszekrény tiszta és rendezett.

CEO JotForm Aytekin Tank ajánlatok Érdekes módon szervezi az e-mail címmel Inbox Zero. Ahogy a neve is mutatja, a módszer lényege, hogy csak tartsa a mappát „Beérkezett üzenetek” üres.

Általában Tank nem kitalálni semmi újat. Bejövő Zero régen alakult író és blogger Merlin Mann, és egy bevált és jól ismert módszer. Körülbelül a technika dolgozik dokumentumokat leírják több David Allen könyvében "Hogyan ügyek érdekében». Tank csak alkalmazkodott a Gmail webes felületén.

Tank felsorolja a módszer előnyeit Inbox Zero:

• Nem fog hiányozni egy fontos üzenet, ha a mappa „Bejövő” üres.
• Nem fog a címzettnek kell sokáig várni, mert hamarosan képesek lesznek válaszolni a leveleket.
• A postafiókban nem halmozódik száz vagy több ezer olvasatlan e-maileket.
• Majd több időt takaríthat meg a nagyon fontos feladatot, és nem fogja tölteni órát szórakozni e-mailt.

Tudom, hogy sokan, akik ápolják összes e-mail törlése nélkül. Ennek eredményeként a postafiók kezd néz ki, mint egy Twitter feed. Ez kényelmetlen. Lesz folyamatosan vesznek el a leveleket.

Aytekin Tank

Tegyük fel, hogy a Gmailt - bár ez a módszer lehet igazítani minden szolgáltató (Hotmail, «Yandex», Yahoo), vagy e-mail kliens (Outlook, Thunderbird, vagy Sylpheed). Vegyünk egy pillantást betétek olvasatlan üzeneteket, és folytassa.

1. Tisztítsa meg a postaládájába

Így, azzal a módszerrel az Inbox Zero, meg kell, hogy határozottan lépjen. Nyissa meg a „Bejövő”, válassza ki az összes ott felhalmozott e-maileket és archiválja őket egyszerre. Bizonyos akkor úgy tűnik, létezik őrület, de Tank javasolja, hogy nem csak ezt.

Meg kell kezdeni egy üres postafiókot. Ez az útmutató nem segít, ha a „Bejövő” felhalmozott több tízezer leveleket. Így hát mindent, és meg kell kezdeni a semmiből.

Aytekin Tank

2. Kényeztesse levelek időrendben

Fejleszteni ezt a hasznos szokás, akkor szüksége lesz egy bizonyos fegyelem. Ha feldolgozni e-mailjeit, kezdje a legrégebbi üzenetet, és mozgassa a friss. Így takaríthat meg időrendi sorrendben, és ne tévesszen.

Folyamata írás segít két funkció a Gmailben:

Engedélyezze a „Auto-előre”. Ehhez menj a „Beállítások» → «General”, lépjünk be az »Automatikus előre« és aktiválja. Most, amikor válaszolni, vagy hát a Gmail üzeneteket nem fog visszatérni, hogy a lista a bejövő üzeneteket, és megjeleníti a következő üzenetet. Így lesz képes kezelni a betűk egyenként a beérkezés sorrendjében, nem számít, milyen zavaró.

Ezután kapcsolja be a gomb „Send & Archive”, ha nincs bekapcsolva. Nyissa meg a „Beállítások» → «Általános», és megtalálja a lehetőséget »Itt a« Küldés és archiválás »a válasz.« Így akkor időt takaríthat meg. Elvégre, ha már válaszolt a levél, nincs értelme, hogy tartsa a „Bejövő”, nem igaz? Kattintson a küldés gombra, és e-mail automatikusan átkerül az archívumba.

És még egy fontos dolog:

Ne használja az e-mail a chat. Semmi sem rosszabb, mint hogy egy nagyon hosszú láncú válasza állandóan idézett leveleket. Ha meg kell beszélni, használd azonnali üzenetküldő, csevegő Slack vagy telefonon, faxon. E-mail nem alkalmas erre.

Aytekin Tank

3. Válaszol - Archívum

A fő szabály az eljárás Inbox Zero: a mappa „postaláda” - ez nem az a hely, ahol tárolni szeretné az e-mail. Minden e-mailt a postafiók kell feldolgozni azonnal. Olvasd el őket egyesével, és válaszoljon a és archiválja, ha az üzenet választ igényel, vagy egyszerűen archiválja, ha a válasz üzenetet nem szükséges.

Ha nem tud azonnal válaszolni e-mail, két lehetőség van:

• Mentsd el azt az alkalmazás-szervező. Ez lehet az Evernote, a OneNote, vagy bármilyen feladat igazgató. Állítsa be a dátumot, hogy a program figyelmezteti Önt, hogy írjon egy választ a megfelelő időben.
• Ha csak írni a választ, de a cél az, hogy egy idő után, használja a halasztott szállítás Gmailben. Ugyanez képes Outlook, Thunderbird és más ügyfelek számára.

4. Csak csináld

Mind a tanításait a nagy és hatalmas David Allen. Ha az e-mail fellépést igényel, amely néhány percet vesz igénybe, csak nem most. Ne másolja a levelet a to-do lista. Ne hagyja, hogy a „Bejövő” mappában.

Ha kell befizetnie, csak csináld most. Ha meg kell visszajelzést adni, hogy egy kolléga azonnal elküldeni. Ha az ügy tart egy pár percig, akkor nincs értelme halogatni.

Aytekin Tank

5. Billentyűkódokkal

hivatkozások jelentősen csökkenti az idő, hogy az e-mail feldolgozás. Velük, akkor nem kell vezetni a kurzort oda-vissza. Tank javasolja, hogy emlékezzen, és a három gyorsgomb:

• E gomb lehetővé teszi, hogy gyorsan archiválja az üzenetet. Olvasás, nyomja meg az E, archiválja. Ez egyszerű.
• R gomb segítségével gyorsan levelet választ. Ha azt szeretnénk, hogy válaszoljon egy üzenetet, kattintson rá, adja meg a választ, akkor nyomja meg az Entert.
• F gomb előre fogadott e-maileket a többi címzettnek.

Azt hiszem, nem kell más gyorsbillentyűk. A Gmailben én csak három hivatkozások. Minden mást, van egy egér. De felsorolt ​​gyorsbillentyűk lehetővé teszi, hogy gyorsan el lehet végezni a három leggyakoribb tevékenység az e-mail, így jelentős időt spórolva.

Aytekin Tank

6. A szűrők beállításához

E-mail szűrők - egy hihetetlenül praktikus eszköz, amely nem a sok munka az Ön számára. Ez elég ahhoz, hogy őket egyszer, és menteni egy csomó időt.

Ha a levelek rendszeresen talál lényegtelen levél (értesítés az internetes szolgáltatások, automata levelező, és így tovább), akkor vagy leiratkozni őket, vagy módosítsa a szűrőket ilyen levél archivált automatikusan.

7. Bejövő üres - Close-mail

Amikor próbál koncentrálni a munkára, nem lehet állandóan megzavart e-mailben. Így tapadnak a szabályokat, amikor a mappát „Beérkezett üzenetek” üres, közel a Gmail lapon vagy e-mail kliens, és felejtsd el az e-mail a következő néhány órában. Csak vesznek részt a munkában.

Kikapcsolhatja az összes értesítést bejövő e-mail üzenetek. Ezek nagyon zavaró.

Akkor újra megnyitja az e-mail néhány óra leforgása alatt a felhalmozott üzenetek ott, és akkor megy vissza dolgozni. Az eljárás célja a Bejövő Zero - erő magát, hogy ne zavarják a bejövő e-maileket. Meg kell kezelni a postafiók nélküle te.

Aytekin Tank

Ha megpróbálta a technikát Inbox Zero és hajlandó elmondani, mi van, vagy szeretné, hogy azt sugallják, egy jobb módszer - írja a megjegyzéseket.

lásd még

• 9 ideiglenes e-mail szolgáltatások →
• Hogyan lehet törölni a Gmail-fiókjába minden felesleges →
• 7 bővítmények Gmail, ami időt takarít meg →